O tym, że praca zdalna jest możliwa w naprawdę wielu przypadkach, zorientowaliśmy się, gdy powstała realna potrzeba, aby zostać w domu. Z czasem jednak elastyczna forma ustaleń między pracodawcami i pracownikami musiała zostać uregulowana przez prawo. Od 2023 roku „praca zdalna” i „praca hybrydowa” jest obecna w kodeksie pracy i wiąże się z szeregiem regulacji, które powinni znać zarówno pracownicy, jak i pracodawcy. Przedstawimy je pokrótce.
Praca zdalna – nowe prawo pracownika
Choć nowelizacja kodeksu pracy w sprawie pracy zdalnej weszła w życie 7 kwietnia 2023 roku, to praca poza siedzibą firmy nie jest niczym nowym. Wcześniej regulacje w tej kwestii zawarte były pod archaicznie brzmiącym pojęciem „telepracy”. Zdecydowanie nie zaspokajały jednak potrzeb, które wymuszała nowa rzeczywistość.
W trakcie pandemii dodatkowe regulacje wprowadzał art. 3 tzw. ustawy covidowej (Dz.U. z 2020 r. poz. 1842, z późn. zm.), jednak te przepisy nie mogły być utrzymane po tym, jak minął stan zagrożenia epidemią. Okazało się jednak, że system pracy zdalnej i/lub hybrydowej sprawdził się w większości firm, dlatego należało te kwestie uporządkować nowelizacją prawa pracy.
Zmiana przepisów o pracy zdalnej
Najistotniejszą zmianą w prawie jest wprowadzenie do przepisów definicji tego, czym jest praca zdalna. Kodeks pracy określa, że polega ona na „wykonywaniu pracy całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika (w tym pod adresem zamieszkania pracownika) i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą” [1]. Oznacza to, że w takim przypadku nie firma, a pracownik wskazuje miejsce, w którym wykona swoje obowiązki.
Wprowadzenie nowych przepisów było szczególnie istotne dla pracowników biurowych, których obecność w firmie nie jest zazwyczaj konieczna. Dzięki zmianie mogą oni zawnioskować o możliwość pracy zdalnej lub hybrydowej, a w niektórych przypadkach pracodawca nie może odmówić, jeśli wykonanie obowiązków jest możliwe zdalnie.
Taka sytuacja dotyczy kobiet w ciąży, rodziców dzieci do 4 roku życia (a także starszych, jeśli cierpią na nieuleczalne choroby, mają orzeczenie o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju lub kształcenia specjalnego) oraz osób opiekujących się niepełnosprawnymi. Praca zdalna dla rodziców, kobiety w ciąży lub opiekuna osoby z niepełnosprawnością musi być przyznana, chyba że charakter obowiązków nie pozwala na ich wykonywanie zdalnie.
W większych firmach praca zdalna powinna być uregulowana przepisami wewnętrznymi – może być to porozumienie wewnątrzzakładowe lub regulamin pracy zdalnej. W mniejszych tego typu informacje mogą być zawarte w porozumieniu z pracownikiem lub wpisane do umowy o pracę. W dokumentach powinna zostać zawarta m.in. informacja na temat tego, jakie grupy pracowników mogą pracować zdalnie, refundacji kosztów pracy zdalnej (np. ekwiwalentu za energię i dostęp do internetu), sposobu komunikacji, przestrzegania zasad BHP, sposobu kontroli pracy, przechowywania sprzętu, przestrzegania RODO itp.
Okazjonalna praca zdalna – co to takiego?
Poza pojęciem praca zdalna, ustawa wprowadza także termin „praca zdalna okazjonalna”. Jest to możliwość wykonywania obowiązków z domu do 24 dni w roku, na wniosek pracownika. Co istotne, okazjonalna praca zdalna jest świadczeniem, które ma ułatwić pracownikowi elastyczne podejście do zadań i nie należy jej mylić z sytuacją, gdy to pracodawca wysyła go na home office. Taka możliwość także istnieje, jednak musi być wyraźnie uzasadniona, np. w przypadku wystąpienia pandemii lub z powodu sytuacji w firmie (np. awarii w budynku przedsiębiorstwa, która uniemożliwia bezpieczne korzystanie z siedziby).
Wniosek o pracę zdalną – jak napisać?
Pracownik, który chciałby pracować poza siedzibą firmy okresowo lub na stałe, ma obowiązek złożyć wniosek o pracę zdalną. Ustawodawca nie określa, jak miałby on wyglądać. Powinien jednak zawierać elementy typowe dla dokumentu przekazywanego do działu kadr – dane osobowe wraz ze stanowiskiem, podstawę prawną (w tym przypadku art. 67(19) § 2 kp), określenie miejsca, gdzie pracownik chce wykonywać swoje obowiązki (np. adres zamieszkania, jeśli będzie to praca zdalna z domu). Dobrze, aby znalazło się w nim oświadczenie, iż panują tam warunki do wykonywania zadań zgodnie z przepisami BHP.
Praca hybrydowa a praca zdalna
Praca zdalna nie zawsze odbywa się w 100% w takiej formie. Niekiedy pracownicy część tygodnia spędzają w biurze, a pozostałe dni – w uzgodnionym z pracodawcą miejscem poza siedzibą. Takie rozwiązanie nazywamy pracą hybrydową. Jest to stan, który może być korzystny dla pracodawcy, bo może on np. zmniejszyć koszt wynajmowania powierzchni biurowej. W obliczu tego, że coraz popularniejsza jest praca zdalna, przepisy nie nakazują utrzymywania biura dla całego zespołu. Część firm korzysta z tego faktu i pracownicy pojawiają się w firmie rotacyjnie, zgodnie z zaplanowanym grafikiem.
Dodatek za pracę zdalną – komu przysługuje?
Potocznie nazywane „dodatkami za pracę zdalną” są ekwiwalenty, które pokrywają koszty poniesionej energii oraz dostępu do internetu. Pracodawcy mogą rozliczać je zgodnie z zużyciem lub ryczałtowo. W przypadku pracy biurowej wynoszą one zazwyczaj 60-120 zł miesięcznie, w zależności od ilości dni spędzanych poza siedzibą firmy.
Benefity dla pracowników zdalnych i hybrydowych
Praca zdalna i hybrydowa, poza szeregiem zalet związanych z możliwością elastycznego podejścia do obowiązków, ma swoje wady. Utrudniony jest m.in. team building, a niektóre benefity są niemożliwe do zrealizowania (np. skorzystanie z firmowej stołówki czy tzw. owocowe czwartki).
Dlatego warto wykorzystać elastyczne benefity pracownicze, takie jak karty lunchowe Edenred. Z naszym rozwiązaniem praca poza siedzibą firmy nie stanie na przeszkodzie do wykorzystania w pełni benefitów przez pracownika. Taki benefit jest uniwersalny i sprawiedliwy – pozwala korzystać z benefitu żywieniowego zarówno osobom pracującym w biurze, jak i w terenie czy pracownikom zdalnym.
Źródło:
[1] https://www.gov.pl/web/rodzina/praca-zdalna