Lista obecności w pracy to narzędzie ułatwiające i pracę, i życie. Z tego powodu na stałe zagościła w firmowej dokumentacji. Bywa, że organizacje prowadzą ją „na wszelki wypadek”, nie mając pewności, czy jest obowiązkowa. Czy prawo wymaga prowadzenia listy obecności? Sprawdź i uniknij kosztownych błędów.
Lista obecności w pracy – co mówią przepisy?
Jak łatwo się domyślić, taka lista to dokument, w którym pracownik potwierdza swoją obecność w firmie danego dnia, zwykle poprzez podpis obok daty i godziny rozpoczęcia oraz zakończenia pracy. Takie narzędzie jest wygodne w użyciu i pomaga szybko zweryfikować, kto pojawił się na stanowisku, a kto nie.
Lecz uwaga: choć popularna, lista obecności w pracy nie jest tym samym, co ewidencja czasu pracy. Jeśli do tej pory było to dla Ciebie to jedno i to samo, nie jesteś jedyny – wiele osób (także z działów HR) często myli te dwa dokumenty. Przepisy, a konkretniej art. 149 § 1 Kodeksu pracy mówi, że to ewidencja czasu pracy jest obowiązkowa dla każdego pracownika zatrudnionego na umowę o pracę.
Czym w takim razie jest ewidencja? Najprościej mówiąc, to dokument bardziej szczegółowy niż lista obecności – zawiera informacje m.in. o:
- liczbie przepracowanych godzin,
- nadgodzinach,
- urlopach,
- zwolnieniach lekarskich.
Lista obecności w pracy to tylko opcjonalny dodatek, który może ułatwić organizację w Twojej firmie, ale nie zastąpi obowiązkowej ewidencji.
Czy lista obecności w pracy jest obowiązkowa?
Nie, lista obecności w pracy nie jest obowiązkowa. Przepisy prawa pracy nie narzucają obowiązku jej prowadzenia, Jednak jak już wiesz, ewidencja czasu pracy to inna historia – ją prowadzić trzeba.
Mimo że lista obecności w pracy nie jest obligatoryjna, to jej uzupełnianie ma kilka zalet. Łatwiej jest zarządzać obecnością pracowników, zwłaszcza w większych zespołach czy przy elastycznych godzinach pracy.
Lista obecności w pracy – co na to Sąd Najwyższy?
Chociaż lista obecności nie jest obowiązkowa, jej praktyczne zastosowanie podkreślił Sąd Najwyższy. W wyroku z dnia 19 stycznia 2016 r. (sygn. akt I PK 24/15) wskazał, że lista obecności może być istotnym dowodem w sytuacji sporu o nadgodziny lub faktyczny wymiar czasu pracy pracownika. Tym samym okazuje się, że choć nie jest obowiązkowa, może zauważalnie ułatwić pracodawcy obronę przed roszczeniami pracowników.
Skróty na liście obecności w pracy – poznaj te najważniejsze
Jeśli zajmujesz się dokumentacją pracowniczą, musisz znać najczęściej stosowane skróty na liście obecności oraz w ewidencji czasu pracy. Oto kilka z nich:
- U – urlop wypoczynkowy
- CH – chorobowe
- NN – nieobecność nieusprawiedliwiona
- O – opieka nad dzieckiem
- D – delegacja służbowa
Może zdarzyć się tak, że wewnętrznie będą funkcjonowały inne oznaczenia, jednak powyższe należą do popularniejszych. Ich nauka przychodzi szybko, zwłaszcza jeśli korzystasz z nich na co dzień. Znajomość tych skrótów pozwoli Ci sprawnie i precyzyjnie analizować dane, ustalać wynagrodzenia i planować grafiki.
Podpisywanie listy obecności w pracy – co warto wiedzieć?
Specjaliści HR zadają sobie czasem pytanie „czy podpis pracownika na liście obecności jest obowiązkowy?”. Ponieważ sama lista obecności w pracy jest opcjonalna z punktu widzenia przepisów, to i podpisywanie listy obecności również nie jest formalnym obowiązkiem. Jednak w praktyce podpis pracownika stosuje się jako formę potwierdzenia obecności, co może mieć dużą wartość np. przy okazji rozstrzygania kwestii spornych.
Wiele firm decyduje się obecnie na prowadzenie elektronicznej listy obecności w pracy. Jeśli i Twoja organizacja rozważa takie rozwiązanie, podpis elektroniczny spełnia wymogi i jest w pełni dopuszczalny. Jest to wygodniejsze rozwiązanie niż tradycyjne podpisywanie listy obecności w pracy w formie papierowej. Ponadto zmniejsza ryzyko błędów czy zagubienia dokumentów.
Czy lista obecności w pracy jest obowiązkowa dla umów cywilnoprawnych?
Bardzo ważne jest jasne rozróżnienie sytuacji pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę oraz osób na umowach cywilnoprawnych (najpopularniejsze: zlecenie lub dzieło):
- umowa o pracę – lista obecności w pracy nie jest obowiązkowa, ale obowiązkowa jest ewidencja czasu pracy.
- umowy cywilnoprawne – tutaj również lista obecności nie jest obowiązkowa, ale konieczne jest dokumentowanie liczby godzin pracy zgodnie z art. 8b ustawy o minimalnym wynagrodzeniu.
Na koniec – czy lista obecności w pracy jest obowiązkowa?
Podsumowując krótko i konkretnie: lista obecności w pracy nie jest obowiązkowa. Obowiązkowa pozostaje natomiast ewidencja czasu pracy, której nie można zaniedbać, ponieważ w razie kontroli PIP grożą wysokie kary – nawet do 30 000 zł (art. 281 pkt 6 Kodeksu pracy).
Listę obecności w docenisz jako przydatne rozwiązanie szczególnie gdy:
- w Twojej organizacji są liczne zespoły, które często rotują,
- obowiązują elastyczne godziny pracy,
- prowadzisz projekty wymagające bieżącego monitorowania obecności.
Taka lista świetnie sprawdza się jako dodatkowy dokument przy ewidencji czasu pracy, pozwalając szybko zidentyfikować nieobecności i reagować na nie w czasie rzeczywistym. Nawet jeśli prawo jej nie wymaga, warto mieć ją pod ręką.