Niby każdy wie, na czym polega wypowiedzenie umowy o pracę. Ale gdy przychodzi co do czego, pojawiają się pytania: czy trzeba podać powód? Co powinno znaleźć się w piśmie, żeby było ważne? Ile trwa okres wypowiedzenia? Mamy odpowiedzi na Twoje pytania.
Wypowiedzenie umowy o pracę – jakie są rodzaje?
Zgodnie z art. 30 § 1 Kodeksu pracy, umowa o pracę może zostać rozwiązana:
- na mocy porozumienia stron,
- przez oświadczenie jednej ze stron z zachowaniem okresu wypowiedzenia,
- przez oświadczenie jednej ze stron bez zachowania okresu wypowiedzenia,
- z upływem czasu, na który została zawarta.
W praktyce oznacza to trzy główne tryby rozwiązania umowy.
Wypowiedzenie za porozumieniem stron to najpowszechniejsza i najbardziej elastyczna forma zakończenia współpracy. Strony wspólnie ustalają warunki rozwiązania umowy, w tym datę zakończenia pracy. Nie obowiązuje tu żaden ustawowy okres wypowiedzenia.
Wypowiedzenie z zachowaniem okresu wypowiedzenia to taka najbardziej klasyczna forma wypowiedzenia w formie jednostronnego oświadczenia woli. Może je złożyć pracownik lub pracodawca. Współpraca kończy się po upływie odpowiedniego okresu wypowiedzenia. Czas ten zależy od rodzaju umowy i długości zatrudnienia.
Rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia (potocznie: „dyscyplinarka”) to wyjątkowy tryb, z którego można skorzystać tylko w ściśle określonych sytuacjach. Rozwiązanie umowy następuje natychmiast, bez zachowania okresu wypowiedzenia. Korzysta się z tego w przypadku poważnych naruszeń.
Możliwe przyczyny wypowiedzenia umowy o pracę
Zgodnie z kodeksem pracy, każda ze stron może wypowiedzieć współpracę – ale nie zawsze musi podać powód. Co do zasady, zobligowani do tego są pracodawcy (art. 30 §4 KP), chyba że umowa zawarta jest na okres próbny. W innym przypadku firma nie może wypowiedzieć umowy bez powodu, a uzasadnienie musi być konkretne, rzeczywiste i możliwe do zweryfikowania. Co najczęściej pojawia się w praktyce?
Przyczyny organizacyjne:
- likwidacja stanowiska pracy,
- zmiany strukturalne w firmie,
- redukcja zatrudnienia.
Uwaga: sama likwidacja stanowiska nie wystarczy – trzeba jeszcze wykazać, że była rzeczywista i niepozorna (np. nie może to być fikcyjne usunięcie posady, która po miesiącu wraca pod inną nazwą).
Przyczyny leżące po stronie pracownika:
- niewywiązywanie się z obowiązków,
- naruszenie regulaminu pracy,
- utrata zaufania,
- niska efektywność, brak rozwoju pomimo wcześniejszych rozmów rozwojowych.
Każda taka przyczyna powinna być dobrze udokumentowana. Jeśli dojdzie do sporu sądowego, to bez wcześniejszych rozmów, notatek ze spotkań czy ocen okresowych trudno będzie obronić taką decyzję.
Najczęstsze powody wypowiedzenia przez pracownika:
- chęć rozwoju zawodowego,
- zmiana branży,
- przeprowadzka, zmiana sytuacji życiowej,
- niezadowolenie z warunków zatrudnienia (np. niskie wynagrodzenie, brak elastyczności).
Jeśli pracodawca ciężko narusza swoje obowiązki, pracownik może rozwiązać umowę w trybie natychmiastowym (art. 55 §1¹ KP). Do takich sytuacji należą m.in.:
- brak wypłaty wynagrodzenia (lub rażące opóźnienia),
- mobbing, dyskryminacja, brak zapewnienia bezpiecznych warunków pracy,
- istotne zmiany warunków zatrudnienia bez zgody pracownika.
Niezależnie od tego, kto składa wypowiedzenie – dobrze, by decyzja była przemyślana i uzasadniona. Dla HR to także cenna informacja zwrotna – bo powody odejść mogą sygnalizować głębsze problemy w organizacji.
Wypowiedzenie umowy o pracę przez pracodawcę
Pracodawca – podobnie jak pracownik – może wypowiedzieć umowę jednostronnie. Jednak błąd w uzasadnieniu, nieprawidłowe doręczenie albo brak konsultacji ze związkiem zawodowym może sprawić, że wypowiedzenie zostanie uznane za bezskuteczne lub niezgodne z prawem.
Kiedy pracodawca może wypowiedzieć umowę?
Zasadniczo – zawsze, ale tylko pod warunkiem, że spełnione są odpowiednie warunki formalne. Najistotniejszy dla procesu jest rodzaj umowy:
- umowa na okres próbny – nie trzeba podawać przyczyny wypowiedzenia.
- umowa na czas nieokreślony – pracodawca musi wskazać konkretną przyczynę wypowiedzenia, która jest rzeczywista i zrozumiała (art. 30 §4 KP) i przeprowadzić konsultację ze związkiem zawodowym, jeśli pracownik jest objęty jego ochroną (art. 38 KP)
W wypowiedzeniu powinny się znaleźć:
- dane pracodawcy i pracownika,
- data i miejscowość,
- wskazanie trybu rozwiązania umowy,
- okres wypowiedzenia,
- przyczyna wypowiedzenia,
- pouczenie o prawie do odwołania do sądu pracy,
- podpis osoby upoważnionej do reprezentowania pracodawcy.
Czy można wręczyć wypowiedzenie podczas nieobecności pracownika?
Wypowiedzenie nie może zostać wręczone w czasie urlopu pracownika (art. 41 KP), ani w czasie innej usprawiedliwionej nieobecności, np. zwolnienia lekarskiego. W takich przypadkach pracodawca musi poczekać do powrotu zatrudnionego do pracy.
Jak napisać wypowiedzenie umowy o pracę?
W wypowiedzeniu składanym przez pracownika powinny znaleźć się:
- miejscowość i data sporządzenia pisma,
- dane pracownika i pracodawcy,
- oświadczenie o wypowiedzeniu umowy,
- wskazanie trybu rozwiązania (za wypowiedzeniem lub bez wypowiedzenia),
- własnoręczny podpis.
Jeśli pracownik wypowiada umowę bez zachowania okresu wypowiedzenia (np. z powodu niewypłaconego wynagrodzenia), należy dodać uzasadnienie, powołując się na art. 55 §1¹ Kodeksu pracy.
Jakie są okresy wypowiedzenia w umowach o pracę?
Okres wypowiedzenia to czas między złożeniem wypowiedzenia a faktycznym zakończeniem umowy. Pracownik w tym czasie wciąż pracuje (chyba że zostanie zwolniony z obowiązku świadczenia pracy), a obie strony mają czas na przekazanie obowiązków i formalne domknięcie współpracy.
Długość okresu zależy od rodzaju umowy oraz – w przypadku umowy na czas określony lub nieokreślony – także od stażu pracy u danego pracodawcy. Poniżej znajdziesz kompletne zestawienie zgodne z kodeksem pracy (stan na kwiecień 2025).
Okres wypowiedzenia – umowa na okres próbny
Zgodnie z art. 34 Kodeksu pracy, okres wypowiedzenia wynosi:
- 3 dni robocze – jeśli czas umowy na okres próbny nie przekracza 2 tygodni,
- 1 tydzień – jeśli czas umowy na okres próbny przekracza 2 tygodnie,
- 2 tygodnie – jeśli czas umowy na okres próbny wynosi 3 miesiące.
Okres wypowiedzenia – umowa na czas określony i nieokreślony
W przypadku tych umów okres wypowiedzenia zależy od długości zatrudnienia u danego pracodawcy, a nie od samego rodzaju umowy (art. 36 §1 KP):
- 2 tygodnie – jeśli pracownik był zatrudniony krócej niż 6 miesięcy,
- 1 miesiąc – jeśli pracownik przepracował co najmniej 6 miesięcy,
- 3 miesiące – jeśli zatrudnienie trwało co najmniej 3 lata.
Te zasady obowiązują zarówno przy umowie na czas określony, jak i nieokreślony.
Jak liczyć czas wypowiedzenia?
To częste pytanie – zwłaszcza gdy wypowiedzenie złożono np. w środę lub piątek. I tak::
- w przypadku okresów tygodniowych – bieg wypowiedzenia zawsze zaczyna się w najbliższą niedzielę,
- w przypadku czasu wypowiedzenia liczonego w miesiącach – bieg wypowiedzenia zaczyna się z pierwszym dniem następnego miesiąca kalendarzowego.
Przykład: Jeśli pracownik składa wypowiedzenie 10 kwietnia, a obowiązuje go 1-miesięczny okres wypowiedzenia, ostatnim dniem współpracy będzie 31 maja.
Czy okres wypowiedzenia można skrócić?
Tak – ale tylko za porozumieniem stron. Można ustalić krótszy okres trwania umowy, nawet jeśli formalnie przysługuje dłuższy. Działy HR często stosują to rozwiązanie, np. gdy pracownik znalazł nową pracę i chce szybciej odejść, a firma nie ma potrzeby zatrzymywać go na pełny okres wypowiedzenia.
Czy od wypowiedzenia umowy o pracę można się odwołać?
Tak – pracownik ma prawo odwołać się od wypowiedzenia umowy o pracę. I co ważne: może to zrobić niezależnie od rodzaju umowy (na czas określony, nieokreślony, a nawet próbny), jeśli uzna, że wypowiedzenie było niezgodne z przepisami albo nieuzasadnione.
W jakim terminie można złożyć odwołanie?
Zgodnie z art. 264 Kodeksu pracy:
- w ciągu 21 dni od dnia doręczenia wypowiedzenia – pracownik może wnieść pozew o przywrócenie do pracy lub odszkodowanie,
- w ciągu 14 dni – były zatrudniony może złożyć odwołanie od rozwiązania umowy bez wypowiedzenia (czyli w trybie natychmiastowym).
Pozew należy złożyć do sądu pracy właściwego dla siedziby pracodawcy lub miejsca świadczenia pracy. Jeśli sąd uzna wypowiedzenie za niezgodne z prawem, może:
- przywrócić pracownika do pracy na poprzednich warunkach,
- zasądzić odszkodowanie – w wysokości wynagrodzenia za czas od 2 tygodni do 3 miesięcy, ale nie niższego niż za okres wypowiedzenia,
- w niektórych przypadkach – uznać, że stosunek pracy nie został skutecznie rozwiązany, co może rodzić obowiązek wypłaty wynagrodzenia za cały „nieprzerwany” okres.
Dbaj o to, jak kończysz
Wypowiedzenie teoretycznie oznacza koniec jakiegoś etapu. Jednak lubimy zapominać, że to jedynie współpraca się kończy, ale relacje mogą trwać. A dobrze przeprowadzone rozstanie otwiera drogę do obustronnej, dobrej rekomendacji.
Warto to mieć z tyłu głowy i, niezależnie od roli, nie palić za sobą mostów.