Czy wiesz, że premia uznaniowa…tak naprawdę nie jest premią? To, co w potocznym języku nazywamy premią uznaniową, jest po prostu nagrodą – i nie daje pracownikowi prawa do roszczeń, w przeciwieństwie do premii. Nic dziwnego, że kadrowi i HR-owcy nieraz łapią się za głowę. Lecz spokojnie, w tym artykule rozwiejemy wątpliwości i pokażemy Ci prostą drogę przez gąszcz przepisów.
Czym jest premia i od czego zależy?
Premia to dodatkowy składnik wynagrodzenia, który pracodawca przyznaje pracownikowi za spełnienie określonych warunków (najlepiej, kiedy zostały uprzednio spisane w regulaminie premiowania). Kodeks pracy nie definiuje jej wprost.
Nieco miesza tu nagroda, błędnie nazywana czasem premią uznaniową. Pracodawca wręcza ją subiektywnie, czasem za wyniki i osiągnięcia, czasem przy okazji zwiększenia kompetencji zawodowych. I z powodu braku regulacji definicji w kodeksie pracy powstała pułapka, czyli premia uznaniowa, która – jak już się domyślasz – nie istnieje.
Według Sądu Najwyższego z wyroku z 30 marca 2008 r. (II PK 286/07):
- premia regulaminowa – musi zostać wypłacona jeśli spełniono warunki,
- premia uznaniowa – pozostaje wyłącznie w gestii pracodawcy, pracownik nie ma powodów do roszczeń.
To rozróżnienie decyduje o tym, czy świadczenie stanowi stały składnik wynagrodzenia, czy jedynie dodatkowy gest ze strony pracodawcy.
I chociaż w nazewnictwie będzie funkcjonowało wiele premii – uznaniowa, frekwencyjna, roczna, motywacyjna, sprzedażowa – to, o ile kryteria ich przyznawania są jasno określone, to mówimy faktycznie o premiach. Jeśli nie, a przyznanie środków jest subiektywne, mowa o nagrodzie.
Czy premia może być elementem wynagrodzenia?
Tak, jeśli premia ma charakter roszczeniowy, czyli wynika z przepisów wewnętrznych lub umowy i opiera się na konkretnych, weryfikowalnych kryteriach.
Kodeks pracy nie definiuje premii, ale wskazuje, że wynagrodzenie przysługuje za pracę wykonaną (art. 80 KP). Warunki wynagradzania, w tym premiowania, ustala się w układach zbiorowych, regulaminach wynagradzania albo umowie o pracę (art. 77¹-77² Kodeksu pracy). Gdy kryteria są opisane i możliwe do sprawdzenia, premia staje się składnikiem wynagrodzenia, a pracownik może dochodzić jej wypłaty.
O tym pamiętaj:
- Urlop i ekwiwalent – roszczeniowe premie zmienne wlicza się do podstawy wynagrodzenia urlopowego i ekwiwalentu (zwykle liczy się średnią z ostatnich 3 miesięcy). Co do zasady nie dotyczy to świadczeń incydentalnych i uznaniowych (źródło danych: § 6 ust. 1, § 8 ust. 1–2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop).
- Nadgodziny – do podstawy wynagrodzenia za godziny nadliczbowe wlicza się również regularnie wypłacane premie (nawet określane jako uznaniowe), jeżeli mają stały, przewidywalny charakter (źródło danych: art. 151¹ § 1 i art. 151¹ § 3 Kodeksu pracy oraz wyrok SN z 3 czerwca 1986 r., I PRN 40/86).
- Płaca minimalna – premie (gdy stanowią wynagrodzenie za pracę) liczą się do osiągnięcia minimalnego wynagrodzenia; pracodawca może nimi „dopełnić” płacę do ustawowego minimum (źródło danych: art. 6 ust. 5 ustawy z 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę).
- PIT i ZUS – każda premia będąca przychodem ze stosunku pracy podlega opodatkowaniu i oskładkowaniu. Wyłączenia składkowe wynikają z rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe i nie obejmują typowych premii pracowniczych (źródło danych: art. 12 ust. 1 ustawy o PIT).
Jak rozpoznać, że to już składnik wynagrodzenia? Jeśli te punkty się zgadzają:
- kryteria są z góry znane i obiektywne (np. wynik sprzedaży, brak absencji, realizacja KPI),
- świadczenie jest powtarzalne (np. co miesiąc/kwartał) i przewidziane w regulaminie lub umowie,
- pracownik może zweryfikować spełnienie warunków i następnie może żądać wypłaty,
…to premia jest składnikiem wynagrodzenia. Dlaczego to ważna?
Dla pracownika to różnica między „może dostanę” a „mam prawo dostać”. Premia regulaminowa wchodzi w skład wynagrodzenia, co oznacza, że wpływa na wysokość świadczeń – od urlopu, przez nadgodziny, aż po odprawy czy świadczenia chorobowe. To większa przewidywalność kosztów, ale i konieczność jasnego opisania zasad. Widmo sporów sądowych pojawiało się nierzadko właśnie dlatego, że firma nazywała coś „premią uznaniową”, a faktycznie była to premia roszczeniowa.
System total rewards a premie i benefity – jak to się łączy?
Choć premie są skuteczne w krótkim okresie, mobilizują do osiągania celów i poprawiają zaangażowanie, ich efekt szybko gaśnie, jeśli nie idzie w parze z innymi elementami kultury organizacyjnej.
Premia nie jest samotną wyspą. W nowoczesnym podejściu do wynagradzania mowa raczej o total rewards, czyli całym systemie nagradzania pracownika. Mieszczą się w nim wszystkie korzyści z pracy, te finansowe i nie tylko. Dlatego zaraz obok wynagrodzenia zasadniczego pojawiają się tu dodatkowe urlopy, elastyczny czas pracy, prowizje, nagrody, ale i benefity: karty premiowe, prywatna opieka medyczna, dodatkowe dni wolne czy budżety szkoleniowe.
Dla HR-owca to ważne, by premia nie była jedynym dostępnym motywacyjnym narzędziem. Lecz jeśli jest osadzona w systemie wspierającym wellbeing, pozwoli osiągnąć cel: czyli nagrodzić i zlojalizować pracownika.
Jak mądrze premiować pracowników, żeby naprawdę motywować?
Premia ma sens tylko wtedy, gdy motywuje do działania. A jeśli zasady nie są jasne, pracownicy nie rozumieją, dlaczego jedni ją otrzymują, inni nie, efekt może być przeciwny od zamierzonego. Jeśli pracownik nie wie, co zrobić, aby otrzymać premię, traktuje ją jako los na loterii – a wtedy efekt motywacyjny znika.
Jeśli planujesz wprowadzić premie w firmie, dobrą praktyką jest pochylenie się nad poniższymi punktami:
- Cel i zakres – zdefiniuj, po co wprowadzasz premię (sprzedaż, retencja, jakość) i kogo nią obejmiesz. Różnice między grupami pracowników muszą wynikać z obiektywnych kryteriów, by uniknąć zarzutu nierównego traktowania.
- Regulamin czy umowa – przy większych firmach (obowiązkowo powyżej 50 osób, o ile nie ma układu zbiorowego pracy) premię najlepiej opisać w regulaminie wynagradzania (art. 77² KP), w mniejszych można użyć obwieszczenia lub zapisu w umowie.
- Jasne kryteria – to niezwykle ważne! Ustal maksymalnie kilka mierzalnych wskaźników (np. wyniki sprzedaży, terminowość projektów).
- Formuła i terminy – następnie określ progi, widełki i okres rozliczeniowy (miesiąc, kwartał, rok). Premie wypłacaj w terminach zgodnych z art. 85 KP.
- Zasady szczególne – uwzględnij to, jak firma będzie liczyć premie przy nieobecnościach, nadgodzinach, odejściu pracownika czy w kontekście płacy minimalnej.
- Opublikuj zasady w formie pisemnej (regulamin, obwieszczenie, karta premiowa) – pracownik musi wiedzieć nie tylko ile, ale i za co.
Jeśli premiujesz np. frekwencję czy efektywność, używaj tylko niezbędnych danych i traktuj porównywalne role w sposób spójny. A kiedy wszystko gotowe, przetestuj zasady na wybranym dziale, przeszkól menedżerów i co roku sprawdzaj, czy system działa i spełnia swoje cele.
Karta premiowa – praktyczne narzędzie czy biurokracja?
Premie pieniężne motywują, tyle że ich obsługa bywa wyzwaniem: dodatkowe przelewy, podatki, składki, ewidencja. Właśnie dlatego coraz więcej firm sięga po karty premiowe, które pozwalają przekazywać nagrody szybciej i w prostszej formie.
Zamiast pojedynczych przelewów kadry zasilają kartę kwotą premii jednym kliknięciem. Dzięki temu łatwo udokumentować przekazanie świadczenia, co ułatwia rozliczenia i potencjalny audyt.
Na rozwiązaniu korzystają również pracownicy, ponieważ w ich portfelu pojawia się właściwie dodatkowa karta płatnicza. Karta premiowa Edenred jest honorowana w tysiącach punktów, dzięki temu obdarowana nią osoba może ją przeznaczyć, na co tylko ma ochotę.
A dzięki temu, że karta jest czymś namacalnym, premie to już nie tylko następna linijka na pasku płacowym. Stają się widoczne (i to dosłownie). Na takim rozwiązaniu można tylko zyskać.
