Lista obecności w pracy – czy jest obowiązkowa?

pracownica sprawdza listę

Lista obecności w pracy to narzędzie ułatwiające i pracę, i życie. Z tego powodu na stałe zagościła w firmowej dokumentacji. Bywa, że organizacje prowadzą ją „na wszelki wypadek”, nie mając pewności, czy jest obowiązkowa. Czy prawo wymaga prowadzenia listy obecności? Sprawdź i uniknij kosztownych błędów. 

Lista obecności w pracy – co mówią przepisy?

Jak łatwo się domyślić, taka lista to dokument, w którym pracownik potwierdza swoją obecność w firmie danego dnia, zwykle poprzez podpis obok daty i godziny rozpoczęcia oraz zakończenia pracy. Takie narzędzie jest wygodne w użyciu i pomaga szybko zweryfikować, kto pojawił się na stanowisku, a kto nie.

Lecz uwaga: choć popularna, lista obecności w pracy nie jest tym samym, co ewidencja czasu pracy. Jeśli do tej pory było to dla Ciebie to jedno i to samo, nie jesteś jedyny – wiele osób (także z działów HR) często myli te dwa dokumenty. Przepisy, a konkretniej art. 149 § 1 Kodeksu pracy mówi, że to ewidencja czasu pracy jest obowiązkowa dla każdego pracownika zatrudnionego na umowę o pracę. 

Czym w takim razie jest ewidencja? Najprościej mówiąc, to dokument bardziej szczegółowy niż lista obecności – zawiera informacje m.in. o:

  • liczbie przepracowanych godzin, 
  • nadgodzinach, 
  • urlopach,
  • zwolnieniach lekarskich.

Lista obecności w pracy to tylko opcjonalny dodatek, który może ułatwić organizację w Twojej firmie, ale nie zastąpi obowiązkowej ewidencji.

Czy lista obecności w pracy jest obowiązkowa?

Nie, lista obecności w pracy nie jest obowiązkowa. Przepisy prawa pracy nie narzucają obowiązku jej prowadzenia, Jednak jak już wiesz, ewidencja czasu pracy to inna historia – ją prowadzić trzeba. 

Mimo że lista obecności w pracy nie jest obligatoryjna, to jej uzupełnianie ma kilka zalet. Łatwiej jest zarządzać obecnością pracowników, zwłaszcza w większych zespołach czy przy elastycznych godzinach pracy. 

Lista obecności w pracy – co na to Sąd Najwyższy?

Chociaż lista obecności nie jest obowiązkowa, jej praktyczne zastosowanie podkreślił Sąd Najwyższy. W wyroku z dnia 19 stycznia 2016 r. (sygn. akt I PK 24/15) wskazał, że lista obecności może być istotnym dowodem w sytuacji sporu o nadgodziny lub faktyczny wymiar czasu pracy pracownika. Tym samym okazuje się, że choć nie jest obowiązkowa, może zauważalnie ułatwić pracodawcy obronę przed roszczeniami pracowników.

Skróty na liście obecności w pracy – poznaj te najważniejsze

Jeśli zajmujesz się dokumentacją pracowniczą, musisz znać najczęściej stosowane skróty na liście obecności oraz w ewidencji czasu pracy. Oto kilka z nich:

  • U – urlop wypoczynkowy
  • CH – chorobowe
  • NN – nieobecność nieusprawiedliwiona
  • O – opieka nad dzieckiem
  • D – delegacja służbowa

Może zdarzyć się tak, że wewnętrznie będą funkcjonowały inne oznaczenia, jednak powyższe należą do popularniejszych. Ich nauka przychodzi szybko, zwłaszcza jeśli korzystasz z nich na co dzień. Znajomość tych skrótów pozwoli Ci sprawnie i precyzyjnie analizować dane, ustalać wynagrodzenia i planować grafiki. 

Podpisywanie listy obecności w pracy – co warto wiedzieć?

Specjaliści HR zadają sobie czasem pytanie „czy podpis pracownika na liście obecności jest obowiązkowy?”. Ponieważ  sama lista obecności w pracy jest opcjonalna z punktu widzenia przepisów, to i podpisywanie listy obecności również nie jest formalnym obowiązkiem. Jednak w praktyce podpis pracownika stosuje się jako formę potwierdzenia obecności, co może mieć dużą wartość np. przy okazji rozstrzygania kwestii spornych.

Wiele firm decyduje się obecnie na prowadzenie elektronicznej listy obecności w pracy. Jeśli i Twoja organizacja rozważa takie rozwiązanie, podpis elektroniczny spełnia wymogi i jest w pełni dopuszczalny. Jest to wygodniejsze rozwiązanie niż tradycyjne podpisywanie listy obecności w pracy w formie papierowej. Ponadto zmniejsza ryzyko błędów czy zagubienia dokumentów.

Czy lista obecności w pracy jest obowiązkowa dla umów cywilnoprawnych?

Bardzo ważne jest jasne rozróżnienie sytuacji pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę oraz osób na umowach cywilnoprawnych (najpopularniejsze: zlecenie lub dzieło):

  • umowa o pracę – lista obecności w pracy nie jest obowiązkowa, ale obowiązkowa jest ewidencja czasu pracy.
  • umowy cywilnoprawne – tutaj również lista obecności nie jest obowiązkowa, ale konieczne jest dokumentowanie liczby godzin pracy zgodnie z art. 8b ustawy o minimalnym wynagrodzeniu.

Na koniec – czy lista obecności w pracy jest obowiązkowa?

Podsumowując krótko i konkretnie: lista obecności w pracy nie jest obowiązkowa. Obowiązkowa pozostaje natomiast ewidencja czasu pracy, której nie można zaniedbać, ponieważ w razie kontroli PIP grożą wysokie kary – nawet do 30 000 zł (art. 281 pkt 6 Kodeksu pracy).

Listę obecności w docenisz jako przydatne rozwiązanie szczególnie gdy:

  • w Twojej organizacji są liczne zespoły, które często rotują,
  • obowiązują elastyczne godziny pracy,
  • prowadzisz projekty wymagające bieżącego monitorowania obecności.

Taka lista świetnie sprawdza się jako dodatkowy dokument przy ewidencji czasu pracy, pozwalając szybko zidentyfikować nieobecności i reagować na nie w czasie rzeczywistym. Nawet jeśli prawo jej nie wymaga, warto mieć ją pod ręką.

 

 

 

Oceń artykuł:
Średnia ocen: 0
Opinii: 0