Platforma benefitowa – za i przeciw. Czy tego chcą pracownicy?

Platforma benefitowa, nazywana także platformą kafeteryjną, to miejsce, które umożliwia pracownikowi indywidualne zaprojektowanie pakietu świadczeń spośród dostępnych opcji. Czy to rozwiązanie ma same plusy? Przyjrzymy się temu w poniższym artykule.

Czym jest platforma benefitowa?

Platforma benefitowa to nowoczesne narzędzie służące do zarządzania pakietem świadczeń pozapłacowych, z których mogą korzystać pracownicy. Pracodawca przeznacza pewną kwotę na dofinansowanie różnych benefitów, a każdy zatrudniony indywidualnie decyduje, na co tę sumę wykorzystać. Jedni będą woleli posiadać kartę sportową czy kartę lunchową, podczaspodczas gdy inni zdecydują się na dopłatę do żłobka, przedszkola lub bilety do kina. Wybór świadczeń, które mogą być oferowane pracownikom w ramach platformy kafeteryjnej jest szeroki. Z pozoru daje pełną dowolność i komfort, że zainteresowani skorzystają z tego, co naprawdę jest im potrzebne i co przyniesie im wymierne korzyści.

Warto dodać, że sam proces wymiany punktów na benefity w postaci voucherów, zniżek czy kodów do wykorzystania wydaje się atrakcyjny i jest w dużej mierze zautomatyzowany. Raz zatwierdzona kwota pojawia się na kontach cyklicznie, pracodawca nie pośredniczy między dostawcą danej usługi a pracownikiem. To sprawia, że wybór takiej opcji jest wygodny dla działów HR, które najczęściej odpowiadają za zarządzanie benefitami w firmie. W pulę świadczeń pozapłacowych dostępnych na platformie mogą wchodzić na przykład:

• vouchery, 
• karnety na siłownię, 
• opieka medyczna, 
• ubezpieczenia, 
• wsparcie edukacyjne. 

Co szczególnie istotne z punktu widzenia pracodawców, platformy benefitowe umożliwiają dodawanie, rozdzielanie i kontrolowanie budżetów przeznaczonych na różne świadczenia. Dzięki temu proces zarządzania finansami zyskuje na transparentności. Powszechnie uważa się, że każda osoba w firmie ma szansę na dopasowanie benefitów pozapłacowych do swoich preferencji

Sprawdź też: Jak motywować pracowników do pracy?

Czy jednak platforma benefitowa faktycznie daje korzyści i jest wygodna? Niekoniecznie. Przyjrzyjmy się wadom i zaletom tego rozwiązania.

Wady i zalety platformy benefitowej

Jak każde rozwiązanie, platforma kafeteryjna ma zarówno swoje plusy, jak i – nieco zmniejszające ich blask – minusy. 

Co zaliczamy do zalet?

Zalety platformy kafeteryjnej

• Oszczędność czasu wynikającą z automatyzacji. Pracownicy działów HR są odciążeni. Dzięki platformie nie trzeba obsługiwać osobno każdego z benefitów, a dystrybucja bonów i voucherów odbywa się elektronicznie.
• Dzięki przekazaniu niektórych zadań systemowi, pracownicy HR mogą zająć się innymi procesami. Należy jednak pamiętać, że w przypadku procesów automatycznych często rezygnujemy z elastyczności i możliwości dostosowania narzędzi do specyficznych potrzeb. 
• Self-service użytkowników – użytkownicy platformy decydują o wyborze benefitów i mogą samodzielnie zapoznać się z informacjami dotyczącymi ich wykorzystania. 
• Analiza danych. Platformy mogą dostarczać dane na temat preferencji i wyborów pracowników. Z takich informacji można wyciągnąć interesujące wnioski. Należy zwrócić szczególną uwagę na to, czy beneficjenci faktycznie korzystają z różnorodnych ofert, czy też stawiają na konkretny typ świadczenia np. bony do sklepów spożywczych, czy też pakiety medyczne. Jeśli zauważymy tego typu tendencję, należy zastanowić się, czy opłaca się inwestować w platformę kafeteryjną, jeśli większość pracowników oczekuje konkretnych, powtarzalnych świadczeń dostępnych na rynku benefitów na lepszych warunkach.  
• Dopasowanie do  potrzeb – dobry benefit to benefit wykorzystany. Tylko wtedy przyniesie on wymierne korzyści. Inwestycja w świadczenia pozapłacowe, które są najbardziej pożądane przez pracowników, powoduje m.in.  wzrost produktywności, motywacji i większą satysfakcję z wykonywanej pracy.

Lista korzyści przedstawia się kusząco. Co w takim razie można zaliczyć jako wady platformy benefitowej?

Wady platformy kafeteryjnej

• Duży wydatek na początku, ponieważ wdrożenie systemu kafeteryjnego wiąże się z kosztami zakupu oprogramowania oraz jego bieżącego utrzymania i aktualizacji. 
• Niewielki procent pracowników aktywnie korzysta z platformy. Dobry benefit to benefit wykorzystany. Tylko wtedy przyniesie on wymierne korzyści. Inwestycja w świadczenia pozapłacowe, które są najbardziej pożądane przez pracowników, powoduje m.in. wzrost produktywności, motywacji i większą satysfakcję z wykonywanej pracy. Z raportu Zymetrii, przeprowadzonego na zlecenie Edenred w lutym 2023, wynika, że mimo iż 30% badanych pracodawców miało wdrożoną platformę kafeteryjną, korzystało z niej zaledwie 5% pracowników [1]. Dlaczego? Odpowiedź kryje się w kolejnym punkcie. 
• Wysoki poziom skomplikowania i niezrozumiałe zasady wymiany punktów na dobra i usługi często zniechęcają pracowników do korzystania w pełni z potencjału narzędzia. Choć na platformach kafeteryjnych dostępne są regulaminy, pracownicy nie mają czasu na ich czytanie lub mylnie je interpretują, czego wynikiem są pytania i słowa niezadowolenia skierowane do działów HR, Bywa, że aby uzyskać dostęp do benefitu, który jest atrakcyjny, punkty trzeba zbierać miesiącami. Pracownicy nie mają także motywacji, aby zgłębiać zasady korzystania z platformy, które często nie są jasne na pierwszy rzut oka, a zazwyczaj największą popularnością cieszą się po prostu vouchery do popularnych dyskontów.
• Niewykorzystane punkty przepadają, a to oznacza, że środki na świadczenia pracownicze nie zostały wykorzystane efektywnie, a cel, jakim jest motywacja i zwiększenie zadowolenia pracownika, nie został osiągnięty.
• Rozliczenia bywają wyzwaniem, ponieważ pracodawcy często dofinansowują platformy kafeteryjne z ZFŚS (Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych). Takie środki są nieopodatkowane do 2000 zł na osobę rocznie, ale zgodnie z ustawą o ZFŚS, nie mogą być spożytkowane w dowolny sposób, co nakłada na użytkowników platformy ograniczenia dotyczące ich wydawania. Jeśli pracodawca zdecyduje się na doładowanie platformy kafeteryjnej ze środków obrotowych firmy, takie zasilenie jest uznawane za dochód pracownika i podlega opodatkowaniu. Jednak samo doładowanie konta w systemie nie jest jeszcze przesłanką do potrącenia podatku – potrącenie następuje, gdy pracownik wymieni punkty na konkretne produkty lub usługi. Potwierdza to wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 14.03.2023. Sentencja ta komplikuje rozliczenia benefitowych programów kafeteryjnych w firmach, dlatego warto uwzględnić ją rozważając wprowadzenie tego typu rozwiązania w firmach [2].    
• Niektóre benefity mogą być dostępne tylko w określonych lokalizacjach lub dla określonych grup pracowników, co prowadzi do nierównego traktowania.
• Oferta benefitów może się zmieniać, a to wprowadza niepewność wśród pracowników i utrudnia planowanie wykorzystania środków na dłuższą metę.

Jak widać, platformy kafeteryjne pozornie oferują wiele korzyści. Istnieje wiele wyzwań, które mogą wpływać na ich skuteczność i odbiór wśród pracowników oraz działów HR. Firmy powinny dokładnie rozważyć te wady przy podejmowaniu decyzji o wdrożeniu takiego rozwiązania.

Przegląd benefitów – dlaczego warto go zrobić?

Odpowiedź na to pytanie jest prosta: aby wiedzieć, co działa, a czym nie warto się zajmować. Jeśli w firmie są oferowane dwa benefity i z jednego z nich pracownicy korzystają często, a z drugiego wcale, to jest to przestrzeń do optymalizacji kosztów. 

Ponadto regularny przegląd własnej oferty pozwala na utrzymanie konkurencyjności. Potrzeby pracowników, które były aktualne w momencie wprowadzenia danego świadczenia,  mogły się z czasem zmienić. Tak samo jak trendy na rynku pracy, tak popularność pewnych benefitów ma swoje wzrosty i spadki. A to właśnie dostosowanie świadczeń pozapłacowych do potrzeb pracowników ma istotne znaczenie, dlatego warto o to dbać.

Dobrze jest zapraszać samych zainteresowanych do partycypacji w wyborze firmowej oferty benefitów. Nie tylko da im to poczucie pewnej sprawczości i wpływu, ale też zwiększy szansę na to, że faktycznie będzie wykorzystywany oraz doceniany przez większość osób zatrudnionych w firmie. Jak zatem to zrobić?

Zadaj pytania o to, które świadczenie najlepiej wsparłoby well-being zatrudnionych (jeśli taki jest cel zmiany oferty). Zwróć uwagę na to, czy chcesz tylko pytać o potrzeby, czy także zasugerować rozwiązania. Nie wszyscy pracownicy wiedzą, czym jest i jak działa na przykład karta lunchowa, dlatego jeśli chcesz zaproponować jej wprowadzenie, warto krótko wyjaśnić, jaka korzyść wynika z tego świadczenia. Wystarczy powiedzieć, że jest to przedpłacona karta płatnicza, którą można płacić np. za zakupy spożywcze w wybranych supermarketach lub za posiłki w różnego rodzaju punktach gastronomicznych. Na każdej karcie jest określony limit środków do wykorzystania – cyklicznie odnawiany. Taki benefit żywieniowy to na pewno duża oszczędność czasu, pieniędzy i energii przeznaczonej na planowanie obiadów. 

Jakich benefitów pragną pracownicy?

Badania rynkowe wskazują, że pracownicy najbardziej cenią sobie benefity, które bezpośrednio wpływają na ich codzienne życie i dobrostan. „Raport benefitów pracowniczych” [3], przeprowadzony przez _enter_the_code w 2023 mówi, że badane przez nich firmy oferują najczęściej prywatną opiekę medyczną, elastyczne godziny pracy oraz ubezpieczenie na życie. 

Potwierdzone zostało również, że benefity uchodzące za najbardziej atrakcyjne to te dotyczące dobrostanu. Wśród świadczeń, które pracownicy wymieniają jako pożądane, pojawia się prywatna opieka medyczna, elastyczne godziny pracy oraz dodatkowy urlop.

Z kolei badanie przeprowadzone przez Herstories w 2021 wskazuje, że polscy pracownicy chcą dofinansowania dojazdów do pracy, dopłat do wydatków oraz benefitów żywieniowych (a takim jest choćby karta lunchowa).

Jak widać, potrzeby są zróżnicowane, choć ich wspólnym mianownikiem jest wsparcie życia prywatnego. Dlatego przed wprowadzeniem świadczenia do firmy warto sprawdzić, czy benefit jest tak uniwersalny, jak nam się wydaje.

Benefit uniwersalny, czyli jaki?

Benefit uniwersalny jest atrakcyjny dla szerokiej grupy pracowników, niezależnie od ich wieku, stanu zdrowia czy poziomu stanowiska. Przykładem może być elastyczny czas pracy czy wspomniana już karta lunchowa. Potrzeba skorzystania z kilku godzin wolnych na załatwienie prywatnych spraw czy zaspokojenie głodu ciepłym posiłkiem zamówionym do miejsca pracy są wspólne zarówno dla szeregowego pracownika firmy, jak i członka zarządu.

Uniwersalne świadczenia poznasz po tym, że często korzysta z nich duża grupa osób. Najlepiej byłoby, gdyby benefit w realny sposób zwiększał siłę nabywczą, a tym samym odciążał domowe budżety wszystkich zatrudnionych. Dlatego przy wyborze świadczeń warto zwrócić uwagę na możliwe ulgi podatkowe.

Na zakończenie – platforma kafeteryjna tak, ale…

Wprowadzenie platformy kafeteryjnej to krok w kierunku zautomatyzowanego zarządzania benefitami pracowniczymi. Platforma oferuje wiele opcji i z pozoru pozwala na dużą elastyczność. Mimo swoich zalet nie jest substytutem bezpośredniego badania potrzeb pracowników, a to jest niezbędne dla efektywnego zarządzania zasobami ludzkimi.

Jeśli chcesz, aby benefity odpowiadały na potrzeby pracowników, to zrozumienie ich oczekiwań powinno stać się bazą do dalszych działań. Choć platformy kafeteryjne oferują szeroki wybór ofert, nie zawsze idealnie odpowiadają na wymagania każdej z zatrudnionych osób, szczególnie w miejscach łączących wiele ról oraz mających odrębną specyfikę pracy.

Jeśli wprowadzisz platformę kafeteryjną bez wcześniejszego badania preferencji pracowników, ryzykiem jest niskie wykorzystanie dostępnych świadczeń. Platforma kafeteryjna powinna być traktowana jako uzupełnienie, a nie zamiennik bezpośredniej komunikacji z pracownikami oraz regularnego zbierania ich opinii.

Źródła:

1. Raport opracowany przez agencję Zymetria dla Edenred, luty 2023 (N=500 pracowników, N=300 pracodawców)
2. https://firma.rp.pl/pit-cit-vat/art38128871-wyrok-nsa-komplikuje-rozliczenia-programow-motywacyjnych-w-firmach
3. https://enterthecode.pl/badania/raport-benefitow-pracowniczych-2023/