Dobrze skonstruowany i zaplanowany budżet to rzecz niezbędna do tego, aby dział Human Resources prawidłowo i skutecznie realizował swoje cele. Dobry budżet może przełożyć się na efektywniejsze przyciąganie talentów, zmniejszyć rotację pracowników, a nawet przyczynić się do wzrostu efektywności. Jaką strukturę ma budżet HR i jak zabrać się za jego planowanie? Sprawdźmy!
Czym zajmuje się dział HR?
Zacznijmy od tego, co to jest dział HR? To skrót od „Human Resources”, co po polsku oznacza „zasoby ludzkie”. Wbrew obiegowej opinii, zadania działu personalnego to zwykle znacznie więcej niż rekrutacja i administracja kadrowa. Dział HR to strategiczny partner biznesowy, wspierający realizację celów organizacji poprzez efektywne zarządzanie kapitałem ludzkim. W końcu firma bez ludzi byłaby tylko wpisem w CEIDG.
HR-owcy odpowiadają za cały cykl życia pracownika w organizacji – od stworzenia pozytywnego employer brandingu (czyli wizerunku pracodawcy w oczach kandydatów) i rekrutacji, przez onboarding, rozwój zawodowy, aż po offboarding. Jakby tego było mało, do zadań HR należy tworzenie i wdrażanie polityki personalnej firmy (niezwykle ważnej w świetle dyrektywy CSRD i ESG). Ta obejmuje systemy motywacyjne, ścieżki kariery oraz programy rozwojowe. Stąd: dział potrzebuje dobrze skrojonego i zaplanowanego budżetu!
Po co tworzymy budżet działu HR?
Planowanie budżetu w firmie to ważna kwestia, ponieważ określenie dostępnych środków finansowych pozwala zaplanować działania i nadać im priorytet.
Przykład 1: firma planuje ekspansję na zagraniczne rynki i wie, że za pół roku będzie potrzebować specjalistów znających konkretny obcy język – wówczas priorytetem będą wydatki na rekrutację i ewentualne szkolenia językowe.
Przykład 2: firma mierzy się z niskim zaangażowaniem pracowników, a do tego notorycznie „przegrywa” rekrutacje z powodu mniej korzystnego niż konkurencja programu benefitowego. Wówczas należy zasilić budżet przeznaczony na motywację pracowników.
Kiedy dział HR wie, jakie są jego możliwości finansowe, ma szansę efektywniej nimi zarządzać. Dzięki temu precyzyjniej zaplanuje działania rozwojowe i rekrutacyjne, lepiej zarządzi programem benefitowym (zrobi np. przegląd benefitów), a także zdecyduje, czy to dobry czas na przyznawanie dodatkowych premii, czy może należy przedsięwziąć działania sprzyjające walce z presją płacową. Ponadto dzięki dokładnemu planowaniu można uniknąć nieoczekiwanych wydatków i efektywniej alokować zasoby.
Jak planować budżet działu HR i gdzie szukać oszczędności?
Finansowanie działu HR powinno mieć uzasadnienie w celach, które ma osiągnąć – te z kolei muszą wspierać realizację potrzeb organizacji. Planując budżet, warto przejść przez następujące kroki:
- Przeanalizuj historyczne dane oraz trendy, ponieważ przegląd wydatków z poprzednich lat pozwoli zidentyfikować obszary, gdzie można wprowadzić optymalizacje.
- Zidentyfikuj priorytety biznesowe na nadchodzący okres finansowania – budżet HR powinien być z nimi ściśle powiązany
- Określenie kluczowych wskaźników efektywności (KPI) dla działu HR. To pozwoli Ci mierzyć skuteczność i zwrot (ROI) z planowanych działań.
- Oszacuj koszty – zarówno stałe (np. wynagrodzenia), jak i zmienne (np. szkolenia, rekrutacje).
- Sprawdź, czy oferta benefitowa jest optymalna pod kątem finansowym, czy pozwala na skorzystanie ze zwolnienia z ZUS, czy benefity są rozliczane jako koszty uzyskania przychodu?
- Uwzględnij potencjalne zmiany legislacyjne i rynkowe – na niektóre (np. podwyżkę minimalnego wynagrodzenia) można się przygotować z wyprzedzeniem, jednak warto zaplanować bufor finansowy, który pozwoli na adaptację do nowych okoliczności.
- Zdecyduj, czy potrzebne jest wdrożenie niestosowanych dotąd rozwiązań technologicznych, a jeśli tak – policz koszty wdrożenia.
Ponadto warto skonsultować się z pozostałymi działami. Być może okaże się, że w firmie istnieje pilna potrzeba szkoleniowa, którą należy uwzględnić w budżecie?
Jak zoptymalizować budżet HR?
W optymalizacji finansowej ważne są dane – dlatego warto, aby specjaliści HR mierzyli skuteczność swoich działań. Świetnym przykładem jest audyt programu benefitowego. W trakcie należy sprawdzić, jaki jest poziom wykorzystania poszczególnych świadczeń. Czy pracownicy chętnie po nie sięgają? Jak je oceniają? Czy odpowiadają ich potrzebom i są efektywne kosztowo dla firmy? Czy wskaźniki rotacji i retencji zmieniły się od momentu wdrożenia benefitu?
Szukać oszczędności można również pośród nowoczesnych benefitów pracowniczych. Karty lunchowe to doskonałe rozwiązanie, które pozwala zadbać o pracowników, jednocześnie przynosząc oszczędności budżetowe. Mogą być finansowane zarówno ze środków obrotowych, jak i ZFŚS, co daje elastyczność w zarządzaniu wydatkami. Dodatkowo, środki przeznaczone na ten cel są zwolnione z ZUS do kwoty 450 zł miesięcznie na pracownika, co znacząco obniża koszty. Warto również podkreślić, że wydatki na karty lunchowe można zakwalifikować jako koszty uzyskania przychodów, co dodatkowo wspiera efektywne zarządzanie finansami firmy.
Każde działanie (i koszt) warto analizować przez pryzmat zasadności biznesowej. To pozwoli precyzyjniej kierować dostępne środki na te działania, które przyniosą najwięcej korzyści. W ten sposób wydatki zmienią się w przynoszące zwrot inwestycje.
System Total Rewards i jego rola w optymalizacji budżetu HR
System Total Rewards to nowoczesne podejście do zarządzania wynagrodzeniami i benefitami, które pozwala kompleksowo spojrzeć na wartość oferowaną pracownikom. Dzięki integracji różnorodnych elementów, takich jak wynagrodzenie podstawowe, premie, benefity pozapłacowe, rozwój zawodowy czy work-life balance, organizacje mogą lepiej dostosować ofertę do potrzeb zespołu. Jedną z kluczowych korzyści wdrożenia Total Reward jest możliwość optymalizacji kosztów. Poprzez efektywne łączenie różnych komponentów wynagrodzenia, firmy mogą zmniejszyć wydatki przy jednoczesnym zwiększeniu postrzeganej wartości świadczeń przez pracowników. Takie rozwiązanie sprzyja zarówno zwiększeniu zaangażowania zespołu, jak i bardziej efektywnemu wykorzystaniu budżetu HR.