Zaglądasz tu, bo wydarzyło się coś nagłego i potrzebujesz wolnego dnia? A może zarządzasz zespołem i zastanawiasz się, na jakich zasadach udzielić pracownikowi urlopu na żądanie? Niezależnie od powodu, dla którego szukasz informacji, dobrze trafiłeś. Za moment odpowiemy na szereg pytań, w tym: czy urlop na żądanie jest płatny? Ile dni przysługuje? Jak go poprawnie zgłosić, aby wszystko było zgodne z prawem? Odpowiedzi znajdziesz w naszym praktycznym przewodniku.
Czym jest urlop na żądanie?
Urlop na żądanie to specjalna forma urlopu wypoczynkowego, która pozwala pracownikowi wziąć wolne bez konieczności wcześniejszego planowania. Ma zapewnić elastyczność w przypadku nagłych zdarzeń, których nie da się zaplanować – np. nagłych problemów zdrowotnych czy ważnych spraw osobistych.
Lecz choć urlop na żądanie daje dużą swobodę, nie oznacza, że pracownik może wziąć wolne w dowolnym momencie i bez żadnych ograniczeń. Kodeks pracy dokładnie reguluje wszelkie kwestie związane z popularną „NŻ-tką”.
Czym różni się urlop na żądanie od zwykłego urlopu wypoczynkowego?
Podstawowa różnica polega na tym, że urlop wypoczynkowy planowany jest z wyprzedzeniem, a przy jego udzielaniu pracodawca ma prawo uwzględnić potrzeby organizacyjne firmy.
Natomiast urlop na żądanie można zgłosić nawet w dniu, w którym chce się z niego skorzystać, bez wcześniejszego wpisywania go do planu urlopowego (ale przed planowanym rozpoczęciem pracy). Zgodnie z art. 167 (2) Kodeksu pracy, pracownik może skorzystać z czterech dni urlopu na żądanie w ciągu roku kalendarzowego.
Oba rodzaje urlopu mają jednak pewien wspólny element – urlop na żądanie jest częścią puli urlopu wypoczynkowego (i jest tak samo płatny). Oznacza to, że jeśli pracownik ma 20 lub 26 dni urlopu rocznie, 4 dni może wykorzystać w charakterze urlopu na żądanie.
Czy pracodawca może odmówić urlopu na żądanie?
Urlop na żądanie nie jest bezwzględnym prawem pracownika i samo zgłoszenie nie oznacza automatycznej zgody ze strony pracodawcy. Kodeks pracy w art. 167(2) stanowi, że pracodawca jest zobowiązany udzielić urlopu na żądanie, jeśli pracownik zgłosi go zgodnie z zasadami, ale nie musi tego robić.
Kiedy pracodawca może odmówić urlopu na żądanie? Do takich sytuacji należą:
- Zagrożenie dla ciągłości pracy – jeśli nieobecność pracownika może sparaliżować działalność firmy, np. w sytuacji awarii lub pilnego zlecenia.
- Brak możliwości zastąpienia pracownika – np. gdy dany zatrudniony jest jedyną osobą posiadającą określone uprawnienia czy kompetencje.
- Nagłe sytuacje wymagające obecności pracownika – np. w branżach medycznych, produkcyjnych czy transportowych, gdzie brak konkretnego pracownika mógłby prowadzić do poważnych konsekwencji.
- Zbyt późne zgłoszenie urlopu – jeśli pracownik zgłasza urlop już po czasie rozpoczęcia pracy, pracodawca ma prawo odmówić.
Sądy pracy wielokrotnie zajmowały się sprawami dotyczącymi odmowy urlopu na żądanie. Kluczowe w orzecznictwie jest to, że pracodawca może odmówić urlopu tylko wtedy, gdy ma ku temu ważne powody.
Przykładowe orzeczenie: Wyrok Sądu Najwyższego z 16 września 2008 r. (II PK 26/08) wskazuje, że pracodawca może odmówić urlopu na żądanie tylko w szczególnych okolicznościach, w których nieobecność pracownika mogłaby spowodować poważne zakłócenia w funkcjonowaniu zakładu pracy.
Jak się zgłasza urlop na żądanie?
Zgodnie z art. 167 (2) Kodeksu pracy, pracownik ma obowiązek zgłosić urlop na żądanie najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu, przed rozpoczęciem pracy. Nie można więc poinformować o urlopie już po fakcie – np. w połowie dnia pracy. Taka nieobecność może zostać uznana za nieusprawiedliwioną.
Zgłoszenie urlopu rano jest więc najlepszym rozwiązaniem. Jeśli pracownik informuje o urlopie na żądanie tuż przed rozpoczęciem zmiany, daje pracodawcy minimalny czas na reakcję. Dlatego warto poinformować go jak najwcześniej.
Jakie formy zgłoszenia urlopu na żądanie są akceptowalne?
Kodeks pracy nie precyzuje, w jaki sposób należy zgłosić urlop na żądanie, co oznacza, że wszystko zależy od zasad obowiązujących w danej firmie. Większość pracodawców akceptuje zgłoszenia w formie:
- rozmowy telefonicznej,
- e-maila,
- SMS-a,
- wniosku w systemie kadrowym.
Choć w większości przypadków SMS lub e-mail wystarczy, warto sprawdzić regulamin obowiązujący w firmie, ponieważ niektórzy pracodawcy wymagają formalnego, pisemnego wniosku.
Co napisać w SMS-ie z prośbą o udzielenie urlopu na żądanie? Oto 2 przykłady:
Zwracam się z prośbą o udzielenie urlopu na żądanie w dniu [data]. Proszę o potwierdzenie. Dziękuję.
lub
Z powodu pilnych spraw osobistych proszę o urlop na żądanie na dziś. Pozdrawiam.
Pracownik nie musi podawać powodu, ponieważ przepisy nie wymagają uzasadnienia wniosku o urlop na żądanie. Warto jednak pamiętać, że dobra komunikacja z pracodawcą ułatwia organizację pracy i może zmniejszyć ryzyko odmowy.
Urlop na żądanie: przepisy
Podstawą prawną dotyczącą urlopu na żądanie jest art. 167(2) Kodeksu pracy, który stanowi:
Pracodawca jest obowiązany udzielić na żądanie pracownika i w terminie przez niego wskazanym nie więcej niż 4 dni urlopu w każdym roku kalendarzowym.
Ile dni urlopu na żądanie przysługuje?
Powyższy przepis oznacza, że każdy pracownik zatrudniony na umowę o pracę ma prawo do 4 dni urlopu na żądanie w ciągu roku kalendarzowego. Jest to niezależne od wymiaru jego urlopu wypoczynkowego – pracownik zatrudniony na pełen etat, mający prawo do 20 lub 26 dni urlopu rocznie, może spośród nich wykorzystać maksymalnie 4 dni jako urlop na żądanie.
Niewykorzystane dni urlopu na żądanie nie przechodzą na kolejny rok – jeśli pracownik nie skorzysta z tego uprawnienia, dni te wracają do puli standardowego urlopu wypoczynkowego i podlegają zasadom ogólnym dotyczącym jego wykorzystania.
Czy urlop na żądanie wlicza się do wypoczynkowego urlopu?
Tak, urlop na żądanie jest częścią urlopu wypoczynkowego, a nie dodatkowym dniem wolnym. Urlop na żądanie nie zwiększa wymiaru dni wolnych, ale daje pracownikowi większą swobodę w ich wykorzystaniu.
Ignorantia iuris nocet (nieznajomość prawa szkodzi), dlatego przepisy warto znać – niezależnie od tego, po której stronie stosunku pracy się znajdujesz. Bo jak widzisz, nawet 4 dni w roku mogą wiele zmienić!