Dofinansowanie posiłków pracowniczych kojarzone jest głównie z obowiązkowymi posiłkami regeneracyjnymi, które firma musi zapewnić zatrudnionym wykonującym zadania w trudnych warunkach, aby zrekompensować wydatek energetyczny organizmu. Ale czy wiesz, że oprócz wymaganych posiłków profilaktycznych dla konkretnej grupy pracowników, istnieje także możliwość nieobowiązkowego dofinansowania posiłków zespołowi, bez względu na stanowisko, porę roku i rodzaj pracy, a w dodatku firma może skorzystać dzięki temu z ulg?
Mamy zatem dwa rodzaje świadczeń. Pierwsze z nich to faktycznie obligatoryjne dostarczenie posiłku profilaktycznego, który należy zapewniać pracownikom w ściśle określonych przez prawo sytuacjach i w określony sposób. Drugi to benefit żywieniowy, który pracodawca może zaoferować każdemu pracownikowi, aby poprawić jego dobrostan. Ten benefit przynosi korzyści związane nie tylko z poprawą motywacji zespołu, ale też z odliczeniami ZUS.
Takim benefitem jest np. karta lunchowa. Uznawana za najlepszy dodatek pracowniczy na rynku – pozwala na zakup gotowych posiłków, a kwota, którą umieści na niej pracodawca nie podlega składce ZUS (aż do 450 zł mies. na pracownika). Stąd niektórzy określają kartę lunchową, jako „tańszy sposób na podwyżkę”. W poniższym artykule wskażemy podobieństwa i różnice pomiędzy wskazanymi rozwiązaniami.
Posiłek profilaktyczny (regeneracyjny) dla pracowników – czym jest?
Na początek trochę teorii. Zgodnie z artykułem 232 Kodeksu pracy (1), pracodawca ma obowiązek zapewniać pracownikom w ciężkich warunkach pracy posiłki i napoje profilaktyczne (nazywane też regeneracyjnymi), zgodnie z Rozporządzeniem Rady Ministrów w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów (2) oraz aktem zmieniającym z 12 czerwca 2019 roku (3).
Kogo dotyczą posiłki profilaktyczne dla pracowników? Przepisy
Osoby objęte tym świadczeniem to pracownicy, których obowiązki wymagające dużej aktywności fizycznej, co przekłada się na wysoki wydatek energetyczny w ciągu zmiany roboczej. U mężczyzn jest to powyżej 2000 kcal, natomiast u kobiet powyżej 1100 kcal.
Przepisy mówią również o pracach w specyficznych warunkach, czyli:
- w pomieszczeniach zamkniętych z temperaturą poniżej 10°C lub w bardzo wysokiej temperaturze (wskaźnik WBGT powyżej 25°C),
- na otwartej przestrzeni w okresie zimowym (według rozporządzenia: od 1 listopada do 31 marca).
W obu przypadkach wydatek energetyczny musi przekroczyć 1500 kcal u mężczyzn i 1000 kcal u kobiet.
Kolejną grupą pracowników objętych obowiązkiem wydawania im posiłków energetycznych są zatrudnieni do prac pod ziemią. Listę zamykają osoby usuwające skutki klęsk żywiołowych oraz zdarzeń losowych.
Sprawdź ofertę kart na posiłki profilaktyczne!
Jaka jest dopuszczalna forma posiłków regeneracyjnych?
Pierwotna wersja rozporządzania nakładała konieczność fizycznego wydawania posiłków lub produktów, z których pracownik mógłby sobie coś przygotować, ale nie każdy pracodawca miał możliwość zorganizowania w pracy stołówki czy kantyny. Stąd w 2019 rozporządzenie zostało uzupełnione o dodatkowe formy wydawania posiłków profilaktycznych.
Na liście znalazły się:
- fizyczne, ciepłe posiłki,
- produkty, z których pracownik może przygotować sobie ciepłe danie,
- bony, talony, kupony,
- inne formy uprawniających do otrzymania posiłków regeneracyjnych – takimi są np. karty przedpłacone.
Co ważne, pracodawca nie może wypłacać pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego w zamian za napoje i posiłki profilaktyczne dla pracowników.
Karta lunchowa, karta przedpłacona na posiłek regeneracyjny – czym są i czym się różnią?
Obydwa rodzaje kart nazywa się czasem (potocznie) kartą żywieniową. Mimo, że nazwy brzmią podobnie, to jednak są pewne różnice. Sprawdźmy jakie!
Karta przedpłacona na posiłek regeneracyjny - pracodawca zapewnia ją wyłącznie pracownikowi, któremu zgodnie z przepisami należy się posiłek profilaktyczny. Może to zrobić w przypadku gdy z powodów organizacyjnych / logistycznych nie jest w stanie zapewnić zatrudnionemu dania/produktów żywieniowych o określonej wartości energetycznej. Środki z takiej karty powinny być przeznaczone na pokrycie kosztów posiłków regeneracyjnych w dniu, w którym pracownik jest w pracy. Ich wykorzystanie powinno być monitorowane przez pracodawcę.
Karta lunchowa to karta przedpłacona, na którą pracodawca z (np. co miesiąc) z własnej inicjatywy wpłaca środki przeznaczone na posiłki dla pracownika. Ten może dzięki niej kupić sobie smaczną, gotową potrawę w popularnym markecie, piekarni, u “pana kanapki”, pójść na obiad do lokalnej gastronomii z zespołem, czy zamówić danie poprzez aplikację (np. Glovo). Wybór należy do niego.
Benefit w postaci dobrowolnego dofinansowania posiłków (benefit żywieniowy) zgodnie z obecnie obowiązującymi przepisami może być udzielony w formie:
- gotowych dań (np. zamawianie cateringu, firmowa stołówka),
- bonów żywieniowych
- oraz kart przedpłaconych, które umożliwiają zakup posiłków.
Przedpłacona Karta Lunchowa w przeciwieństwie do innych form benefitów żywieniowych daje dużą swobodę wyboru i elastyczność, ponieważ może z niej skorzystać każdy, bez względu na sposób wykonywania pracy (stacjonarny, zdalny, mobilny).
Na tym różnice się nie kończą. Oto rozróżnienie z uwzględnieniem poszczególnych aspektów. Należą do nich:
- Obowiązek prawny:
- wydawanie posiłków regeneracyjnych jest obligatoryjne w przypadkach określonych przez ustawodawcę (1),
dofinansowanie posiłków dla pracowników (dofinansowanie kart lunchowych) to decyzja pracodawcy postrzegana jako benefit pracowniczy. Podstawę prawną stanowi tu §2 ust. 1 pkt 11 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. wraz ze zmianami w związku z nowelizacją (8).
- Sposób wykorzystania:
- karty na posiłki regeneracyjne mają zapewnić pracownikom wymagane prawnie żywienie profilaktyczne i nie mogą być używane w inny sposób. To nakłada na pracodawców obowiązek kontroli tego, w jaki sposób zatrudnieni korzystają z kart.
karty lunchowe mogą być wykorzystywane na zakup jedzenia w dowolnie wybrany przez pracowników sposób. Dzięki tej swobodzie pracownik poprawia jakość swojej przerwy na posiłek w pracy (lunch brzmi lepiej od wafelka na szybko przy biurku, prawda?).
- Finansowanie:
- Karty lunchowe: mogą być finansowane zarówno ze środków obrotowych, jak i ZFŚS (zakładowego funduszu świadczeń socjalnych). Obecnie środki przekazane na ten cel są zwolnione z ZUS aż do 450 zł mies./pracownika.
- Karty na posiłki regeneracyjne: nie mogą być finansowane z ZFŚS.
- Jak rozliczyć posiłki dla pracowników?
- Karty na posiłki profilaktyczne – kwota doładowania kart stanowi dla pracowników przychód ze stosunku pracy, ale jest on zwolniony z podatku dochodowego. Istotne jest, aby posiłki spełniały wymogi określone w przepisach.
- Karty lunchowe są benefitem pracowniczym i są zwolnione ze składek ZUS do pewnej kwoty (aktualnie: 450 zł miesięcznie na pracownika). Koszty poniesione na karty lunchowe mogą być uznane za koszty uzyskania przychodów.
Posiłki dla pracowników a ZUS i podatek
Posiłki dla pracowników a koszty to kwestia, która przedstawia się całkiem korzystnie.
Według interpretacji Krajowej Izby Skarbowej, którą możemy znaleźć pod sygnaturą 0115-KDIT2.4011.384.2023.2.KC, karta na posiłki profilaktyczne jest objęta zwolnieniem ZUS i PIT, jeśli spełnia określone wymogi (4).
Natomiast karta lunchowa, czyli dobrowolne dofinansowanie posiłków jest zwolniona ze składek ZUS do kwoty 450 zł miesięcznie. Taka kwota dopłaty do posiłku dla pracowników oznacza, że roczna oszczędność pracodawcy wynosi 1051 zł, a pracownika – 1075 zł (5). Jeśli pracodawca chce na karcie lunchowej przekazać mniejszą kwotę – jest to możliwe i zwolnienie z ZUS nadal obowiązuje. Jeśli jednak na kartę lunchową wpłacone zostanie więcej niż 450 zł, składce ZUS podlegać będzie wszystko ponad 450 zł.
Posiłki dla pracowników a podatek dochodowy to kolejne zagadnienie, które należy omówić, zwłaszcza jeśli wywiązujesz się z obowiązku dostarczania posiłków regeneracyjnych, wręczając pracownikom karty.
Karta lunchowa – benefit doskonały?
Badanie Benefitów Pracowniczych 2022 (5) wskazało, że benefity są ważne dla 60% osób, ale tylko 15% badanych uważa, że firmowe programy odpowiadają na ich potrzeby. Okazuje się, że często mimo dostępu do benefitów, pracownicy z nich nie korzystają. Bo znaczenie ma forma benefitu i to, czy odpowiada on na potrzeby pracowników. Dlatego warto regularnie badać potrzeby załogi i robić przeglądy benefitów.
Raport przeprowadzony na zlecenie Edenred przez agencję badawczą Zymetria w lutym 2023 roku zdaje się to potwierdzać. Według niego, choć 30% pracodawców deklaruje, że wprowadziło w firmie kafeteryjną platformę benefitową (i za nią płaci!), to jedynie 5% pracowników faktycznie korzysta z tego świadczenia. Jak to zmienić?
Z badań wynika, że karta lunchowa jest najbardziej pożądanym benefitem pracowniczym na rynku (7). Karta lunchowa to karta przedpłacona, na której pracodawca umieszcza środki, za które pracownik może kupić posiłek w sklepie, a także płacić nią w restauracji czy innym punkcie gastronomicznym. Od środków umieszczonych na karcie (do 450 zł) pracodawca nie musi opłacać składek ZUS. Korzyści z wprowadzenia kart lunchowych nie kończą się na finansach i wsparciu budżetu pracowników przy jednoczesnej optymalizacji kosztów po stronie pracodawcy.
W badaniu Barometr 2022 poproszono uczestników o wskazanie korzyści wynikających z korzystania z karty lunchowej.
Na liście znalazły się:
- docenienie jej praktyczności – 53.6% respondentów,
- zwiększenie siły nabywczej pracowników – 37%,
- możliwość częstszego wyjścia do restauracji – 32,5%,
- poprawę jakości posiłków – 27,2%,
- redukcja stresu – 20%.
Dodatkowo, karta lunchowa przyczynia się do upowszechnienia się kultury lunchowej w kraju. Jak wynika z badania „Zachowania żywieniowe w godzinach pracy w Polsce” (8), większość posiłków spożywanych w godzinach pracy to kanapki lub niezdrowe przekąski. Jednocześnie – widać chęć i potrzebę pracowników do robienia przerwy w pracy na konkretny posiłek, a także oczekiwanie, że przełożeni będą tę potrzebę respektować, a nawet zadbają o to, aby pracownik z tej przerwy skorzystał i zjadł coś wartościowego. Zachowania i kulturę żywienia w pracy zmienić mogą tylko aktywne działania pracodawców – dofinansowywanie lub pełne finansowanie posiłków w godzinach pracy.
Posiłki dla pracowników – podsumowanie
Przyciągnięcie i utrzymanie talentów będzie wyzwaniem dla działów HR w najbliższych latach, dlatego troska o to, aby benefit nie tylko był, ale przynosił rzeczywistą wartość, to dobra i długoterminowa strategia dla firm z apetytem na sukces.
Według wspomnianego już raportu Barometr 2022 Polska wzrost cen żywności dotyka nas bardziej, niż podwyżki innych dóbr – odpowiedziało tak 83% respondentów. Jednocześnie aż 74.4% badanych wskazało, że obawia się, że ich wydatki na ten cel wzrosną. To dobry moment, aby odpowiedzieć na potrzebę, którą wszyscy dzielimy. W końcu brzuchy wszystkich burczą tak samo, od pracownika produkcji, po CEO dużej korporacji. Nieodpłatne posiłki i napoje dla pracowników sprawiają, że w firmie dobrze się dzieJE :)
Źródła:
- Kodeks pracy, art. 232, https://sip.lex.pl/akty-prawne/dzu-dziennik-ustaw/kodeks-pracy-16789274/art-232
- Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów, https://sip.lex.pl/akty-prawne/dzu-dziennik-ustaw/profilaktyczne-posilki-i-napoje-16797588
- Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 12 czerwca 2019 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów https://sip.lex.pl/akty-prawne/dzu-dziennik-ustaw/zmiana-rozporzadzenia-w-sprawie-profilaktycznych-posilkow-i-napojow-18865828
- Skutki podatkowe przekazania przez pracodawcę przedpłaconych kart, celem wywiązywania się z obowiązku zapewnienia posiłków profilaktycznych oraz napojów... - Interpretacja - 0115-KDIT2.4011.384.2023.2.KC, https://www.interpretacje.pl/pit/9330020,skutki-podatkowe-przekazania-przez-pracodawce-przedplaconych-kart-cel.html
- Oszczędność występuje, gdy porównamy podwyżkę w formie środków na karcie lunchowej z taką samą podwyżką wynagrodzenia
- Badanie Benefitów Pracowniczych 2022, https://www.cbhr.pl/wp-content/uploads/2022/10/Raport_Benefity_2022_Baza-ERPL_11.10.22_Polska1.pdf
- Badanie ilościowe luty 2023, metoda CAWI Edenred Polska we współpracy z agencją badawczą Herstories; N: 400 generacja X, N: 400 generacja Y, N: 400 generacja Z
- Raport, Zachowania żywieniowe w godzinach pracy w Polsce, Herstories dla Edenred
- Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18.12.1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, tekst ujednolicony: https://przepisy.gofin.pl/przepisy,4,17,53,360,,20230901,rozporzadzenie-ministra-pracy-i-polityki-socjalnej-z-dnia.html#P405851
