Elastyczny czas pracy to silny gracz w drużynie firmowych benefitów. W niskokosztowy sposób pozwala zaadresować potrzebę równowagi między życiem prywatnym a zawodowym. A co na ten temat mówią przepisy? Czy to rozwiązanie ma same zalety? W artykule omówimy, na czym polega elastyczny czas pracy, jakie są jego plusy i jak wpływa na motywację pracowników.
Elastyczny czas pracy – co mówią przepisy?
Choć samo pojęcie elastycznego czasu pracy (zamiennie: ruchomego czasu pracy) nie jest bezpośrednio zdefiniowane przez Kodeks Pracy, to jednak reguluje go ten właśnie dokument. Niezwykle ważny jest Art. 140 (1). Jego zapisy brzmią następująco:
§ 1. Rozkład czasu pracy może przewidywać różne godziny rozpoczynania pracy w dniach, które zgodnie z tym rozkładem są dla pracowników dniami pracy.
§ 2. Rozkład czasu pracy może przewidywać przedział czasu, w którym pracownik decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy w dniu, który zgodnie z tym rozkładem jest dla pracownika dniem pracy.
§ 3. Wykonywanie pracy zgodnie z rozkładami czasu pracy, o których mowa w § 1 i 2, nie może naruszać prawa pracownika do odpoczynku, o którym mowa w art. 132 i 133.
§ 4. W rozkładach czasu pracy, o których mowa w § 1 i 2, ponowne wykonywanie pracy w tej samej dobie nie stanowi pracy w godzinach nadliczbowych.
Co z tego wynika?
Przepisy w obecnym kształcie dopuszczają elastyczny wybór godzin i dni rozpoczęcia pracy. Główna korzyść jest oczywista – to lepszy work-life balance. Jednak niezależnie od samej elastyczności, pracodawca musi zapewnić pracownikom odpowiedni czas na odpoczynek. To oznacza, że zatrudnieni muszą mieć co najmniej 11 godzin przerwy między dniami pracy.
Ponadto, jeśli pracownik zaczyna pracę ponownie w tej samej dobie, nie jest to traktowane jako nadgodziny, co oznacza brak dodatkowego wynagrodzenia.
Elastyczny czas pracy dla rodziców dzieci do lat 8
Wiosna 2023 przyniosła zmiany w kodeksie pracy. Te wynikły z konieczności dostosowania polskiego prawa do dwóch unijnych ustaleń – Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1152 z dnia 20 czerwca 2019 roku w sprawie przejrzystych i przewidywalnych warunków pracy w Unii Europejskiej (Dz. Urz. UE. L nr 186, str. 105) oraz Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1158 z dnia 20 czerwca 2019 roku w sprawie równowagi między życiem zawodowym a prywatnym rodziców i opiekunów oraz uchylającej dyrektywę Rady 2010/18/UE (Dz. Urz. UE. L. nr 188, str. 79).
Zgodnie z nowymi przepisami, pracownik opiekujący się dzieckiem do ukończenia 8 lat może złożyć wniosek o elastyczną organizację pracy na 21 dni przed planowanym rozpoczęciem jej stosowania. Wniosek o elastyczny czas pracy można złożyć w formie papierowej lub elektronicznej.
Elastyczny czas pracy a praca zdalna
Elastyczny czas pracy często idzie w parze z pracą zdalną, która upowszechniła się po 2020 roku. Ten model wykonywania obowiązków pozwala pracownikom działać spoza firmy, np. z domu, co dodatkowo zwiększa elastyczność organizacji pracy.
Praca zdalna może być realizowana stale lub okazjonalnie. Jednak trzeba pamiętać, że możliwość takiej formy wykonywania obowiązków zawodowych (w tym pracy zdalnej okazjonalnej), choć jest dopuszczona przez kodeks pracy, zależy od przełożonego. Ten zaś nie w każdej sytuacji ma obowiązek się na nią zgodzić. Odmowa jest możliwa zwłaszcza w przypadkach, kiedy zadania wynikające ze stanowiska pracy po prostu nie mogą być wykonywane na odległość.
Sprawdź także: Praca zdalna – przepisy, wniosek. Wszystko, co musisz wiedzieć
Czym jest elastyczny czas pracy – przykłady rozwiązań
Elastyczny czas pracy może przybierać różne formy. Jakie? Oto kilka przykładów:
- Ruchomy czas pracy – pracownik samodzielnie wybiera godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy w określonym przedziale czasowym, np. 7-15, 9-17 itd.
- Krótszy tydzień pracy – pracownik realizuje pełny wymiar godzin w mniejszej liczbie dni, np. pracując cztery dni w tygodniu po dziesięć godzin. Dzięki temu jego weekend wydłuża się o dzień.
- Praca na żądanie – pracownik wykonuje pracę w nieregularnych godzinach, dostosowując się do bieżących potrzeb pracodawcy (tu jednak trzeba pamiętać o wymogach kodeksu pracy).
- Weekendowy tryb pracy – pracownik pracuje w weekendy, a wolne odbiera w inne dni tygodnia.
Zalety elastycznego czasu pracy
Jeśli pracujesz zdalnie, być może kilka zalet przyjdzie Ci do głowy i bez naszej pomocy. Jednak zdecydowaliśmy się opowiedzieć, jakie plusy takiego rozwiązania odczuwają pracownicy, a jakie pracodawcy.
Zalety elastycznego czasu pracy – motywacja dla pracowników
Na liście motywatorów wynikających z elastycznego czasu pracowników znajdują się m.in.:
- możliwość lepszego zarządzania czasem,
- łatwiejsze osiągnięcie równowagi między życiem zawodowym a prywatnym (work-life balance).
- redukcja stresu („rano są korki, na pewno spóźnię się do pracy/nie zdążę odebrać dziecka z przedszkola”) i zwiększenie komfortu psychicznego.
Fakt, że pracownicy mogą pogodzić swoje obowiązki zawodowe z życiem prywatnym bez logistycznej gimnastyki to znaczący i motywujący benefit. Zwłaszcza jeśli w domu są małe dzieci lub wymagający opieki starsi członkowie rodziny.
Zalety elastycznego czasu pracy – dla pracodawców
Być może zastanawiasz się, jaką korzyść odniesie Twoja organizacja z wprowadzenia elastycznego czasu pracy. Oto krótka, ale istotna lista.
- Poprawa efektywności pracowników (mogą wybrać takie godziny pracy, w których pracuje im się najlepiej).
- na systemie korzysta także employer branding, ponieważ pracodawca zyskuje reputację firmy przyjaznej pracownikom, co może przyciągać talenty.
- z elastyczności niełatwo się rezygnuje, więc sama w sobie może być czynnikiem, który pozytywnie wpłynie na retencję pracowników i obniżenie poziomu rotacji.
Jak każdy medal, ten także ma dwie strony. Dlatego, aby zachować obiektywność, przyjrzyjmy się minusom.
Główne wyzwania wynikające z elastycznego czasu pracy
Wdrożenie elastycznego czasu pracy wiąże się również z pewnymi wyzwaniami. A do tych należą:
- samodyscyplina – nie każdy ma predyspozycje do dobrego zarządzania czasem. Ponadto godziny pracy zespołów mogą różnić się od godzin pracy managerów. Pracownicy muszą czuć odpowiedzialność za swoje zadania, nawet jeśli bezpośredniego przełożonego nie ma właśnie w pracy;
- kolejnym niełatwym punktem na liście może okazać się organizacja pracy, a konkretnie – trudności w organizowaniu spotkań i zadań zespołowych. Pracodawcy muszą dostosować systemy komunikacji i zarządzania projektami, aby umożliwić efektywną współpracę. Dobrą praktyką jest wyznaczenie stałych godzin spotkań tak, aby cały zespół na pewno był w tym czasie dostępny;
- zarządzanie – elastyczny system czasu pracy rodzi konieczność dostosowania systemów zarządzania, aby czuwać nad czasem pracy.
Nie każdy zespół jest gotowy na elastyczny czas pracy, dlatego przed jego wprowadzeniem przemyśl dobrze wszelkie za i przeciw.
Po czym poznać, że organizacja jest gotowa na zmianę systemu na elastyczny?
Przede wszystkim firmowa kultura pracy powinna wspierać autonomię pracowników i zaufanie do ich umiejętności samodzielnego zarządzania czasem. Warto ocenić, czy pracownicy i menedżerowie są otwarci na nowe formy organizacji pracy. Przeprowadzenie ankiet lub rozmów pomoże Ci to określić.
Ważne jest również techniczne przygotowanie do zmian. Czy firmowe systemy są gotowe na rejestrację elastycznych godzin pracy? Wbrew pozorom to kwestia techniczna, której wprowadzenie może nastręczać trudności.
Oceń, w jaki sposób elastyczny czas pracy wpłynie na realizację firmowych projektów. Zidentyfikowanie przeszkód pozwoli Ci opracować strategie ich przezwyciężania, na przykład ustalenie stałych godzin pracy dla kluczowych spotkań.
Inne sposoby na motywowanie zespołu i wychodzenie w kierunku zaspokajania ich potrzeb
Być może elastyczny czas pracy nie jest najlepszym rozwiązaniem na ten moment. Czy to oznacza, że sposób na motywację pracowników nie istnieje? Nic bardziej mylnego! Asortyment benefitów, z których może skorzystać pracodawca, jest naprawdę szeroki.
Sprawdź też: Benefity pracownicze – czym są? Rodzaje benefitów
Dobrze sprawdza się otwarta kultura feedbacku, a także jasno określone ścieżki rozwoju i regularne szkolenia. Dzięki temu pracownicy widzą, że firma inwestuje w ich rozwój i liczy się z ich zdaniem.
Niezwykle doceniane są też wspierające życie prywatne benefity. Jeśli przy tym stanowią ulgę dla domowych finansów, oznacza to strzał w dziesiątkę! Przykładem takiego skutecznego związania są karty lunchowe i podarunkowe. Te pierwsze umożliwiają zjedzenie ciepłego posiłku w pracy lub zakup niezbędnych produktów spożywczych. Te drugie są równie chętnie wykorzystywane – reperują domowy budżet, a także sprawiają, że przyjemności (takie jak np. wyjście do SPA) są w zasięgu ręki. Dlatego, jeśli chcesz docenić i zmotywować pracowników benefitem, który jest możliwie uniwersalny, karty przedpłacone wydają się najlepszym możliwym wyborem.