Wręczanie prezentów kojarzy się z radością i uśmiechem. Aby było tak także wtedy, kiedy podarunki wręcza pracodawca, trzeba stosować się do obowiązujących przepisów. Czy prezentem dla pracowników może być karta podarunkowa? Z jakich środków ją sfinansować i jak to rozliczyć? Wyjaśniamy to w tym artykule.
Czym jest karta podarunkowa?
Karta podarunkowa to nowoczesny i uniwersalny sposób na motywowanie pracowników. Jest to przedpłacona karta, wirtualna lub fizyczna, której zatrudniony może użyć do zakupów w różnych sklepach stacjonarnych i internetowych. Karty podarunkowe od Edenred, są akceptowane wszędzie tam, gdzie honorowane są płatności Mastercard. Dzięki temu obdarowany zyskuje pełną swobodę wyboru prezentu, a pracodawca nie martwi się tym, że wydał pieniądze na coś nietrafionego.
Sprawdź także: E-voucher – natychmiastowa nagroda w formie cyfrowej
Czy pracodawca może dać pracownikowi kartę podarunkową?
Jak najbardziej! Pracodawca może wręczyć pracownikowi kartę podarunkową. Jest to popularna forma benefitu pozapłacowego, która może być przyznawana z różnych okazji, takich jak na przykład:
- święta (np. Boże Narodzenie, Wielkanoc),
- jubileusze,
- urodziny,
- przejście na emeryturę,
- narodziny dziecka,
- inne ważne wydarzenia w firmie.
Wręczanie kart podarunkowych jest korzystne z obu perspektyw – firmowej i pracowniczej. Pracodawca buduje w ten sposób lojalność i motywację pracowników, a pracownik zyskuje dodatkowe środki, które może wydać według własnych potrzeb.
Sprawdź także: Jak motywować pracowników do pracy?
Karty podarunkowe dla pracowników – co mówią przepisy?
Zgodnie z polskim prawem podatkowym [1], karty podarunkowe mogą być zwolnione z podatku dochodowego od osób fizycznych do kwoty 1000 zł rocznie, jeśli są finansowane ze środków Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS). W wyniku pandemii powstało w tej kwestii małe zamieszanie, ponieważ od 2020 do końca 2023 roku to zwolnienie wynosiło 2000 zł rocznie. Od stycznia 2024 kwota wróciła jednak do swojej pierwotnej wysokości i należy o tym pamiętać.
Przekroczenie aktualnie obowiązującego zwolnienia powoduje konieczność opodatkowania nadwyżki. Jeśli zdecydujesz się sfinansować karty podarunkowe ze środków obrotowych firmy, ich wartość stanowi przychód obdarowanego. A ten podlega opodatkowaniu.
Co ważne dla Ciebie i pracowników, karty podarunkowe finansowane ze środków ZFŚS nie stanowią podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Natomiast karty finansowane ze środków obrotowych firmy są w pełni oskładkowane.
A co z kwestią karty podarunkowej a VAT? Tu należy zastosować pewne rozróżnienie. Pracodawca może podarować pracownikom:
- kartę lub bon jednego przeznaczenia, który zostanie przeznaczony na zakup konkretnego towaru lub usługi – wówczas należy odprowadzić podatek VAT już w momencie wydania podarunku pracownikowi;
- kartę lub bon różnego przeznaczenia – karta podarunkowa do wszystkich sklepów jest zaliczana właśnie do tej grupy. Nie podlega ona odprowadzeniu VAT-u w momencie wręczenia, a dopiero przy jej realizacji (podatek jest naliczany zgodnie z obowiązującą stawką podczas dokonywania transakcji daną kartą).
Jak rozlicza się kartę podarunkową dla pracownika?
Rozliczenie kart podarunkowych zależy od źródła ich finansowania. Podsumowaliśmy to w tabeli poniżej:
Jeśli finansujesz kartę podarunkową z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych pamiętaj, że wydatki obciążają jego konto, a wysokość świadczeń (także wysokość doładowania takiej karty) powinna uwzględniać sytuację życiową, rodzinną i materialną pracowników.
Jeśli finansujesz kartę podarunkową ze środków obrotowych firmy, pamiętaj o uwzględnieniu ich wartości w dokumentach PIT-11 jako dodatkowe świadczenie pozapłacowe.
Czy wręczenie karty podarunkowej to dobry pomysł?
Według badań przeprowadzonych na zlecenie Edenred w lutym 2023 roku [2], 97% pracowników wysoko ocenia benefit, którym są podarunkowe karty przedpłacone. I nic dziwnego. O ile wypłata, a nawet premia potrafi szybko utonąć w domowych wydatkach, rachunkach i opłatach, o tyle karta podarunkowa pozwala pracownikom kupić coś dla siebie, zrobić sobie „prawdziwy” prezent. W dodatku bez dodatkowego obciążenia domowego budżetu.
Elastyczność kart, umożliwiająca zakupy w różnorodnych sklepach stacjonarnych i online zarówno w kraju, jak i za granicą, daje pracownikom poczucie wolności wyboru i personalizacji podarunku. Dzięki temu są atrakcyjną alternatywą dla zbiorowych prezentów, na przykład świątecznych paczek dla dzieci.
Sprawdź także: Karty podarunkowe – najpopularniejszy benefit z opcją personalizacji
Z perspektywy pracodawcy, możliwość finansowania kart ze środków Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych pozwala na optymalizację kosztów. W przypadku Edenred, każdy obdarowany otrzymuje pakiet zniżek do naszych partnerów, co dodatkowo zwiększa atrakcyjność tego benefitu.
Biorąc pod uwagę powyższe kwestie, wręczanie kart podarunkowych pracownikom jest skutecznym narzędziem do budowania pozytywnych relacji w zespole, zwiększania lojalności pracowników i tworzenia przyjaznego środowiska pracy.
Źródła:
- Podstawa prawna: Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2022 r. poz. 2647) – art. 21 ust. 1 pkt 26, 38, 67, 67a i 78
- Raport dla Edenred przygotowany przez Zymetria Sp. z o.o., luty 2023
