Co można sfinansować z funduszu w 2025 roku? Jakie będą odpisy? I jak je w ogóle poprawnie wyliczyć? Jeśli zadajesz sobie te pytania, spokojnie! W tym artykule przeprowadzimy Cię krok po kroku przez najważniejsze zmiany, wyliczenia i dobre praktyki. A przy okazji podpowiemy, jak nie pogubić się w przepisach i ułatwić sobie życie.
Czym jest ZFŚS?
Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych (ZFŚS) to specjalny fundusz tworzony przez pracodawców w celu finansowania różnego rodzaju świadczeń i pomocy dla pracowników. Fundusz nie służy do wypłaty pensji, ale dofinansowuje np. wypoczynek, paczki świąteczne, zapomogi, niektóre benefity czy bilety na wydarzenia kulturalne.
Jeśli chcesz poznać więcej szczegółów, sprawdź nasz przewodnik: ZFŚS – czym jest i jak działa?
Odpis na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych – czym jest?
Podstawą działania ZFŚS jest ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 998 z późn. zm.). To właśnie ona określa, kiedy należy utworzyć fundusz, jak go zasilać i w jaki sposób rozdysponowywać zgromadzone środki. Zasady jego naliczania i wydatkowania znajdziesz w artykułach od 3 do 10 tej ustawy.
A czym jest sam odpis na ZFSŚ? To kwota, którą firma zasila fundusz. Jej wysokość jest powiązana z przeciętnym wynagrodzeniem w gospodarce narodowej. Dlatego szczegóły co roku ogłasza Prezes Głównego Urzędu Statystycznego (GUS).
Kto musi utworzyć ZFŚS?
Ustawodawca nie nakłada tego obowiązku na wszystkich. Fundusz muszą utworzyć:
- pracodawcy zatrudniający co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty (art. 3 ust. 1),
- wszystkie jednostki budżetowe i samorządowe — niezależnie od liczby pracowników (art. 3 ust. 2).
Dla mikroprzedsiębiorstw, czyli firm zatrudniających mniej niż 50 osób, utworzenie funduszu jest dobrowolne.
Jak się oblicza odpis na ZFŚS w 2025 roku?
Wysokość odpisu na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych w 2025 roku ustalamy na podstawie przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego brutto w gospodarce narodowej, zgodnie z art. 5 ust. 2 ustawy o ZFŚS. Przepisy wskazują, że należy przyjąć wyższą z dwóch wartości:
- przeciętne wynagrodzenie w całym 2024 roku,
- przeciętne wynagrodzenie z drugiego półrocza 2024 roku.
Zgodnie z komunikatem Prezesa GUS z 19 lutego 2025 r. te kwoty wynoszą:
- dla całego 2024 roku: 7 140,52 zł,
- dla II półrocza 2024 roku: 7 262,39 zł.
Ponieważ wyższa jest kwota z II półrocza, to właśnie 7 262,39 zł jest podstawą do naliczania odpisu na ZFŚS w 2025 roku. Liczby, które Cię interesują, wyglądają następująco:
- odpis podstawowy (37,5% podstawy) = 7 262,39 zł × 37,5% = 2 723,40 zł,
- odpis podwyższony dla pracowników wykonujących pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze (50%) = 7 262,39 zł × 50% = 3 631,20 zł,
- odpis dla pracowników młodocianych:
- I rok nauki (5%) = 363,12 zł,
- II rok nauki (6%) = 435,74 zł,
- III rok nauki (7%) = 508,37 zł.
Dużo do zapamiętania, prawda? W większych organizacjach trudno policzyć wszystko „z głowy”. Dlatego przy planowaniu budżetu warto sięgnąć po kalkulator odpisu na ZFŚS . Pozwoli:
- szybko uwzględnić aktualną strukturę zatrudnienia,
- policzyć odpisy dla wszystkich grup,
- przeprowadzić symulacje na potrzeby planowania finansowego.
Dzięki temu sprawnie ustalisz budżet i unikniesz błędów.
Po co jest ZFŚS?
Głównym zadaniem Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych jest wspieranie pracowników w zakresie szeroko pojętej działalności socjalnej. To oznacza, że fundusz ma łagodzić skutki trudniejszej sytuacji materialnej lub po prostu ułatwiać codzienne życie pracowników i ich rodzin.
Dobrze używany ZFŚS to narzędzie budujące relacje w firmie. Dzięki niemu można stworzyć program benefitów szyty na miarę — dostosowany do faktycznych potrzeb i oczekiwań zespołu.
Jakie benefity można rozliczać z ZFŚS w 2025 roku?
Katalog świadczeń, które można sfinansować z ZFŚS, nie jest nieograniczony. Ustawa precyzyjnie wskazuje, że środki muszą służyć finansowaniu działalności socjalnej i być przyznawane z uwzględnieniem sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej pracowników (tzw. kryterium socjalne).
Zgodnie z przepisami oraz dobrą praktyką w 2025 r. środki z funduszu mogą zostać przeznaczone m.in. na:
- dofinansowanie wypoczynku pracowników i ich rodzin — w tym popularne „wczasy pod gruszą”,
- pomoc materialną – zapomogi pieniężne lub rzeczowe w sytuacjach losowych,
- imprezy integracyjne – pikniki, spotkania świąteczne, jubileusze,
- kulturę, sport i rekreację – bilety do kina, teatru, karnety sportowe, wyjazdy integracyjne,
- benefity żywnościowe – np. w postaci kart lunchowych,
- pożyczki mieszkaniowe – na preferencyjnych warunkach.
Środki z ZFŚS mogą również wspierać codzienność pracowników poprzez finansowanie posiłków. To rozwiązanie staje się coraz popularniejsze, zwłaszcza w dużych i średnich firmach. Taki benefit odciąża domowy budżet i uwalnia czas, w dodatku stanowi ciekawą alternatywę lub uzupełnienie dla klasycznych świadczeń typu wczasy pod gruszą.
Na koniec – wskazówka dla działów HR
Zasady korzystania ze środków ZFŚS muszą być opisane w regulaminie funduszu. To wymóg prawny i duże ułatwienie w codziennej pracy. Regulamin określa:
- jakie świadczenia oferuje firma,
- jak wygląda procedura ich przyznawania,
- jakie kryteria decydują o ich wysokości.
Dobrze przygotowany regulamin to podstawa bezpiecznego i efektywnego zarządzania funduszem.
Powodzenia!