Zaliczasz się do grona pracodawców, których obowiązkiem jest zapewnianie posiłków regeneracyjnych? Jeśli nie jesteś pewien, koniecznie przeczytaj nasz artykuł, bo za nieprzestrzeganie przepisów – nawet nieświadome – grożą kary. Rozwiejmy Twoje wątpliwości raz na zawsze, podpowiemy, jak wywiązać się z obowiązku i jak wygląda kwestia rozliczeń VAT.
Posiłki regeneracyjne – czym są i jakie mają znaczenie w miejscu pracy?
Posiłki regeneracyjne to nie tylko obowiązek pracodawcy, ale i inwestycja. Właściwie zorganizowane żywienie ma ogromny wpływ na produktywność w miejscu pracy, zwłaszcza gdy zatrudnieni wykonują obciążające fizycznie obowiązki.
Czym są dania profilaktycznie? Posiłki regeneracyjne dla pracowników (to ich inna nazwa!) to dania o odpowiedniej wartości odżywczej, dostarczane nieodpłatnie osobom wykonującym pracę w warunkach określanych w prawie jako „szczególnie uciążliwe”. Jak łatwo się domyślić, ich głównym celem jest uzupełnienie wydatku energetycznego związanego z wykonywanymi zadaniami oraz zapewnienie odpowiedniego poziomu składników odżywczych niezbędnych do prawidłowego funkcjonowania organizmu.
Znaczenie posiłków regeneracyjnych w miejscu pracy jest nie do przecenienia – badania prowadzone przez Health Enhancement Research Organization (HERO) potwierdziły, że osoby, które jedzą zdrowo i regularnie, osiągają wydajność większą o średnio 25%. Prawidłowe odżywianie przyczynia się do zmniejszenia liczby wypadków i poprawy ogólnego stanu zdrowia pracowników.
Przypomnij sobie, kiedy ostatni raz sam pracowałeś, a brzuch burczał z głodu. Trudno wtedy o skupienie, prawda? W takich warunkach o wypadek czy pomyłkę nietrudno.
Przepisy dotyczące posiłków profilaktycznych – rozporządzenia i ustawy
W Polsce kwestię uzupełnienia wydatku energetycznego za pomocą odpowiednich dań reguluje prawo. Pochylmy się nad konkretnymi zapisami.
Posiłki regeneracyjne – kodeks pracy
Podstawą prawną regulującą kwestię posiłków regeneracyjnych jest art. 232 Kodeksu pracy, który stanowi:
Pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom zatrudnionym w warunkach szczególnie uciążliwych, nieodpłatnie, odpowiednie posiłki i napoje, jeżeli jest to niezbędne ze względów profilaktycznych.
Posiłki regeneracyjne – rozporządzenie w sprawie posiłków profilaktycznych
Szczegółowe wytyczne zawarte są w rozporządzeniu w sprawie posiłków profilaktycznych. Najistotniejszym aktem prawnym jest Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów (Dz.U. 1996 nr 60 poz. 279 z późn. zm.)
Rozporządzenie określa m.in.:
- warunki, w których pracownikom przysługują posiłki regeneracyjne,
- wymagania dotyczące wartości kalorycznej i składu posiłków,
- zasady wydawania posiłków.
Posiłek regeneracyjny – kwota
Kwestia kwoty na posiłek regeneracyjny budzi wątpliwości. I choć prawo dość szczegółowo definiuje kwestie kaloryczności i makroskładników (co najmniej 1000 kcal i zawierać około 50-55% węglowodanów, 30-35% tłuszczów oraz 15% białek), to nie sugeruje konkretnych kwot.
W praktyce koszt takiego dania waha się zazwyczaj między 15 a 25 zł za posiłek, w zależności od regionu i możliwości pracodawcy.
Posiłki regeneracyjne a VAT
Zgodnie z interpretacją organów podatkowych, wydatki poniesione przez pracodawcę na zapewnienie pracownikom posiłków regeneracyjnych stanowią koszt uzyskania przychodu (za: Interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 15.03.2021 r., sygn. 0111-KDIB1-2.4010.30.2021.1.AW).
Pracodawca ma prawo do odliczenia podatku VAT od zakupionych posiłków regeneracyjnych pod warunkiem, że jest zobligowany do gwarantowania ich pracownikom i posiada odpowiednią dokumentację potwierdzającą zakup.
Jeśli firma zdecyduje się na wywiązanie z obowiązku z pomocą kart na posiłki regeneracyjne, nie rodzi to obowiązku podatkowego w rozumieniu przepisów Ustawy o podatku od towarów i usług z dnia 11 marca 2004 r. (Dz. U. 2017.1221 t. j.).
Przeczytaj również: Zapewniaj posiłki profilaktyczne swojej załodze
Kiedy i komu przysługuje ciepły posiłek w pracy?
Ciepły posiłek w pracy przysługuje pracownikom wykonującym prace:
- związane z wysiłkiem fizycznym, który powoduje efektywny wydatek energetyczny organizmu powyżej 2000 kcal (8375 kJ) u mężczyzn i 1100 kcal (4605 kJ) u kobiet w ciągu zmiany roboczej;
- związane z wysiłkiem, powodującym w ciągu zmiany roboczej efektywny wydatek energetyczny organizmu powyżej 1000 kcal (4187 kJ) u kobiet i 1500 kcal (6280 kJ) u mężczyzn, a jednocześnie są wykonywane w pomieszczeniach zamkniętych, w których ze względów procesowych utrzymuje się stale temperatura poniżej 10°C lub wskaźnik obciążenia termicznego (WBGT) wynosi powyżej 25°C;
- wykonywane na otwartej przestrzeni od 1 listopada do 31 marca, a wysiłek powoduje wydatek energetyczny powyżej 1500 kcal u mężczyzn i powyżej 1000 kcal (4187 kJ) u kobiet;
- wykonywane pod ziemią,
- związane z usuwaniem skutków klęsk żywiołowych i innych zdarzeń losowych.
Po ilu godzinach pracy przysługuje posiłek regeneracyjny? Zgodnie z przepisami, posiłki powinny być wydawane w czasie regulaminowych przerw w pracy lub krótkich przerw przeznaczonych na spożycie posiłku, nie później niż po 3-4 godzinach pracy.
Jak zorganizować posiłki regeneracyjne w firmie?
Jest kilka sprawdzonych rozwiązań. Firma może zdecydować się na takie, jak:
- własna stołówka pracownicza – sprawdza się w dużych zakładach pracy, gdzie jest możliwość przygotowywania posiłków na miejscu, ale wiąże się z dużymi nakładami finansowymi, spełnieniem szeregów wymogów prawnych oraz zatrudnieniem dodatkowego personelu,
- catering zewnętrzny – współpraca z firmą cateringową pozwala na zapewnienie posiłków bez konieczności inwestowania w infrastrukturę kuchenną, ale wymaga zapewnienia miejsca do spożycia posiłku,
- karty przedpłacone – najwygodniejsze, nowoczesne rozwiązanie. Pracownicy otrzymują karty na posiłki profilaktyczne z określonym limitem do wykorzystania na dania w wybranych restauracjach lub sklepach i wykorzystują je tak, jak mają ochotę.
Niezależnie od wybranej metody, najważniejsze jest zapewnienie posiłków zgodnie z wymogami prawnymi. Zaniedbanie kwestii posiłków regeneracyjnych może okazać się gorzką pigułką do przełknięcia. Nie ryzykuj kar i niezadowolenia pracowników. Zamiast tego, zaserwuj im (kartę na) pyszny obiad!
