Posiłki profilaktyczne dla pracowników to temat, który prowokuje pytania, a czasem tworzy niedopowiedzenia. Rozprawmy się z nimi raz na zawsze! Jeśli masz wątpliwości dotyczące tego, którym pracownikom powinieneś wydać obiad w trakcie pracy, ten artykuł powstał dla Ciebie.
Czym są posiłki profilaktyczne dla pracowników?
Wyobraź sobie, że jest zima. Pracujesz na dworze, ale temperatura nie rozpieszcza – jest -5°C. W takich warunkach energia szybko ucieka i po kilku godzinach zaczynasz marzyć o ciepłym obiedzie, ale do dyspozycji masz tylko kanapki, które zdążyłeś uszykować sobie przed pracą…
Posiłki profilaktyczne są ustawowym obowiązkiem pracodawców, których pracownicy pełnią obowiązki w wyjątkowo wymagających warunkach. Wydawane są zazwyczaj w formie gorącego dania, którego wartość kaloryczna wynosi około 1000 kcal. Posiłek profilaktyczny dla pracowników powinien mieć zawierać około:
- 50-55% węglowodanów,
- 30-35% tłuszczów,
- 15% białka.
Taki obiad (ponieważ zazwyczaj jest to obiad) powinien być wydany w czasie przerwy, czyli zazwyczaj po 3-4 godzinach pracy.
Po co są posiłki profilaktyczne?
Poza spełnieniem ustawowego obowiązku pracodawca zapewniający zespołom posiłki profilaktyczne (nazywane także regeneracyjnymi) przyczynia się do wzrostu ich wydajności i samopoczucia. Na liście korzyści, których doświadczają posileni pracownicy, znajduje się m.in.:
- łatwiejsze utrzymanie koncentracji,
- redukcja zmęczenia,
- poprawa dobrostanu.
Dlatego posiłki profilaktyczne mogą być częścią szerszej polityki zdrowotnej w organizacji. A w tę warto inwestować, ponieważ według danych GUS [1], w samym 2023 roku wydanych zostało 23,7 mln zwolnień chorobowych, co przełożyło się na łącznie 273,5 mln dni nieobecności w pracy. W 2022 roku pracodawcy wydali łącznie ponad 11 mld złotych [2] na wynagrodzenia chorobowe.
Wniosek jest prosty – chcesz, aby Twoi pracownicy byli obecni w pracy? Pomóż im zadbać o zdrowie! Będzie to tańsze niż absencje chorobowe. A na pewno zdecydowanie efektywniejsze.
Jakie przepisy regulują dostęp do posiłków profilaktycznych?
Informacje na ten temat znajdziesz w Kodeksie pracy (art. 232). Szczegółowe wytyczne zawarte są w rozporządzeniu w sprawie posiłków profilaktycznych, którego oficjalna nazwa to „Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 28 maja 1996 roku”.
Kodeks pracy a posiłki profilaktyczne
Zgodnie z art. 232 Kodeksu pracy, pracodawca ma obowiązek zapewnienia posiłków profilaktycznych pracownikom wykonującym prace w warunkach szczególnie uciążliwych.
Pracodawcy są zobowiązani do przestrzegania norm dotyczących jakości żywności oraz jej bezpieczeństwa. Każdy posiłek powinien być przygotowany zgodnie z zasadami higieny, w odpowiednich warunkach sanitarnych.
Rozporządzenie w sprawie posiłków profilaktycznych i napojów
Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 28 maja 1996 roku reguluje dokładnie, którzy pracownicy powinni mieć dostęp do posiłków profilaktycznych oraz opisuje normy dotyczące kaloryczności i składu.
Komu przysługują posiłki profilaktyczne?
Posiłki profilaktyczne dla pracowników przysługują tym osobom, które wykonują prace związane z intensywnym wysiłkiem fizycznym lub w trudnych warunkach atmosferycznych. Do tych należą prace:
- związane z aktywnością fizyczną, która w trakcie zmiany roboczej prowadzi do efektywnego wydatku energetycznego przekraczającego 2000 kcal (8374 kJ) u mężczyzn oraz 1100 kcal (4605 kJ) u kobiet;
- związane z aktywnością fizyczną, która w ciągu zmiany roboczej generuje efektywny wydatek energetyczny powyżej 1500 kcal (6280 kJ) u mężczyzn i ponad 1000 kcal (4187 kJ) u kobiet, wykonywane w zamkniętych pomieszczeniach, gdzie ze względów technologicznych temperatura jest stale utrzymywana poniżej 10°C lub wskaźnik obciążenia termicznego (WBGT) przekracza 25°C;
- związane z aktywnością fizyczną, która w trakcie zmiany roboczej skutkuje wydatkiem energetycznym powyżej 1500 kcal (6280 kJ) u mężczyzn i ponad 1000 kcal (4187 kJ) u kobiet, realizowane na otwartej przestrzeni w okresie zimowym, który trwa od 1 listopada do 31 marca;
- wykonywane pod ziemią.
Prawo do posiłków profilaktycznych przysługuje również podczas usuwania skutków klęsk żywiołowych i innych zdarzeń losowych. W takich przypadkach pracodawca powinien zapewnić odpowiednią ilość posiłków dla wszystkich pracowników zaangażowanych w akcję ratunkową.
Napoje profilaktyczne
Co ciekawe, pracodawca jest zobowiązany także do zapewnienia napojów profilaktycznych. Te należą się osobom pracującym:
- w warunkach gorącego mikroklimatu, gdzie wskaźnik obciążenia termicznego (WBGT) przekracza 25°C;
- w zimnym mikroklimacie, gdzie wskaźnik siły chłodzącej powietrza (WCI) jest wyższy niż 1000;
- podczas pracy na otwartej przestrzeni, gdy temperatura otoczenia jest poniżej 10 °C lub powyżej 25 °C;
- przy wykonywaniu prac wymagających dużego wysiłku fizycznego, skutkującego wydatkiem energetycznym przekraczającym 1500 kcal (6280 kJ) u mężczyzn i 1000 kcal (4187 kJ) u kobiet;
- na stanowiskach, gdzie temperatura spowodowana warunkami atmosferycznymi przekracza 28°C.
Pracodawca jest zobowiązany dostarczyć napoje w ilości wystarczającej do zaspokojenia potrzeb pracowników. Powinny być odpowiednio zimne lub gorące, w zależności od warunków pracy. W niektórych przypadkach, określonych w ust. 1 pkt 1 (Dz.U. z 1996 r., Nr 60, poz. 279 ze zm.), napoje powinny być wzbogacone w sole mineralne i witaminy.
Jak zapewnić posiłki profilaktyczne?
Pracodawcy mogą wydawać posiłki w firmie. Najczęściej robią to w formie gorącego dania serwowanego w stołówce zakładowej lub innym wyznaczonym miejscu. Jednak nie wszystkie organizacje mają umożliwiającą to infrastrukturę. W końcu utrzymanie stołówki i jej pracowników kosztuje!
Na szczęście opcji jest jeszcze kilka na dofinansowanie posiłków dla pracowników.
Pracownicy mogą korzystać z usług lokalnych restauracji lub barów szybkiej obsługi, z którymi organizacja podpisze stosowną umowę. Kolejną możliwością jest dostarczenie składników potrzebnych do przygotowania posiłków przez pracowników.
Jednak najłatwiejsze będzie wręczenie bonów lub kart na posiłki profilaktyczne, które pracownicy wykorzystają w wybranych przez siebie punktach gastronomicznych lub w sklepach.
Jak się rozlicza posiłki profilaktyczne?
Zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych, wartość:
- posiłków oraz napojów przekazywanych pracownikom,
- bonów, talonów, kuponów uprawniających do nabycia posiłków.
może być zwolniona z opodatkowania, pod warunkiem że pracodawca nie ma możliwości bezpośredniego wydania tych świadczeń. Mimo że w takiej sytuacji wartość świadczeń stanowi przychód ze stosunku pracy, to jednak skorzystanie ze zwolnień przewidzianych w przepisach jest możliwe. Innymi słowy: pracodawca nie musi odprowadzać zaliczek na podatek dochodowy.
Karty na posiłki umożliwiające pracownikom zakup żywności w wybranych punktach, również podlegają ulgom podatkowym. Zgodnie z interpretacją Krajowej Administracji Skarbowej z 7 marca 2023 roku, wartość takich kart jest traktowana jako przychód, który korzysta ze zwolnienia podatkowego. Pracodawcy nie mają obowiązku weryfikacji sposobu realizacji świadczeń, co upraszcza proces ich rozliczania.
Zwolnienie benefitów żywieniowych z ZUS
Od 1 września 2023 roku wzrosła kwota zwolnienia ze składek ZUS na finansowanie posiłków dla pracowników – z 300 zł do 450 zł miesięcznie. Ta wartość dotyczy posiłków udostępnianych w formie rzeczowej oraz bonów i kuponów uprawniających do nabycia posiłków w placówkach gastronomicznych.
Jeśli chcesz uniknąć konfliktu między grupą pracowników, której przysługują posiłki profilaktyczne a pozostałymi, dobrym pomysłem może być wprowadzenie benefitów żywieniowych dla całej firmy.
Posiłki profilaktyczne – podsumowanie
Posiłki profilaktyczne są obowiązkiem wynikającym z prawa i… nie tylko. To element, który można z powodzeniem wykorzystać, planując działania tworzące kulturę organizacji. Pracodawcy, którzy inwestują w zdrowe odżywianie swoich pracowników, pokazują, że zależy im na ich dobrostanie. Wspólne jedzenie jest zakorzenione w naszej kulturze i warto podkreślić to, promując kulturę lunchową. To może być miły przerywnik w środku dnia.
Nie zapominajmy, że wspólne posiłki mogą stać się doskonałą okazją do integracji zespołu. Wspólne chwile przy stole sprzyjają budowaniu relacji i pozytywnej atmosfery w pracy.
Inwestycja w posiłki pracowników – profilaktyczne i te wydawane w ramach benefitu pracowniczego – zwróci się w postaci zwiększonej siły nabywczej zatrudnionych i poprawę dobrostanu. I fizycznego, i finansowego. A to sprawia, że benefity żywieniowe mogą stać się silnym punktem w programie świadczeń pracowniczych.
Źródła
- Raport Absencja chorobowa w 2023 r.,https://www.zus.pl/documents/10182/39590/Absencja+chorobowa_raport_2023+.pdf/9be10057-0b2b-74f5-d397-2de1eefb1259?t=1710850664000
https://www.prawo.pl/kadry/zwolnienia-lekarskie-ile-placa-pracodawcy-i-zus,520317.html
