Myślisz, że samo wprowadzenie pakietu świadczeń pracowniczych to sukces? Masz rację, ale to jeszcze nie koniec. Aby benefity nie utraciły swojej motywacyjnej mocy, muszą usprawniać pracownikom jakąś dziedzinę życia, odpowiadać na ich potrzeby. Może się okazać, że program, który w momencie jego wprowadzenia był doskonały, dziś doskonale… pochłania firmowe środki. Co zrobić, aby temu zapobiec? Sprawdźmy!
Rodzaje benefitów pracowniczych
Benefity pracownicze to szeroka gama świadczeń pozapłacowych. Wśród nich możemy wymienić między innymi:
- zdrowotne, np. pakiety prywatnych usług medycznych,
- finansowe, np. premie i bonusy,
- wspierające work-life balance, np. dodatkowy urlop,
- rozwojowe, np. dofinansowanie edukacji,
- wspierające dobrostan (także finansowy), np. benefity żywieniowe.
Warto pamiętać, że najlepsze benefity pracownicze to te, które odpowiadają na realne potrzeby pracowników. Dlatego tak ważne jest regularne badanie preferencji załogi i dostosowywanie oferty świadczeń.
Benefity pracownicze – kiedy i po co sprawdzać ich przydatność?
Powodów przeprowadzania audytu benefitów może być wiele, ale można sprowadzić je do krótkiego zdania: pozwoli wykryć nieprawidłowości i uniknąć przepalania zasobów – czasowych i finansowych.
Celem takiej kontroli jest nie tylko cięcie kosztów, ale przede wszystkim zapewnienie, że oferowane benefity są ciekawe, wartościowe i odpowiadają na realne potrzeby pracowników. Warto przeprowadzać ją cyklicznie, np. raz na pół roku lub w czasie planowania budżetu.
Audyt benefitów krok po kroku
Audyt benefitów pracowniczych można sprowadzić do 5 kroków.
Inwentaryzacja świadczeń
Nawet jeśli wydaje się, że w firmie jest tylko jedno świadczenie pozapłacowe, warto poświęcić chwilę na inwentaryzację. W tym przypadku to po prostu spisanie tego, co oferuje firma. Według koncepcji Total Rewards pełna lista korzyści ze współpracy z daną organizacją to nie tylko wynagrodzenie. Na liście są między innymi:
- świadczenia pozapłacowe,
- możliwość korzystania ze sprzętu służbowego, np. telefonu czy samochodu,
- model świadczenia pracy (np. zdalny czy hybrydowy),
- łatwy dojazd i bezpłatny parking dla pracowników,
- możliwość rozwoju zawodowego,
- finansowanie edukacji,
- dodatkowe dni wolne.
Te wszystkie kwestie mogą być postrzegane jako benefit. I oczywiście, o ile dział HR zwykle niewiele może zrobić z łatwym (lub nie) dojazdem czy parkingiem, o tyle w kwestii benefitów jego moc sprawcza rośnie. Warto znać pełen wachlarz korzyści oferowanych przez firmę. On zaprowadzi nas do kroku drugiego.
2. Sprawdzenie poziomu wykorzystania benefitów
„Oni w ogóle z tego nie korzystają!” – zdarza się, że w naszych rozmowach z działami HR pada właśnie takie zdanie. W firmach działają świetne programy benefitowe, ale z niskim wskaźnikiem ich wykorzystania i istnieją obawy, że z kolejnymi świadczeniami będzie tak samo.
A wcale nie musi.
Czasem wystarczy po prostu re-onboarding (czyli ponowny onboarding) benefitu. Być może załoga wymieniła się już na tyle, że mało kto pamięta o tym, że jak korzystać z takiego świadczenia, a w czasie wdrożenia nowych pracowników nikt o nim nie mówi – i tym sposobem świadomość o tym, że firma ma ciekawy benefit, idzie w zapomnienie.
Jak sprawdzić poziom wykorzystania świadczeń? Dobrzy dostawcy udostępniają dashboard z podglądem ich wykorzystania, w którym sprawdzisz, kto korzysta ze świadczenia najczęściej i robi to w 100%.
Alternatywnie można też przeprowadzić krótką ankietę, w której zapytasz pracowników, czy i jak często sięgają po proponowane rozwiązanie.
3. Analiza kluczowych wskaźników
Słowo „benefit” pochodzi z łaciny, od słów „bene” (dobrze) i „facere” (czynić, robić) – to dlatego to kluczowe narzędzia motywacyjne i działające w służbie dobrostanu. Jednak jak wszystko, powinno mieć przełożenie na wskaźniki biznesowe. Dlatego przy przeprowadzeniu audytu nie można pominąć kwestii wpływu na kondycję firmy, dlatego warto wyciągnąć liczby takie jak:
- wskaźnik rotacji,
- wskaźnik retencji,
- wskaźnik zadowolenia pracowników,
- wskaźnik absencji (najlepiej z podziałem na powody nieobecności),
- inne ważne mierniki, np. liczbę zgłoszonych kaizenów, inicjatyw pracowniczych czy wzrost headcountu.
Choć na te mierniki ma wpływ wiele czynników, program motywacyjny jest zdecydowanie jednym z nich. To pozwala na wysnucie wniosków i podjęciu decyzji optymalizacyjnych opartych na danych.
Ale to jeszcze nie wszystko!
4. Badanie satysfakcji pracowników
Audyt benefitów pracowniczych byłby niepełny, gdyby pomijał odczucia samych beneficjentów. Dlatego ważnym elementem powinna być ankieta satysfakcji. Możesz ją wpleść w badanie eNPS lub przeprowadzić niezależnie.
5. Wnioski i optymalizacje
Skoro dane są już „na stole”, pora na wyciągnięcie wniosków i niezbędne optymalizacje. Jeśli program benefitowy działa bez zarzutu, gratulacje! A gdy wymaga usprawnień, warto zacząć od ponownego pochylenia się nad potrzebami pracowników. To pozwoli skierować działania na właściwy tor.
Kafeteria benefitów – przeszkoda czy rozwiązanie?
Kafeteria benefitów to system, w którym pracownicy mają możliwość wyboru świadczeń z szerokiej oferty. Tym samym mogą korzystać z niej dokładnie tak, jak tego potrzebują. To rozwiązanie ma swoje wady i zalety. Do tych ostatnich należą:
- personalizacja – to pracownicy decydują, jak wykorzystają środki przelane przez pracodawcę na ich konto w kafeterii,
- efektywność kosztowa – firma eliminuje ryzyko kierowania środków na świadczenia, z których ktoś nie będzie mógł skorzystać,
- elastyczność – kafeteria jest odporna na zmieniające się trendy i potrzeby zatrudnionych.
Jednak kafeteria to nie zawsze dobre rozwiązanie. Przede wszystkim: trzeba ją stale komunikować, a re-onboarding świadczenia na stałe wpisać na listę działań HR. Ponadto rodzaj świadczeń w kafeterii dyktowany jest przez sposób jej zasilenia przez pracodawcę. Inne świadczenia będą możliwe do sfinansowania z ZFŚS (Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych), inne – ze środków obrotowych. Ponadto dochodzi wyzwanie w postaci rozliczenia tego rodzaju benefitu.
Choćby ze względu na potencjalne wyzwania warto, aby wdrożenie kafeterii poprzedziło badanie potrzeb pracowników. Dzięki temu po wprowadzeniu benefitu nie okaże się, że cały wysiłek włożony w uruchomienie świadczenia w firmie okazał się przepaleniem zasobów.