Głód nie sprzyja efektywnej pracy. Badanie opublikowane w „American Journal of Clinical Nutrition” wykazało, że pominięcie śniadania negatywnie wpływa na nasze funkcje poznawcze. Nie dziwi więc, że w przypadku pracy wymagającej dużego wysiłku fizycznego ustawodawca nakłada na pracodawców konieczność zapewnienia pracownikom posiłków regeneracyjnych. Czym dokładnie są te posiłki regeneracyjne, komu przysługują i jak należy je rozliczać?
Czym są posiłki regeneracyjne?
Posiłki regeneracyjne przysługują tym pracownikom, którzy wykonując pracę w szczególnie uciążliwych warunkach. Obowiązek ten wynika bezpośrednio z art. 232 Kodeksu pracy, który ma następujące brzmienie:
„Pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom zatrudnionym w warunkach szczególnie uciążliwych, nieodpłatnie, odpowiednie posiłki i napoje, jeżeli jest to niezbędne ze względów profilaktycznych”.
Czy takim posiłkiem może być cokolwiek, na przykład batonik? Zdecydowanie nie! Aby uniknąć takiego wątpliwego rozwiązania, ustawodawca w przepisach o posiłkach regeneracyjnych podał nie tylko, kto się kwalifikuje, ale także uściślił definicję samego posiłku. Szczegółowe zasady określa rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów. Czytamy w nim, że aby danie spełniało definicję posiłku regeneracyjnego, powinno:
- mieć wartość kaloryczną około 1000 kcal,
- zawierać około 50-55% węglowodanów, 30-35% tłuszczów i 15% białek,
- mieć formę jednego, gorącego dania.
Warto zwrócić uwagę na to, że choć pracodawca dość konkretnie uściśla kwestie dotyczące samego posiłku, o tyle nie mówi, czym konkretnie ma być napój profilaktyczny. Wiemy jedynie, że latem pracownicy powinni mieć dostęp do wody pitnej, natomiast, kiedy ich praca wymaga przebywania w niskich temperaturach, muszą mieć możliwość przygotowania sobie czegoś ciepłego.
Warto zauważyć, że w ustawie jest mowa o posiłkach profilaktycznych zamiast regeneracyjnych. Rodzi się więc pytanie, czy posiłek profilaktyczny i regeneracyjny są tym samym? Otóż w powszechnym użyciu funkcjonują dwa określenia: „posiłki regeneracyjne” oraz „posiłki profilaktyczne”. Choć oba terminy odnoszą się do tego samego świadczenia, to w urzędowej i prawnej terminologii używa się tego drugiego.
Komu przysługują posiłki regeneracyjne?
Choć fizjologia i wynikające z niej uczucie głodu dotyczy wszystkich pracowników, to posiłki regeneracyjne nie przysługują każdemu. Ustawodawca określił, że należą się one osobom wykonującym prace związane z dużym wydatkiem energetycznym lub w szczególnie trudnych warunkach.
W ustawie czytamy, że do otrzymania posiłku regeneracyjnego uprawnia:
- wykonywanie prac wiążących się z wysiłkiem fizycznym, który w ciągu zmiany roboczej skutkuje wydatkiem energetycznym powyżej 2000 kcal (8375 kJ) u mężczyzn i 1100 kcal (4605 kJ) u kobiet. Zwróć uwagę na to, że mowa tu o zmianie roboczej – nie ma mowy o tym, po ilu godzinach pracy przysługuje posiłek regeneracyjny;
- wykonywanie prac w pomieszczeniach zamkniętych, w których ze względów technologicznych utrzymywana jest stała temperatura poniżej 10°C (np. w chłodniach). Od ilu stopni posiłek regeneracyjny jest obowiązkiem pracodawcy? Jeśli wskaźnik obciążenia termicznego (WBGT) przekracza 25°C. W obu przypadkach wydatek energetyczny musi wynieść powyżej 1500 kcal (6280 kJ) u mężczyzn i więcej niż 1000 kcal (4187 kJ) u kobiet;
- na otwartej przestrzeni w okresie zimowym (od 1 listopada do 31 marca), jeżeli wydatek energetyczny wynosi powyżej 1500 kcal u mężczyzn i powyżej 1000 kcal (4187 kJ) u kobiet;
- prac wykonywanych pod ziemią;
- prac związanych z usuwaniem skutków klęsk żywiołowych i innych zdarzeń losowych.
W przypadku pozostałych pracowników pracodawca nie ma obowiązku finansowania posiłków profilaktycznych.
Warunki pracy
Mężczyźni
Kobiety
prace związane z wysiłkiem fizycznym
> 2000 kcal (8375 kJ)
> 1100 kcal (4605 kJ)
pomieszczenia zamknięte, w których panuje temperatura mniejsza niż 10°C lub powyżej 25°C
> 1500 kcal (6280 kJ)
> 1000 kcal (4187 kJ)
otwarta przestrzeń w okresie zimowym (1.11 – 31.03)
> 1500 kcal
> 1000 kcal (4187 kJ)
prace pod ziemią
bez minimalnego wydatku energetycznego
bez minimalnego wydatku energetycznego
prace związane z usuwaniem skutków klęsk żywiołowych i zdarzeń losowych
bez minimalnego wydatku energetycznego
bez minimalnego wydatku energetycznego
Jak rozliczać posiłki regeneracyjne?
Pracodawcy, którzy rozliczają posiłki regeneracyjne, miewają w związku z tym wiele wątpliwości. O czym należy pamiętać przed przystąpieniem do płatności? Przygotowaliśmy listę najistotniejszych kwestii.
Koszty posiłków regeneracyjnych a podatek dochodowy
Wartość posiłków regeneracyjnych jest zwolniona z podatku dochodowego od osób fizycznych na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 11b ustawy o PIT. Oznacza to, że pracownik nie musi odprowadzać podatku od wartości otrzymanych posiłków.
Posiłki regeneracyjne a składki ZUS
Wartość posiłków regeneracyjnych nie stanowi podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Pracodawca nie musi odprowadzać składek ZUS od wartości zapewnionych posiłków.
Posiłki regeneracyjne dla pracowników a koszty pracodawcy
Wydatki poniesione na zapewnienie posiłków regeneracyjnych stanowią dla pracodawcy koszty uzyskania przychodu. Mogą być one zaliczone do kosztów podatkowych w pełnej wysokości.
Dokumentowanie wydatków na posiłki regeneracyjne
Pracodawca powinien prowadzić ewidencję wydanych posiłków regeneracyjnych, uwzględniając liczbę pracowników uprawnionych do ich otrzymania oraz wartość wydanych posiłków.
Zaznaczmy, że wysokość kwoty przeznaczonej na posiłek regeneracyjny nie jest ściśle określona w przepisach. Najważniejsze, aby danie spełniało wymagania określone w rozporządzeniu.
Sprawdź też: Dofinansowanie do posiłków dla pracowników – jakie są możliwości?
Dofinansowanie posiłków dla pracowników: inne możliwości
Zdarza się, że nie wszyscy pracownicy w obrębie jednej firmy spełniają warunki pozwalające uzyskać prawo do posiłku profilaktycznego. Tak było na przykład w styczniu 2024, kiedy okazało się, że według przepisów kobiety pracujące w PKP Intercity kwalifikowały się do otrzymania świadczenia, a panowie już nie. Aby uniknąć takich sytuacji, pracodawcy coraz częściej decydują się na dobrowolne dofinansowanie posiłków dla wszystkich pracowników. Tym samym wprowadzają benefit żywieniowy i jednocześnie wspierają efektywność oraz promują zdrowy tryb życia.
Warto wiedzieć, że od 1 września 2023 roku wzrosła kwota dofinansowania posiłków pracowniczych zwolniona ze składek ZUS. Obecnie wynosi ona 450 zł miesięcznie na pracownika. Oznacza to, że pracodawca może zapewnić pracownikom benefit w postaci dofinansowania posiłków do tej kwoty, bez konieczności odprowadzania od niej składek na ubezpieczenia społeczne.
Karta lunchowa i karta na posiłek regeneracyjny – czym się różnią?
Mimo podobnego brzmienia i przeznaczenia, karta na posiłek regeneracyjny i karta lunchowa to 2 różne rozwiązania.
Karta lunchowa:
- jest dobrowolna dla pracodawcy, który oferuje ją w charakterze benefitu pracowniczego;
- pozwala na oszczędności na składkach ZUS do kwoty 450 zł na pracownika miesięcznie (dzięki temu zwiększa siłę nabywczą pracownika skuteczniej niż podwyżka w tej samej kwocie).
Karta na posiłki regeneracyjne:
- pomaga pracodawcom realizować ich ustawowy obowiązek;
- podlega zwolnieniom podatkowym określonym w art. 21 ust. 1 pkt 11b ustawy o PIT.
Kultura lunchowa, którą można rozwijać dzięki finansowaniu posiłków w miejscu pracy, odgrywa niebagatelną rolę w integracji zespołu. Wspólne jedzenie stwarza okazję do nieformalnych rozmów, wymiany pomysłów i budowania relacji. A to ważny fundament dla zdrowej i silnej kultury organizacyjnej.
Sprawdź też: Karty lunchowe – wsparcie dla pracowników w czasie pandemii
Posiłek regeneracyjny – zdrowy obowiązek
Posiłki regeneracyjne mogą być wydawane jako:
- bony żywieniowe lub karty na posiłki profilaktyczne – pracownicy wykorzystują karty na posiłki profilaktyczne (od Edenred – w formie fizycznej lub w aplikacji) w restauracjach lub na zakupy produktów spożywczych, z których przygotują samodzielnie posiłek;
- obiad na stołówce pracowniczej – pracodawca może prowadzić własną stołówkę, oferując dania po obniżonych cenach (dla osób, które nie kwalifikują się na otrzymanie posiłku regeneracyjnego) lub bezpłatnie;
- zewnętrzny catering.
Posiłki regeneracyjne to obowiązek prawny, ale też doskonała okazja, by edukować pracowników na temat zdrowego odżywiania i jego wpływu na nasze życie. Może warto rozważyć organizację warsztatów kulinarnych czy konsultacji z dietetykiem jako dodatek do programu? W końcu, jak mówi stare przysłowie, przez żołądek do serca. A może i do lepszej atmosfery w pracy?
Bibliografia:
- Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (Dz.U. 1974 nr 24 poz. 141 z późn. zm.)
- Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów (Dz.U. 1996 nr 60 poz. 279 z późn. zm.)
- Interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 2 marca 2022 r., nr 0111-KDIB1-2.4010.2.2022.1.EJ
- Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. 1991 nr 80 poz. 350 z późn. zm.)
- Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. 1998 nr 161 poz. 1106 z późn. zm.)
- Interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 15 lipca 2021 r., nr 0111-KDIB1-3.4010.204.2021.2.MBD
- Rozporządzenie Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 9 sierpnia 2023 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. 2023 poz. 1665)