Zapraszamy do przewodnika, w którym przeprowadzamy przez meandry Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. W artykule znajdziesz odpowiedzi na pytania:
- Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych – co to jest?
- Fundusz socjalny – ile wynosi składka?
- Czy pracodawca może nie wypłacić funduszu socjalnego?
- Co mówi ustawa o ZFŚS?
Zakładowy System Świadczeń Socjalnych – co to jest?
Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych (fundusz socjalny, ZFŚS) to pula pieniędzy w ramach przedsiębiorstwa lub instytucji, z której finansuje się działalność socjalną na rzecz pracowników i ich rodzin. Jego podstawy reguluje Ustawa o Zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych z dnia 4 marca 1994 r. (Dz. U. z 2017 r. poz. 2191), a szczegóły są określane na podstawie decyzji rządu w stosownych rozporządzeniach.
Ustawa o ZFŚS określa m.in. kto jest zobowiązany do utworzenia funduszu socjalnego. W jej myśl tzw. fundusz socjalny w pracy tworzą:
- firmy zatrudniające co najmniej 50 pracowników (w przeliczeniu na pełne etaty),
- pracodawcy zatrudniający od 20 do 50 pracowników, na wniosek zakładowej organizacji związkowej,
- wszyscy pracodawcy prowadzący działalność w formie jednostek budżetowych i samorządowych.
Liczbę zatrudnionych, w przeliczeniu na pełne etaty, określa się wg stanu na 1 stycznia danego roku. Wyjątkiem od obowiązku tworzenia ZFŚS jest funkcjonowanie przedsiębiorstwa na zasadzie układu zbiorowego pracy – strony takiego układu mogą zadecydować, czy chcą utworzyć fundusz, czy np. wypłacić świadczenia urlopowe. Nie ma natomiast przepisu, który w jakikolwiek sposób zabroniłby utworzenia ZFŚS mniejszej firmie.
Składka na ZFŚS
Fundusz socjalny finansowany jest z pieniędzy organizacji – prywatnego przedsiębiorstwa lub jednostki budżetowej. Jego wielkość zmienia się na przestrzeni lat, zgodnie z decyzjami rządu.
Dla przykładu: odpis na fundusz socjalny 2023 ustalany był na podstawie przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w drugim półroczu 2019 r. ogłoszonego przez Prezesa GUS, czyli kwoty 4434,58 zł i wynosił 1662,97 zł na jednego pracownika rocznie, co stanowi 37,5% podstawy naliczania.
Dokładne wyliczenia wartości ZFŚS wykonuje się na podstawie wartości przedstawionych w poniższej tabeli:
Pracodawcy, którzy założyli żłobek zakładowy lub klub dziecięcy i przeznaczyli na ten cel środki z podstawowego odpisu w wysokości równoważnej 7,5% tego odpisu, mają możliwość podniesienia funduszu o 7,5% na każdego pracownika, pod warunkiem że całość tego zwiększenia zostanie wykorzystana na działalność żłobka lub klubu dziecięcego.
Na pracodawcę prowadzącego Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych, ustawa nakłada także obowiązek powiększenia puli finansowej m.in. o:
- wpływy z opłat pobieranych od osób i jednostek organizacyjnych – korzystających z działalności socjalnej,
- odsetki od środków funduszu,
- wpływy z oprocentowania pożyczek udzielonych na cele mieszkaniowe (w ramach ZFŚS można utworzyć fundusz mieszkaniowy),
- przychody z tytułu sprzedaży, dzierżawy i likwidacji środków trwałych
służących działalności socjalnej, które nie zostały przeznaczone na utrzymanie lub odtworzenie zakładowych obiektów socjalnych.
Fundusz socjalny musi mieć osobne konto, na które pracodawca wpłaca co najmniej 75% odpisów podstawowych do 31 maja oraz do 30 września pozostałe 25% oraz wszystkie wyżej wymienione odpisy zwiększające.
Zmiany w ZFŚS w 2024 roku
2024 rok przyniósł znaczną zmianę w tej kwestii, czyli podwyższenie kwoty wpłacanej na ZFŚS. Powodem jest fakt, że w tym roku ustawa okołobudżetowa nie uregulowała kwestii zamrożenia kwoty, od której liczony jest odpis, co miało miejsce w latach poprzednich.
Opublikowany 16 lutego 2024 komunikat Głównego Urzędu Statystycznego w sprawie przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w 2023 r. i w drugim półroczu 2023 r. usankcjonował, że przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej, pomniejszone o potrącone od ubezpieczonych składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe oraz chorobowe w 2023 r. wyniosło 6246,13 zł, a w drugim półroczu 6445,71 zł.
W związku z tym odpis na ZFŚS w 2024 roku wynosi:
- 2417,14 zł za jednego zatrudnionego pracownika – 37,5% podstawy naliczania,
- 3222,86 zł za jednego pracownika pracującego w szczególnych warunkach lub pracę o szczególnym charakterze w rozumieniu przepisów o emeryturach pomostowych – 50% podstawy naliczania,
- 322,29 zł na jednego pracownika młodocianego w pierwszym roku nauki – 5% podstawy naliczania,
- 386,74 zł na jednego pracownika młodocianego w drugim roku nauki – 6% podstawy naliczania,
- 451,20 zł na jednego pracownika młodocianego w trzecim roku nauki – 7% podstawy naliczania.
To oznacza, że pieniędzy z ZFŚS będzie w tym roku do wydania więcej, niż kiedykolwiek (podstawowy odpis na pracownika zwiększa się bowiem aż o 754,14 zł). O sposobie ich podziału będą decydowały, podobnie jak w latach ubiegłych, powołane do tego celu komisje socjalne, działające w zgodzie z regulaminem wewnątrzzakładowym, który reguluje kwestie tego, na jakie świadczenia można przeznaczać pieniądze z funduszu.
Co należy się pracownikowi z funduszu socjalnego?
To, jak wydatkowany jest Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych, regulowane jest firmowym regulaminem wewnętrznym. Ten jednak musi być zgodny z ogólnymi założeniami ustawy, która mówi o tym, że pieniądze mają służyć ściśle określonym rodzajom działalności socjalnej, takim jak:
- wypoczynek, na przykład dofinansowanie urlopu,
- działalność kulturalno-oświatowa,
- działalność sportowo-rekreacyjna,
- opieka nad dziećmi w żłobkach, klubikach dziecięcych, itp.,
- pomoc materialno-rzeczowa lub finansowa, na przykład zakup paczek świątecznych dla dzieci, zapomoga z powodu zdarzeń losowych,
- zwrotna lub bezzwrotna pomoc na cele mieszkaniowe, na przykład pożyczka mieszkaniowa, pożyczka remontowa.
Fundusz socjalny ma co do zasady wspierać pracowników zgodnie z kryteriami socjalnymi. Dlatego też podział środków następuje na podstawie kryterium dochodowego, najczęściej poprzez stworzenie różnych grup obejmujące pewne widełki płacowe. Uwzględnia także sytuację życiową pracownika, czyli np. na większe pieniądze mogą liczyć samotni rodzice.
Jakie benefity można finansować z funduszu socjalnego?
Z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych można finansować różnorodne benefity, które mają na celu poprawę warunków życiowych pracowników oraz ich rodzin. Zakres i forma świadczeń mogą różnić się w zależności od regulaminu ZFŚS konkretnego pracodawcy, który powinien być dostosowany do potrzeb i możliwości finansowych firmy oraz oczekiwań pracowników. Ważne jest, aby świadczenia były przyznawane w sposób sprawiedliwy i transparentny, zgodnie z ustalonymi kryteriami socjalnymi. Nie warto jednak pomijać aspektu atrakcyjności dla pracownika.
Typowe formy wsparcia to m.in.:
- zwrot kosztów za bilety do kina,
- tzw. wczasy pod gruszą,
- dofinansowanie kolonii dla dzieci,
- bony na święta,
- paczki dla dzieci,
- jednorazowe zapomogi.
Wszystkie z nich są zgodne z ustawą, jednak czy na pewno atrakcyjne dla pracowników, czy realizują ich rzeczywiste potrzeby, czy są uniwersalne? Alternatywą dla „zapomóg” miały być systemy kafeteryjne. Rzeczywistość pokazała jednak, że nie jest to idealne rozwiązanie. Około 30% pracodawców wprowadziło kafeterie, ale korzysta z nich jedynie 5% zatrudnionych, głównie z powodu skomplikowanego dostępu i niepewności co do atrakcyjności oferowanych rzeczy.
Środki z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS) są nieopodatkowane do kwoty 1000 zł (zmiana z kwoty 2000 nastąpiła w 2024 roku) rocznie na osobę, ale muszą być przydzielane według określonych zasad, co ogranicza elastyczność wykorzystania funduszu. Zaś dofinansowanie kafeterii benefitów ze środków obrotowych pracodawcy jest traktowane jako dochód pracownika, co komplikuje rozliczenia podatkowe.
Alternatywą dla systemu kafeteryjnego może być bezpośrednie oferowanie wybranych benefitów, takich jak karta lunchowa, która odpowiada na potrzebę regularnych posiłków i jest oceniana pozytywnie przez pracowników. Takie rozwiązanie jest prostsze w zarządzaniu i może zwiększyć satysfakcję zatrudnionych, ponieważ 92% z nich pozytywnie ocenia pracodawców oferujących dofinansowanie posiłków. Karta lunchowa, ładowana kwotą 450 zł miesięcznie, jest zwolniona ze składki ZUS i stanowi elastyczne rozwiązanie, poprawiające jakość przerw na lunch bez konieczności budowania firmowej stołówki. Jej wprowadzenie niesie szereg korzyści dla pracowników, m.in. większy komfort pracy dzięki przerwom na pełnowartościowe posiłki oraz oszczędność czasu i pieniędzy na przygotowanie jedzenia. Pracodawcy widzą w tym z kolei sposób na budowanie więzi zespołowych, a także doceniają pozytywny wpływ na wizerunek firmy. Jest to również rozwiązanie korzystne dla pracodawcy, gdyż nie obciąża go żadnymi dodatkowymi kosztami (karta lunchowa jest zwolniona ze składek ZUS do kwoty 450 zł miesięcznie).
Warto wiedzieć, że dofinansowanie posiłków z funduszu socjalnego jest możliwe, jednak musi być uwzględnione w regulaminie ZFŚS, z określeniem kryteriów socjalnych wpływających na wysokość dofinansowania. Chcesz wiedzieć więcej? Skontaktuj się z nami i skorzystaj z finansowania ZFŚS.
Źródło:
https://www.inforlex.pl/dok/tresc,FOB0000000000006470659,Wysokosc-odpisu-na-ZFSS-w-2024-roku.html