Pierwszy dzień w pracy – te słowa potrafią przywołać miłe wspomnienia lub przyprawić o gęsią skórkę. Co zrobić, aby uniknąć drugiego scenariusza? Zaplanować onboarding. Dobrze przeprowadzony obniża poziom stresu, zwiększa satysfakcję nowych pracowników, pozytywnie wpływa na employee experience i zwiększa szansę na przedłużenie współpracy po zakończeniu okresu próbnego. W tym artykule rozjaśnimy kwestie dotyczące efektywnego wdrożenia pracowników.
Onboarding – co to i dlaczego jest ważny?
Po polsku onboarding możemy przetłumaczyć jako wdrożenie, czyli wprowadzenie pracownika do jego zadań, obowiązków, kultury i wartości panujących w organizacji. Ten proces jest fundamentem dla długotrwałej współpracy i wzajemnego zrozumienia między pracownikiem a firmą. Jak go przeprowadzić, aby fundament był naprawdę solidny?
Według 51% pracodawców wdrożenie w ich firmach trwa około 7 dni. Jak podkreśla Maja Gojtowska, autorka książki „Onboarding pracowników. Aby początek nie był końcem”, to zdecydowanie za mało na skuteczny onboarding. Proces nie powinien się sprowadzać do pokazania miejsca pracy i niezbędnych szkoleń BHP choćby dlatego, że rola pracownika wykracza daleko poza te obszary.
Wdrożenie pracowników a rotacja i doświadczenia pracownika
Najwięcej pracowników odchodzi z firmy w ciągu pierwszych miesięcy po zatrudnieniu, 20% robi to w ciągu pierwszych 45 dni. Jeśli pojawia się rozdźwięk między wyobrażeniem a rzeczywistością, to wtedy wybrzmiewa najmocniej. Dobrze przeprowadzony onboarding pozwala uszczelnić retencję talentów aż o 82%.
W czasie wdrożenia nowa osoba dopiero uczy się funkcjonować w nowym otoczeniu. Poznaje nie tylko kolegów z zespołu, systemy i procedury, ale przede wszystkim uczy się nowej roli, a to wymaga czasu. Ustandaryzowany proces wdrożenia pozwala zwiększyć produktywność pracowników nawet o 62%.
Wdrożenie jest ważne także pod względem doświadczeń pracownika. Kiedy czuje się mile widziany, chciany i zaopiekowany, jego zaangażowanie rośnie. A poczucie bezpieczeństwa wynikające ze świadomości, że ma przestrzeń na naukę, jest bezcenne.
Ile trwa wdrożenie nowego pracownika?
Na to pytanie trudno udzielić jednoznacznej odpowiedzi, ponieważ długość wdrożenia zależy od stopnia skomplikowania roli oraz struktury organizacji. Wiemy jednak na pewno, że dzień czy dwa to zdecydowanie za mało na efektywne wdrożenie.
Wdrożenie powinno być rozłożone w czasie. Zasypanie nowej osoby ogromną dawką informacji w ciągu pierwszych dwóch dni (spotkania z managerami, przedstawicielami zespołów, szkolenia, procedury) może wydawać się niezbędne, ale jest przede wszystkim nieefektywne. Ludzki mózg ma ograniczone możliwości percepcyjne, dlatego rozłożenie dużego pakietu informacji na mniejsze części może przynieść zdecydowanie większe korzyści.
Plan wdrożenia nowego pracownika – przykład i instrukcja
Jak wspomnieliśmy, dobrze przeprowadzony (czyli ustandaryzowany) onboarding ma pozytywny wpływ na zmniejszenie retencji pracowników. Jak go zaprojektować, od czego zacząć? Najlepiej wyjść od określania konkretnego celu (lub celów) onboardingu i stworzenie checklisty zadań, które do niego doprowadzą.
Warto, aby pierwszym punktem onboardingu stał się… pre-onboarding, czyli działania, które zostają podjęte jeszcze przed zjawieniem się nowej osoby w firmie. Przykładem dobrych praktyk jest wysłanie maila powitalnego i wytłumaczenie, jak będzie przebiegał pierwszy dzień w organizacji. W wiadomości można załączyć mapkę dojazdu do biura, opowiedzieć, kto będzie czekał lub kto wyda pracownikowi karty dostępu. Podanie telefonu kontaktowego to również dobry pomysł.
Co, poza pre-onboardingiem, może znaleźć się w procedurze wdrożeniowej? Warto uwzględnić elementy takie, jak:
- harmonogram spotkań z kluczowymi osobami w firmie,
- szkolenia z narzędzi i procedur,
- uwzględnienie czasu na samodzielne zadania (i instrukcje do ich wykonania), które pozwolą nowemu pracownikowi na lepsze zrozumienie swojej roli w organizacji,
- kontakty do osób, których pomoc może okazać się potrzebna na danym etapie,
- terminy sesji feedbackowych, w trakcie których pracownik będzie miał szansę usłyszeć informację zwrotną o swoich postępach oraz wyrazić swoje odczucia dotyczące dotychczasowych doświadczeń w firmie,
- rozpisana rola ewentualnego buddy’ego lub mentora, czyli osoby odpowiedzialnej za wdrożenie nowej osoby do roli,
- terminy, w których powinny zostać ukończone poszczególne etapy.
Równie ważne jak sama procedura jest jej egzekwowanie, zwłaszcza jeśli ustrukturyzowany onboarding jest nowym procesem w firmie. Na tym etapie szczególnie istotne są sesje feedbackowe, ponieważ na ich podstawie można optymalizować i usprawniać proces tak, aby jak najlepiej służył organizacji.
Czy podczas onboardingu pracownik dowiaduje się o benefitach?
Benefity to mocny element employer brandingu, dlatego w czasie wdrożenia nie powinno ich zabraknąć. Jeśli pracownik ma możliwość korzystania z danego świadczenia pierwszy raz, najprawdopodobniej będzie miał pytania.
Dobrą praktyką onboardingową jest nie tylko opowiedzenie o wymaganiach dotyczących roli oraz strukturze organizacji, ale także wdrożenie w korzystanie ze świadczeń pozapłacowych. Ten element bywa oszczędnie komunikowany w trakcie rekrutacji i pomijany podczas onboardingu, a przecież to świetna okazja, aby opowiedzieć pracownikowi o tym, w jaki sposób firma chce go docenić i jak z tego skorzystać.
Jak przedstawić benefity podczas onboardingu? Przykład
Jeśli Twoja firma oferuje na przykład kartę lunchową, warto opowiedzieć pracownikowi:
- czym jest taka karta i gdzie ją znajdzie – czy otrzyma ją w formie fizycznej czy wirtualnej,
- na jaką kwotę doładowana jest karta,
- gdzie sprawdzić, w jakich punktach może ją wykorzystać,
- poinformować pracownika, w jaki sposób informacja o karcie jest ujęta na jego pasku płacowym
- o zwyczajach dotyczących przerwy na posiłek w pracy (np. o czasie jej trwania).
Uwzględnij w programie onboardingowym obiad z nowym pracownikiem – dzięki temu doświadczy kultury lunchowej osobiście, będzie miał czas na sprawdzenie, jak działa dany benefit, a przy okazji dowie się czegoś o kulturze Twojej organizacji.
Pamiętaj, że to, jak długo pracownik zostanie w firmie, zależy od wielu czynników, ale jednym z najważniejszych jest właśnie onboarding. Odpowiednie zarządzenie tym obszarem skutecznie zwiększa szansę na długą, owocną współpracę.