Pracodawcy, którzy dbają o zadowolenie i lojalność pracowników, często decydują się na atrakcyjne świadczenia pozapłacowe. Wręczenie tego typu benefitów stanowi jeden z elementów kultury well-beingowej firmy oraz zalicza się do działań z zakresu employer brandingu. Wielu przedsiębiorców decyduje się na bony dla pracowników ze środków obrotowych lub ZFŚS. Te dwa źródła finansowania nieco się od siebie różnią.
Jakie bony są najczęściej oferowane przez firmy?
Bony dla pracowników to sprawdzony sposób na zwiększenie motywacji i zaangażowania podwładnych, szczególnie w czasach nowej rzeczywistości. I właśnie teraz przedsiębiorstwa nie powinny z nich rezygnować. Największą popularnością cieszą się trzy rodzaje benefitów – bony podarunkowe, żywieniowe oraz premiowe.
Najbardziej popularne są bony podarunkowe (np. towarowe lub świąteczne) stanowiące rodzaj prezentu dla pracownika. Zazwyczaj są one oznaczone konkretnym nominałem, który określa kwotę do wykorzystania (np. 100 zł). Można zrealizować je w określonym czasie – zwykle jest to około pół roku, dokonując płatności za zakupy bez możliwości otrzymania reszty z przeprowadzonej transakcji. Co istotne, takie tradycyjne bony podarunkowe można wykorzystać tylko w wybranych punktach handlowych. Alternatywą dla tego typu rozwiązania są więc przedpłacone karty podarunkowe zapewniające o wiele większą elastyczność.
Wielu pracodawców proponuje w swojej firmie żywieniowe bony dla pracowników. Można nimi opłacić posiłki przysługujące osobom zatrudnionym w szczególnie uciążliwych warunkach lub zwykły lunch. Taki benefit pozapłacowy uprawnia do zakupu artykułów spożywczych w sklepie lub posiłku w wybranym punkcie gastronomicznym. W przeszłości stosowano papierowe bony żywieniowe, będące formą kuponu, który wymienia się na jedzenie. Obecnie popularność zyskują nowoczesne karty lunchowe, charakteryzujące się dużą funkcjonalnością i elastycznością wykorzystania – zarówno w firmie, jak i podczas wykonywania pracy na home office (możliwe jest opłacanie zamówień online). Tego typu dodatek do pensji to wyraz troski o zdrowie i poczucie zadowolenia podwładnych (well-being) oraz wymiernych korzyści dla firmy. Co istotne, pracodawcy dofinansowujący posiłki pracownika na kwotę do 190 zł miesięcznie mogą liczyć na oszczędności z ZUS-u w wymiarze 462 zł na każdą osobę.
Szczególnym rodzajem są bony premiowe. Stanowią one element wsparcia sprzedaży lub programu lojalnościowego. Przyznaje się je w celu budowania pozytywnych relacji z odbiorcami oraz podtrzymania sprzedaży w firmie. Tradycyjne bony przyznawane były w formie papierowej (za każdym razem należało wręczyć osobny bonus), obecnie jednak wypierają je karty premiowe, które mogą być zasilone dowolną kwotą i doładowane w wybranym przez firmę momencie.
Bony dla pracowników ze środków obrotowych i ZFŚS – co warto wiedzieć?
Benefity pozapłacowe mogą mieć różne źródła finansowania. Jednym z rozwiązań są tradycyjne bony dla pracowników ze środków obrotowych. Zgodnie z przepisami stanowią one przychód pracownika wynikający ze stosunku pracy i jako takie podlegają podatkowi dochodowemu w wysokości 17% lub 32%, bez względu na ich wartość. Dochodzi również do ich pełnego oskładkowania. Wartość bonów dla pracowników ze środków obrotowych zwiększa więc podstawę składek na ubezpieczenia społeczne oraz ubezpieczenie zdrowotne. Na koniec roku należy wykazać to w PIT-11. Co ważne, bony dla pracowników ze środków obrotowych można potraktować jako koszty uzyskania przychodu.
Bony dla pracowników finansuje się też ze środków ZFŚS. W tym przypadku są one w całości zwolnione ze składek ZUS, bez względu na ich wartość. Muszą jednak stanowić pomoc socjalną oraz zostać przyznane zgodnie z regulaminem ZFŚS. Co ważne, bony towarowe są objęte podatkiem dochodowym. Choć prawo dopuszcza zwolnienie z niego do kwoty 380 zł w danym roku podatkowym, dotyczy to wyłącznie świadczeń rzeczowych, do których nie zaliczają się bony, talony i inne znaki, które można wymienić na towary lub usługi.
Bony dla pracowników ze środków obrotowych lub ZFŚS czy karty – co jest lepszym wyborem?
Zamiast klasycznych bonów dla pracowników coraz częściej stosuje się przedpłacone karty. Ich wybór może być o wiele bardziej opłacalny, również pod kątem finansowym. Tego typu świadczenia podarunkowe finansowane z ZFŚS nie zwiększają podstawy wymiaru ZUS, są też zwolnione z podatku dochodowego do 2000 zł rocznie na jednego pracownika. Jako koszt uzyskania przychodu traktuje się wówczas wartość odpisu na ZFŚS. Od 13 lutego 2020 roku możliwa jest wyższa składka odpisu na pracownika – obecnie wynosi ona 1550,25 zł.
Karty dla pracowników ze środków obrotowych nie są zwolnione ze składek ZUS ani z PIT. Zalicza się je do kosztów uzyskania przychodu. Podobnie jak w przypadku świadczeń z ZFŚS, nie są obciążone VAT-em.
Z perspektywy pracodawców finansowanie benefitów pozapłacowych jest korzystniejsze, jeśli wykorzystuje się środki z ZFŚS. Warto przy tym postawić właśnie na karty, a nie na klasyczne bony. Nowoczesne świadczenia są bardziej opłacalne dla pracodawcy i mogą mieć większą wartość, a przy tym zapewniają pracownikom dużą swobodę wykorzystania. Można nimi płacić w dowolnym miejscu i czasie oraz dostosować zakupy do własnych preferencji, co zwiększa zadowolenie, motywację i lojalność podwładnych. Są ważne nawet przez 2 lata, a niewykorzystane w jednym miesiącu środki nie przepadają, tylko automatycznie przechodzą na kolejny okres. Oprócz tego są wygodne pod względem logistycznym – pracodawca wręcza je podwładnym tylko raz.
