Polskie prawo mówi jasno: ci, którzy pracują najciężej, powinni otrzymać od pracodawcy ciepły posiłek. Rozporządzenie Rady Ministrów z 28 maja 1996 roku określa szczegółowe warunki, w których pracodawcy są do tego zobowiązani. Jednak nie każda firma ma możliwość zbudowania stołówki na terenie zakładu. Co w takiej sytuacji? Jak zapewnić posiłki pracownikom? Odpowiadamy.
Posiłki dla pracowników: rodzaje
Istnieje kilka głównych rodzajów posiłków dla pracowników. Jedne z nich są obowiązkowe, inne mają charakter benefitu, którego wprowadzenie zależy od pracodawcy. Na liście znajdują się m.in.:
- obowiązkowe posiłki regeneracyjne (nazywane także profilaktycznymi – nazwy są stosowane wymiennie, ale znaczą jedno i to samo);
- dobrowolne posiłki dla pracowników;
- dofinansowanie posiłków – pracodawca może zdecydować się na częściowe pokrycie kosztów wyżywienia pracowników;
- karty na posiłki regeneracyjne i karty lunchowe.
Każda z tych opcji ma swoje zalety i wyzwania. Wybór odpowiedniego rozwiązania zależy od specyfiki firmy, jej możliwości finansowych oraz preferencji zespołu. I, oczywiście, od obowiązującego prawa.
Posiłki regeneracyjne
Posiłki regeneracyjne dla pracowników mają na celu uzupełnienie energii wydatkowanej przez pracownika podczas wykonywania ciężkich prac fizycznych lub pracy w trudnych warunkach. Opowiemy o nich szerzej w dalszej części artykułu. Ważne, aby wiedzieć, że ten rodzaj posiłków może być dostarczany także w formie karty na posiłki profilaktyczne.
Sprawdź także: Posiłki regeneracyjne: czym są i komu przysługują?
Dobrowolne posiłki dla pracowników
Dobrowolne posiłki dla pracowników to benefit, który pracodawca może zaoferować z własnej inicjatywy. Nie są one wymagane prawem, ale to dobre rozwiązanie zwłaszcza wtedy, gdy część zatrudnionych spełnia wymogi otrzymania posiłku profilaktycznego, a pozostali niekoniecznie. Takie sytuacje potrafią zbudować napięcia wewnątrz firmy, a dobrowolne zafundowanie lunchu lub obiadu mogą temu zapobiec.
Dofinansowanie posiłków
Dofinansowanie posiłków może być realizowane na różne sposoby, np. poprzez doładowania kart lunchowych. To świetny sposób na benefit, który nie wymaga skomplikowanej infrastruktury i logistyki, a świetnie wspiera zdrowie pracowników, buduje kulturę lunchową i skutecznie odciąża domowy budżet Twoich zespołów.
Obowiązkowe posiłki dla pracowników: dla kogo?
Zgodnie z Rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów, posiłki profilaktyczne dla pracowników są obowiązkowe w następujących przypadkach:
- dla pracowników wykonujących prace związane z wysiłkiem fizycznym, powodującym w ciągu zmiany roboczej efektywny wydatek energetyczny organizmu powyżej 2000 kcal (8375 kJ) u mężczyzn i powyżej 1100 kcal (4605 kJ) u kobiet;
- dla pracowników wykonujących prace związane z wysiłkiem fizycznym, powodującym w ciągu zmiany roboczej efektywny wydatek energetyczny organizmu powyżej 1500 kcal (6280 kJ) u mężczyzn i powyżej 1000 kcal (4187 kJ) u kobiet, jeżeli prace te wykonywane są na otwartej przestrzeni w okresie zimowym (od dnia 1 listopada do dnia 31 marca);
- dla pracowników zatrudnionych przy usuwaniu skutków klęsk żywiołowych lub zdarzeń losowych,
- dla osób pracujących pod ziemią,
- dla pracowników pełniących obowiązki, które powodują wydatek energetyczny organizmu powyżej 1500 kcal (6280 kJ) u mężczyzn i powyżej 1000 kcal (4187 kJ) u kobiet w ciągu zmiany roboczej, przy czym prace są wykonywane w pomieszczeniach zamkniętych z temperaturą utrzymywaną poniżej 10°C lub wskaźnik, mierzący wpływ temperatury na organizm człowieka podczas typowego czasu pracy (WBGT), przekracza 25°C.
Posiłek profilaktyczny jest nieodpłatny i powinien zawierać 50–55% węglowodanów, 30–35% tłuszczów, 15% białek oraz posiadać wartość kaloryczną około 1000 kcal.
Zagadnienie „posiłki dla pracowników a ZUS i podatek w tej kwestii” jest dość jasne: posiłki wydawane w czasie pracy (jak reguluje ustawa) są zwolnione z podatku dochodowego (PIT) i składek na ubezpieczenia społeczne (ZUS).
Ważne informacje o posiłkach profilaktycznych
Częstotliwość i pora wydawania:
- posiłki regeneracyjne wydaje się w czasie regulaminowych przerw w pracy,
- w przypadku pracy zmianowej, posiłki powinny być dostępne dla pracowników wszystkich zmian.
Forma posiłków:
- mogą być wydawane w formie jednego dania gorącego lub w postaci zestawów całodziennych,
- w szczególnych przypadkach mogą być zastąpione równoważnymi produktami.
Miejsce spożywania:
- pracodawca powinien zapewnić odpowiednie warunki do spożywania posiłków, najlepiej w wydzielonym pomieszczeniu lub stołówce pracowniczej.
Dokumentacja:
- pracodawca jest zobowiązany do prowadzenia ewidencji wydanych posiłków.
Za niewywiązanie się z obowiązku grożą wysokie kary. Ponadto zadbanie o wartościowy obiad w trakcie dnia korzystnie działa na zdrowie pracowników i choćby z tego powodu leży w interesie pracodawcy.
Jak zapewnić posiłki pracownikom?
Jeżeli jesteś w gronie pracodawców, którzy są zobligowani do udostępnienia posiłków regeneracyjnych, musisz wiedzieć, że sposobów spełnienia tego obowiązku jest kilka. Możesz na przykład:
- otworzyć własną stołówkę pracowniczą – co pozwoli na pełną kontrolę nad jakością i rodzajem serwowanych posiłków, ale wymaga znacznych inwestycji w infrastrukturę i personel;
- zamówić zewnętrzny catering – to często wybierana opcja, szczególnie wśród małych firm;
- zdecydować się na vouchery lub karty lunchowe – to elastyczne rozwiązanie, które daje pracownikom swobodę wyboru miejsca i rodzaju posiłku, dzięki czemu rozwiązana zostaje kwestia indywidualnych preferencji żywieniowych czy alergii pokarmowych.
Uzupełnieniem oferty mogą być automaty vendingowe z przekąskami i napojami, jednak nigdy nie powinny stanowić bazy żywieniowej w firmie.
Decydując się na którąś z opcji, weź pod uwagę wielkość firmy i liczbę pracowników, których chcesz objąć benefitem żywieniowym, swój budżet, preferencje żywieniowe, lokalizację firmy i dostęp do punktów gastronomicznych w okolicy.
Rozwiązanie
Własna stołówka pracownicza
Zalety
- bezpośrednia kontrola nad jakością i rodzajem serwowanych posiłków,
- możliwość dostosowania menu do preferencji pracowników,
- stworzenie miejsca integracji dla zespołu,
- potencjalne oszczędności przy dużej skali działania.
Wyzwania
- wysokie koszty początkowe związane z wyposażeniem kuchni,
- konieczność zatrudnienia wykwalifikowanego personelu,
- wymogi sanitarne i kontrole,
- stałe koszty utrzymania, niezależnie od liczby wydawanych posiłków.
Rozwiązanie
Catering zewnętrzny
Zalety
- brak konieczności inwestowania w infrastrukturę kuchenną,
- możliwość zmiany dostawcy w przypadku niezadowolenia,
- elastyczność w zakresie liczby zamawianych posiłków
Wyzwania
- pozostaje konieczność zapewnienia miejsca do spożywania posiłków,
- potencjalne problemy z dostawami (np. opóźnienia),
- zwykle droższe niż własna stołówka.
Rozwiązanie
Karty lunchowe i karty na posiłki regeneracyjne
Zalety
- pracownicy mogą swobodnie wybierać wśród różnych opcji,
- łatwość wdrożenia i zarządzania kart,
- z perspektywy pracownika to atrakcyjny benefit.
Wyzwania
- ograniczona kontrola nad jakością spożywanych posiłków,
Benefit żywieniowy: karta lunchowa
Jednym z najbardziej elastycznych i popularnych rozwiązań w zakresie zapewniania posiłków dla pracowników jest karta lunchowa (lub, dla pracowników objętych ustawą o posiłkach regeneracyjnych: karta na posiłki regeneracyjne). Taka karta łączy w sobie wygodę użytkowania i korzyści podatkowe dla pracodawcy.
Jak to działa?
Karta lunchowa działa na zasadzie karty przedpłaconej, którą pracodawca zasila co miesiąc określoną kwotą. Pracownik może używać jej do płacenia za posiłki w restauracjach, barach, a także za zakupy w sklepach spożywczych.
Karta lunchowa jako dobrowolne dofinansowanie posiłków jest zwolniona ze składek ZUS do kwoty 450 zł miesięcznie na pracownika. Dzięki temu taki benefit zwiększa siłę nabywczą zatrudnionego lepiej niż podwyżka o tej samej kwocie. Warto też wiedzieć, że dofinansowanie posiłków jest możliwe również z Zakładowego Funduszu Świadczeń Społecznych, jednak musi być uwzględnione w regulaminie ZFŚS, z określeniem kryteriów socjalnych wpływających na wysokość dofinansowania.
Sprawdź także: ZFŚS – Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych – czym jest – jak działa?
Benefity żywieniowe – czy się opłacają?
Choć w Polsce dopiero stają do walki o palmę pierwszeństwa, benefity żywieniowe są szeroko wykorzystywane w wielu europejskich krajach. Jakich? Na przykład w Rumunii, gdzie oferuje ją ponad 70% przedsiębiorców.
I trudno się im dziwić – lista korzyści płynąca z wprowadzenia benefitów żywieniowych jest naprawdę długa, a bywa też nieoczywista. Spójrzmy:
- zwiększenie satysfakcji i motywacji pracowników,
- wsparcie zdrowego trybu życia i możliwości regeneracyjnych zatrudnionych,
- poprawa wizerunku firmy jako atrakcyjnego pracodawcy i zwiększenie konkurencyjności na rynku pracy,
- integracja pracowników podczas wspólnych posiłków, co wzmacnia kulturę organizacji,
- oszczędności dla firmy dzięki ulgom w składkach ZUS (do 450 zł miesięcznie na pracownika),
- łatwość wdrożenia i zarządzania benefitem,
- oszczędność czasu pracowników na przygotowywanie posiłków.
- wsparcie work-life balance.
Sprawdź także: Bony żywieniowe dla pracowników – rodzaje i nowoczesne formy dofinansowania posiłków w pracy.
To wszystko sprawia, że benefity żywieniowe skutecznie wiążą pracownika z pracodawcą, tym samym stając się jednym z filarów jego lojalności. W czasie niedoboru talentów wysoka retencja zdecydowanie jest czymś, o co warto zawalczyć. Choćby i benefitem.
