Pracownik wrócił z delegacji, ale nie ma faktury za hotel. Twierdzi, że zgubił rachunek, więc nie da się go rozliczyć. Co teraz? Możesz wypłacić mu ryczałt, ale czy na pewno wiesz, w jakiej wysokości? A co z naliczaniem diety, jeśli miał zapewnione śniadanie? Przepisy dotyczące delegacji bywają zawiłe. Jednak spokojnie – w tym artykule znajdziesz odpowiedzi na swoje pytania.
Czym właściwie jest delegacja?
Aby wyjazd mógł zostać uznany za delegację, musi spełniać określone warunki. Zgodnie z art. 77 [5] § 1 Kodeksu pracy kryteria są dwa:
- Pracownik wykonuje polecenie służbowe – delegacja nie jest samodzielną inicjatywą pracownika.
- Wyjazd odbywa się poza miejscowość siedziby firmy lub stałego miejsca pracy – podróż w obrębie tego samego miasta, np. do innej placówki, nie jest delegacją.
W takiej sytuacji prawodawca jest jednoznaczny: spełnione są wymogi konieczne do tego, aby podróż uznać delegację, więc wiążące się z tym wydatki pokrywa firma.
Delegacja a oddelegowanie – różnice
Nie każdy wyjazd kodeks pracy interpretuje jako delegację. Jest jeszcze podobne pojęcie. Żeby nie było za łatwo, jego nazwa to „oddelegowanie”. Oznacza, że pracownik zmienia swoje miejsce wykonywania pracy na dłużej, co może wymagać aneksu do umowy. Przykładem jest sytuacja, w której firma wysyła zatrudnionego do filii w innym mieście na kilka miesięcy.
Najistotniejsze różnice między delegacją a oddelegowaniem:
Diety w delegacjach – ile wynoszą i kiedy się należą?
Delegacja służbowa wiąże się z dodatkowymi kosztami ponoszonymi przez pracownika, takimi jak wyżywienie czy drobne wydatki. Aby je zrekompensować, pracownikowi przysługuje dieta, której wysokość jest regulowana przepisami.
W przypadku delegacji krajowych, czyli odbywających się na terenie Polski, wysokość diety jest ustalana na podstawie Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej i od 2023 roku wynosi 45 zł za dobę podróży służbowej.
Ale uwaga! Nie zawsze pracownik otrzyma pełną kwotę – istnieją sytuacje, w których może ona zostać obniżona lub w ogóle nie przysługiwać.
Jeśli czas delegacji jest krótszy, stosuje się następujące zasady:
- podróż trwa mniej niż 8 godzin – dieta nie przysługuje,
- podróż trwa od 8 do 12 godzin – przysługuje 50% diety (22,50 zł),
- podróż trwa powyżej 12 godzin – przysługuje pełna dieta (45 zł).
Dieta nie obejmuje natomiast kosztów noclegu ani transportu – te rozlicza się osobno.
Stawki diet zagranicznych
W przypadku delegacji zagranicznych wysokość diety zależy od kraju, do którego udaje się pracownik. Różnice wynikają z różnych kosztów utrzymania w poszczególnych państwach.
Oto przykładowe stawki diet obowiązujące w 2025 roku:
- Niemcy – 49 EUR
- Francja – 55 EUR
- USA – 59 USD
Pełna tabela stawek dla wszystkich krajów znajduje się w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej, które jest regularnie aktualizowane.
Ważne: Przy delegacji zagranicznej pracodawca powinien również sprawdzić, czy pracownik delegowany do kraju UE nie wymaga formularza A1, który potwierdza podleganie polskiemu systemowi ubezpieczeń społecznych.
W jakich sytuacjach stosuje się obniżenie diety?
Jeśli w trakcie delegacji pracownikowi zapewniono niektóre posiłki, wysokość diety ulega obniżeniu:
- śniadanie lub kolacja – dieta obniżona o 25%,
- obiad – dieta obniżona o 50%,
- pełne wyżywienie (śniadanie, obiad, kolacja) – dieta nie przysługuje.
Koszty podróży – co można rozliczyć?
Podróż służbowa wiąże się również z innymi wydatkami. O ile są związane z obowiązkami zawodowymi, pracodawca ma obowiązek je zwrócić.
Zwrot kosztów transportu
Zwrot kosztów przejazdów obejmuje refundację biletów lotniczych, kolejowych czy autobusowych – pod warunkiem że zostały zakupione zgodnie z poleceniem pracodawcy i przedstawiono rachunki lub faktury. W przypadku podróży prywatnym samochodem pracownik może otrzymać zwrot kosztów według tzw. kilometrówki, czyli stawki za przejechany kilometr.
Stawki kilometrówki 2025
W 2025 roku obowiązują następujące stawki:
- 0,89 zł/km dla pojazdów o pojemności silnika do 900 cm³,
- 1,15 zł/km dla większych aut.
Aby rozliczyć kilometrówkę, pracownik musi przedstawić ewidencję przebiegu pojazdu, określając trasę i liczbę przejechanych kilometrów.
Zwrot kosztów noclegu
Koszty noclegu mogą zostać zrefundowane na podstawie przedstawionych rachunków za hotel, ale tylko do określonego limitu – 900 zł za dobę. Limit wynika z Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej. Jeśli pracownik zdecyduje się na droższy nocleg, pracodawca może, ale nie musi pokryć nadwyżki – wszystko zależy od wewnętrznych regulacji firmy.
Jeśli pracownik nie przedstawi rachunku za nocleg, ma prawo do ryczałtu noclegowego, który wynosi 150% diety krajowej, czyli 67,50 zł za dobę (150% z 45 zł diety). Rozliczenie ryczałtowe oznacza, że pracownik nie musi udokumentować faktycznych wydatków – otrzymuje ustaloną kwotę, która ma pokryć hipotetyczny koszt noclegu.
Ryczałt przysługuje tylko w sytuacji, gdy pracownik nie miał możliwości zapewnienia sobie bezpłatnego noclegu, np. u kontrahenta lub w miejscu pracy organizowanym przez pracodawcę.
Zwrot kosztów za dodatkowe wydatki
I inne uzasadnione i zatwierdzone przez pracodawcę wydatki podlegają zwrotowi. Należą do nich np. opłaty za parking, bilety komunikacji miejskiej czy przejazdy taksówką. Wszystkie koszty powinny być odpowiednio udokumentowane. W przypadku braku faktur i rachunków pracownik otrzymuje 9 zł za każdą rozpoczętą dobę podróży.
Rozliczanie delegacji
Podstawowym dokumentem, który formalizuje podróż służbową, jest druk delegacji. To na jego podstawie pracownik może później ubiegać się o zwrot kosztów. Taki dokument powinien zawierać:
- dane pracownika – imię, nazwisko, stanowisko oraz numer identyfikacyjny, jeśli firma go stosuje,
- cel podróży i miejsce delegacji – dokładne określenie, gdzie i po co pracownik został wysłany,
- informacje o środku transportu – informacja, czy pracownik korzystał z samochodu służbowego, prywatnego, transportu publicznego czy innego środka podróży,
- podpis pracodawcy – delegacja musi być zatwierdzona przez uprawnioną osobę, np. przełożonego lub dyrektora finansowego.
Pracownik powinien rozliczyć delegację niezwłocznie po jej zakończeniu. W praktyce najczęściej ma na to kilka dni roboczych (najlepiej uregulować to w wewnętrznej polityce firmy), ale zwłoka może prowadzić do problemów formalnych.
Delegacje a czas pracy – co na to kodeks pracy?
Jednym z częstych problemów w rozliczaniu delegacji jest kwestia czasu pracy. Czy podróż służbowa to czas pracy? Czy pracownikowi należą się nadgodziny za czas spędzony w delegacji?
Zgodnie z interpretacją przepisów (odpowiedź na interpelację poselską nr 38514 z 22 stycznia 2023 r.), sama podróż służbowa nie jest uznawana za czas pracy, chyba że:
- odbywa się w godzinach pracy,
- pracownik w trakcie podróży wykonuje obowiązki służbowe, np. prowadzi prezentację online czy przygotowuje raporty.
Oznacza to, że jeśli podróż odbywa się poza standardowymi godzinami pracy i pracownik nie wykonuje w tym czasie żadnych obowiązków, pracodawca nie ma obowiązku wliczania jej do czasu pracy.
Jeśli jednak zatrudniony wykonuje w delegacji pracę w godzinach nadliczbowych (np. bierze udział w spotkaniach wieczorem lub pracuje nad dokumentacją po godzinach), należy się mu rekompensata. Może ona przyjąć dwie formy:
- dodatek za nadgodziny,
- odbiór dni wolnych.
Czy pracownik może odmówić wyjazdu w delegację?
Jeśli obowiązek wyjazdu w delegację wynika z charakteru pracy, pracownik nie może odmówić. Istnieją jednak wyjątki:
- przeciwwskazania zdrowotne – jeśli pracownik przedstawi zaświadczenie lekarskie potwierdzające, że podróż mogłaby zagrozić jego zdrowiu, może odmówić wyjazdu,
- jeśli pracownik sprawuje opiekę nad dzieckiem do lat 8,
- pracownica w ciąży również może odmówić wyjazdu w delegację,
- pracownik jest osobą z niepełnosprawnością utrudniającą mu samodzielne funkcjonowanie.
Twoim pracownikom życzymy dobrej podróży. A Tobie – kompletnej dokumentacji i sprawnych rozliczeń!