W dzisiejszym, dynamicznym środowisku biznesowym, firmy starają się nie tylko przyciągnąć, ale także zatrzymać najwyższej klasy talenty. Jednym z kluczowych elementów przyciągających uwagę potencjalnych pracowników jest system benefitów pracowniczych. W tym kontekście systemy kafeteryjne w formie platform kafeteryjnych, stały się popularnym narzędziem, pozwalając pracownikom na indywidualne dostosowywanie swoich świadczeń zgodnie z własnymi preferencjami. Czy system kafeteryjny jest jednak najlepszym rozwiązaniem z punktu widzenia pracodawcy i pracowników? Okazuje się, że niekoniecznie. Sprawdź dlaczego!
Benefity pracownicze – czym są i do czego służą?
Benefity to dodatki, które czynią pracę bardziej atrakcyjną i satysfakcjonującą. Aby jednak były prawdziwie wartościowe, powinny odnosić się do potrzeb jak najszerszej grupy pracowników, być przez nich chętnie wykorzystywane i przynosić wymierne korzyści. W tym kontekście warto zwrócić uwagę na system kafeteryjny – benefit, który budził w ostatnim czasie wiele emocji.
System kafeteryjny – co to jest?
System kafeteryjny to platforma internetowa, na której pracownicy otrzymują środki (najczęściej z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych – ZFŚS) i mogą je wymienić na dostęp do różnych usług lub zniżek na produkty lub zakupy w konkretnej sieci sklepów. Zamiast pakietu benefitów przyznanego z góry, każda osoba może skomponować go samodzielnie. Środki postaci punktów ( np.1 punkt = 1 złotówka) można wymienić na wejściówki, vouchery, bilety, zajęcia dodatkowe i inne.
System kafeteryjny dla pracowników może (ale nie musi – to decyzja pracodawcy) umożliwić dostęp do rozszerzonych pakietów medycznych, ubezpieczeń grupowych czy kart sportowych. Jeśli użytkownik platformy chce zdecydować się na któryś z nich, musi wyrazić zgodę na potrącenie całości lub części kosztów z wypłaty, ponieważ te benefity nie mogą być opłacane ze środków z ZFŚS. Skoro wiesz już, czym jest system kafeteryjny, przykładowe wady i zalety omówimy dalej.
Zalety systemu kafeteryjnego
Największą zaletą systemu kafeteryjnego jest jego elastyczność. Dzięki niej to pracownik konstruuje sobie pakiet, który najlepiej odpowiada na jego potrzeby (warto pamiętać, że poczucie wpływu jest częścią składową zaangażowania). Kafeterie są dostępne w każdym miejscu i czasie, nie trzeba być w pracy, aby z nich korzystać.
Za co pracodawcy szczególnie cenią system kafeteryjny? ZFŚS! Odpowiedź można sprowadzić do tego jednego skrótu, ponieważ system umożliwia pracodawcom łatwe zarządzanie środkami w ramach tego funduszu i dysponowanie świadczeniami pozapłacowymi. Dzięki zebraniu wszystkich benefitów w jednym miejscu pracodawca ma pełną kontrolę nad budżetem przeznaczonym na świadczenia, co ułatwia finansowe planowanie.
Wady kafeterii benefitowej
Czy kafeteria to rozwiązanie idealne? Niekoniecznie. Pracownicy mają różne potrzeby i preferencje, dlatego trudno jest stworzyć system, który zadowoli wszystkich. Dodatkowo ten benefit trzeba naprawdę dobrze i stale komunikować. Mimo że ok. 30% pracodawców ma wdrożoną kafeterię, korzysta z niej średnio tylko 5% pracowników (1). Pewnym utrudnieniem jest dość skomplikowany sposób korzystania z niego – konieczność logowania do platformy benefitowej. Czy na pewno na platformie kafeteryjnej znajdują się te benefity, które nasi pracownicy w pierwszej kolejności chcieliby chcieliby otrzymywać, a w drugie faktycznie korzystają? To pytanie jest istotne pod kątem faktycznego wykorzystania benefitów i optymalnej alokacji budżetu.
System kafeteryjny a składki ZUS – co do zasady, środki z ZFŚS są nieopodatkowane do kwoty 2000 zł na osobę rocznie, ale muszą być przydzielane w określony sposób (najwięcej trafia do najmniej zamożnych, a najmniej – najbogatszych) i nie mogą być dysponowane dowolnie. Szczegóły wydatkowania funduszu reguluje ustawa (2).
Aby dać pracownikom większą dowolność, pracodawca może doładować platformę ze swoich środków obrotowych. To jest uznawane za dochód pracownika, który nie jest zwolniony z podatku. Mało tego, samo doładowanie nie jest jeszcze przesłanką do potrącenia: nastąpi ono, kiedy pracownik wymieni punkty na produkt z kafeterii. Jak widać, kafeteryjny system wynagradzania pod względem podatkowym jest dość skomplikowany i wymaga od firm ogromnej czujności (3).
Co zamiast systemu kafeteryjnego?
Ze względu na wyzwanie, którym jest rozliczenie kafeterii, pracodawcy zadają sobie pytanie: czym ją zastąpić?. Oddajmy głos liczbom: 90% firm ma w swojej ofercie pakiet benefitów, ale tylko 15% pracowników uważa, że jest on dobrze dobrany do ich potrzeb (4). Może to oznaczać, że popularność danego benefitu wcale nie sprawia, że spełnia on swoją funkcję.
Pracownicy wskazują, że wśród udogodnień w pracy najbardziej doceniają:
- firmową stołówkę – 46%,
- darmowe przekąski – 42%,
- szkolenia wewnętrzne – 40%,
- darmowe napoje – 37%.
W powyższym zestawieniu nie pasują tylko szkolenia, ale z połączenia pozostałych elementów wyłania się karta lunchowa – odpowiedź na potrzebę. W końcu każdy z nas jest głodny tak samo.
Których benefitów pracownicy chcą najbardziej?
Pracownicy chcą benefitów, których będą często używać, które realnie coś im dadzą i sprawią, że codzienność będzie przyjemniejsza. Nic dziwnego, że w przeprowadzonym przez Ibris i HerStories w 2022 r. badaniu 92% respondentów pozytywnie oceniło pracodawców, którzy zaproponowaliby dofinansowanie lunchów na przykład w postaci karty.
Karta lunchowa to rozwiązanie elastyczne, zwiększające wolność oraz znacznie poprawiająca jakość przerwy na lunch. Pracodawca nie musi budować kantyny czy stołówki, wystarczy zamówić karty lunchowe, doładować je (450 zł miesięcznie jest zwolnione ze składki ZUS!) i tym samym zaprosić pracowników na obiad.
Źródła:
- Raport opracowany przez agencję Zymetria dla Edenred, luty 2023 (N=500 pracowników, N=300 pracodawców)
- Ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, https://sip.lex.pl/akty-prawne/dzu-dziennik-ustaw/zakladowy-fundusz-swiadczen-socjalnych-16795867
- https://firma.rp.pl/pit-cit-vat/art38128871-wyrok-nsa-komplikuje-rozliczenia-programow-motywacyjnych-w-firmach
- _enter_the_code, Raport benefitów pracowniczych 2023, https://enterthecode.pl/badania/raport-benefitow-pracowniczych-2023/