Wskaźniki wydajności pracy są czymś, co prędzej czy później zainteresuje każdego przedsiębiorcę. To one leżą u podstaw rentowności i od nich zaczynają się (lub powinny zaczynać) decyzje prowadzące do optymalizacji, ulepszeń, a także szukania najlepszych kosztowo rozwiązań. Jak obliczyć wskaźnik wydajności pracy? I jak sprawić, by pracownicy w organizacji byli wydajniejsi? Sprawdźmy!
Wskaźnik wydajności pracy – co to jest?
W dużym uproszczeniu: wydajność pracy zatrudnionego można sprowadzić do odpowiedzi na pytanie „ile produktów lub usług jest w stanie wyprodukować jeden pracownik w określonym czasie?”. Oczywiście nie w każdym przypadku jesteśmy w stanie zmierzyć wydajność przez ilość wyprodukowanych dóbr – czasem będzie to ilość odebranych telefonów czy pozyskanych leadów. Wszystkie wymienione mogą stanowić wskaźniki wydajności pracy. Interpretacja zależy od rodzaju prowadzonego biznesu.
Na wydajność pracy można spojrzeć zarówno przez pryzmat materialnych jak i niematerialnych korzyści oraz kosztów związanych z pracą. Jeśli korzyści przewyższają koszty, mówimy o wysokiej wydajności.
Możemy wyróżnić trzy główne rodzaje wydajności pracy:
- indywidualną – dotyczy tego, ile pracy jest w stanie wykonać jeden pracownik w danym czasie;
- zbiorową – ta opiera się na pracy grupy pracowników i jest to średnia ich wydajności;
- społeczną – to średnia efektywność wszystkich pracowników w danym sektorze przemysłu.
Efektywność a wydajność – czy to jedno i to samo?
Ważne jest, aby nie mylić wydajności z efektywnością. Efektywność skupia się na tym, jak wykonujemy pracę. Określa, jak dobrze gospodarujemy zasobami (którymi mogą być czas, pieniądze, sprzęt itd.) i czy robimy to w sposób sprzyjający osiągnięciu założonego celu. Wysoka efektywność oznacza, że cel został osiągnięty z minimalnym wykorzystaniem zasobów. Efektywność to maksymalizacja rezultatów przy minimalnych kosztach.
To pomiaru efektywności dotyczą KPI – key performance indicators, czyli kluczowe wskaźniki efektywności. Mogą dotyczyć wydajności, ale wcale nie muszą.
Wydajność koncentruje się na tym, ile pracy wykonujemy w określonym czasie. Wysoka wydajność to ilość działań (lub efektów tych działań) osiągnięta w krótszym czasie. Nie zawsze uwzględnia się tu ilość zużytych zasobów.
Przykład: załóżmy, że Twoim zadaniem jest zorganizować szkolenie dla pracowników.
Efektywne szkolenie to takie, w wyniku którego pracownik nabywa nowe umiejętności i może szybko zastosować je w praktyce, poprawiając wyniki firmy.
Wydajne szkolenie to takie, które jest w stanie odbyć duża ilość pracowników w krótkim czasie. Jednak bez zwrócenia uwagi na jakość i efektywność, wysoka wydajność nie gwarantuje, że przeszkoleni pracownicy faktycznie osiągną zakładany rezultat, np. nabędą nowe umiejętności czy poznają standardy.
Dlaczego warto mierzyć wydajność pracowników?
Powodów, dla których warto pochylić się nad wydajnością pracowników, jest wiele. Do najważniejszych z nich należą:
- Możliwość oceny efektywności prowadzonych działań – to fundament do analizy kosztów i efektywności operacyjnej.
- Identyfikacja obszarów do poprawy – daje możliwość interwencji tam, gdzie jest konieczna.
- Silne podstawy do podejmowania strategicznych decyzji – dane pozwalają planować zatrudnienie, inwestycje w szkolenia i rozwój pracowników czy wdrażanie nowych technologii.
- Motywacja i zaangażowanie pracowników – transparentne komunikowanie wskaźników i celów może motywować pracowników do większego zaangażowania i poprawy własnej efektywności.
Jak poprawić wydajność pracownika?
Przy zarządzaniu kapitałem ludzkim nie można zapominać o tym, że zwiększenie wydajności jest możliwe, ale należy wziąć pod uwagę czynnik ludzki. Dlatego poza inwestycjami w technologię i ergonomię pracy, należy wziąć pod uwagę również psychologiczne elementy pracy. Jak w takim razie skutecznie wpłynąć na poprawę wydajności pracowników w organizacji? Jak motywować pracowników?
1. Zadbaj o zdrowie i dobrostan. To absolutna podstawa! Odpowiedni poziom dobrostanu oraz dobre zdrowie fizyczne i psychiczne wpływają na wydajność. Dlatego programy benefitowe wspierające te aspekty, obejmujące świadczenia takie, jak karta lunchowa czy opieka medyczna, to ważne elementy dbania o dobrostan zespołu.
Jeśli szukasz benefitu, z którego skorzysta cała organizacja, od pracownika produkcji po managera marketingu – przedpłacona karta lunchowa jest tu rozwiązaniem. To nie tylko szansa na ciepły obiad w ciągu dnia, ale także uwolnienie czasu, który pracownicy musieliby przeznaczyć na zakupy i samodzielne przygotowanie posiłku. Co więcej, z badania przeprowadzonego na zlecenie Federacji Przedsiębiorców Polskich (FPP) wynika, że 55% Polaków uważa, że pracownicy powinni otrzymywać kartę obiadową od swojego pracodawcy (1).
2. Zbuduj motywację i zaangażowanie. Zarówno motywacja wewnętrzna, jak i zewnętrzna są ważne dla utrzymania wysokiej wydajności. Poczucie przynależności buduje zaangażowanie, co również znacząco wpływają na postawę pracowników.
Jak można zadziałać? Opracuj systemy premiowe, benefitowe i nagrody za wydajność z transparentnymi zasadami przyznawania. Pamiętaj również o niematerialnych formach uznania, takich jak pochwały czy możliwości awansu – według raportu HRM Institute z 2023 roku (2), 62% respondentów wskazało możliwość bycia docenionym w pracy jako jeden z najważniejszych atrybutów marki pracodawcy.
3. Zadbaj o komunikację i relacje. Jasna i otwarta komunikacja między pracownikami a kierownictwem buduje zaufanie i zrozumienie.
Inwestuj w narzędzia i techniki poprawiające komunikację wewnątrz zespołu. Regularne spotkania, systemy zarządzania projektami czy platformy komunikacyjne mogą znacząco usprawnić przepływ informacji.
4. Pamiętaj o inwestycji w rozwój pracowników. To motywuje! Pracownicy chcą się szkolić i rozwijać, a to korzyść nie tylko dla nich, ale także dla firmy. Dlatego warto zadbać o atrakcyjną ofertę szkoleniową.
Chcesz zwiększyć wydajność? Zainwestuj w zespół!
Monitorowanie i optymalizacja wydajności pracy to ciągły, wymagający regularnej analizy i dostosowywania działań proces. Firmy, dla których monitorowanie wydajności jest ważnym elementem strategii biznesowej, nie tylko poprawiają swoje wyniki finansowe. Mają również szansę na zbudowanie silnych, zaangażowanych zespołów. Inwestycja w najcenniejszy zasób każdej firmy – jej pracowników – to jednocześnie droga do finansowego sukcesu. W końcu zmotywowany i zaangażowany zespół to zespół wydajny. I warto o tym pamiętać.
- IBRiS, sierpień 2022, Badanie zrealizowane metodą telefonicznych standaryzowanych wywiadów kwestionariuszowych wspomaganych komputerowo (CATI), N=1000
- HRM Institute, RAPORT Employer branding w Polsce 2023 https://hrminstitute.pl/wp-content/uploads/2023/06/23REBWPL.pdf