Premia? Jasne, że działa. Ale nie zawsze tak, jakbyśmy chcieli, zwłaszcza gdy trafia na konto pracownika. Wówczas łatwo potraktować ją jak kolejny, zwyczajny przelew, który szybko wchłania domowy budżet. Tymczasem wiele firm stawia dziś na rozwiązanie, które daje więcej swobody i bardziej się opłaca. Zamiast sztampowych upominków czy okazjonalnych bonusów, decydują się na kartę premiową.
Premia jako bonus na karcie przedpłaconej
Nie każda firma ma rozbudowany dział HR czy system benefitów, ale każda może chcieć po prostu nagrodzić ludzi: za zaangażowanie, lojalność, dobrze wykonane obowiązki. Jak to zrobić uczciwie, szybko i bez tony dokumentów? Coraz więcej przedsiębiorców stawia na przedpłacone karty premiowe – narzędzie, które łączy prostotę przelewu z wygodą bonu, a nie wiąże się z dodatkowymi kosztami operacyjnymi.
Tak działa np. karta premiowa Edenred: to przedpłacona karta Mastercard, akceptowana zarówno w Polsce, jak i za granicą, także w transakcjach online. W wersji fizycznej lub elektronicznej, z możliwością dodania do Google Pay czy Apple Pay.
Dla pracownika to wciąż odczuwalna forma nagrody, dla pracodawcy – mniejsze obciążenie formalne niż np. zakup nagród rzeczowych czy motywacyjnych pakietów od pośredników.
Wygrywają obie strony.
Karta premiowa w programach motywacyjnych – praktyczne zastosowania
Karta premiowa sprawdza się w najróżniejszych sytuacjach:
- jako nagroda sprzedażowa – dla handlowców czy dystrybutorów,
- jako bonus lojalnościowy – dla kontrahentów i partnerów biznesowych,
- w systemach premiowania pracowników – za wyniki, inicjatywę, polecenia, pomysły czy rocznice pracy,
- jako prezent świąteczny lub jubileuszowy – i to bez zamawiania paczek, pakowania i wysyłania.
Tego typu benefit łatwo dostosować do potrzeb różnych zespołów – biurowych, produkcyjnych, hybrydowych – i do różnych okazji. Do tego dochodzi możliwość personalizacji np. z grafiką marki czy dedykowanym hasłem kampanii.
Karta premiowa jako uniwersalna nagroda
Karta premiowa to synonim wolności wyboru. Pracownik lub kontrahent sam decyduje, na co wyda środki. Może zrobić zakupy spożywcze, zarezerwować wakacje, opłacić subskrypcje, bez narzuconego katalogu produktów. Doceniają zwłaszcza osoby spoza dużych miast, które mają ograniczony dostęp do sieci partnerskich benefitów.
Dla HR to także narzędzie wzmacniające employer branding. W połączeniu z komunikacją wewnętrzną (np. kampanią #doceniamy) karta może stać się częścią kultury uznania – zbudowanej na rzeczywistych działaniach, a nie ogólnych hasłach. Tym bardziej że można ją wdrażać również w mniejszych firmach – bez potrzeby rozbudowanych systemów premiowych.
A fiskus? Czyli co warto wiedzieć o przedpłaconych kartach premiowych
Poza wygodą użytkowania, karty premiowe mają też konkretne przewagi podatkowe i organizacyjne:
- Niższy koszt brutto – karta premiowa może być traktowana jak bon, co pozwala zaoszczędzić nawet 23% kosztów w porównaniu z nagrodami rzeczowymi czy przelewami.
- Zwolnienie z podatku dochodowego – przy świadczeniach z ZFŚS (np. do 2000 zł rocznie), karta nie podlega opodatkowaniu PIT.
- Bezpieczeństwo – karty są zgodne z regulacjami PSD2, można je zabezpieczyć PIN-em, a saldo i historię transakcji sprawdzić w aplikacji.
- Ekologia – karta może być wyłącznie online, a plastikowe wersje kart Edenred powstają w 85% z materiałów z recyklingu.
- Minimum pracy po stronie HR – dostawca zajmuje się całą logistyką, produkcją i obsługą kart. Działy HR nie muszą odrywać się od swojej pracy.
Czy warto wprowadzić kartę premiową do swojej firmy? Jeśli zależy Ci na nowoczesnym podejściu do motywowania – zdecydowanie tak. To narzędzie, które daje pracownikowi swobodę, a pracodawcy realne oszczędności, mniej formalności i szybkie wdrożenie.
Bonus: jak rozliczać karty premiowe? Wskazówki dla działów kadrowo-księgowych
Odpowiedzmy na pytania, jak ująć taki benefit w dokumentach i co należy udokumentować, by działać zgodnie z przepisami.
Czy wydatek na kartę premiową może być kosztem uzyskania przychodu?
Tak – jeśli karta jest formą nagrody za wyniki pracy, lojalność czy inne, mierzalne kryteria, to pracodawca ma prawo zaliczyć taki wydatek do kosztów uzyskania przychodu. Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o PIT, kosztem są wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodu, jego zabezpieczenia lub zachowania źródła.
Uwaga: W przypadku kart finansowanych ze środków obrotowych (a nie z ZFŚS), należy wykazać związek wydatku z działalnością firmy – np. poprzez regulamin premiowania, decyzję zarządu czy listę przyznanych nagród.
Czy trzeba prowadzić ewidencję przyznanych kart?
Zdecydowanie tak. Nawet jeśli karta jest cyfrowa, dla celów podatkowych i kontrolnych potrzebna jest dokumentacja:
- lista osób, które otrzymały kartę, z określeniem kwoty,
- podstawa przyznania (np. wynik sprzedażowy, jubileusz pracy, kampania motywacyjna),
- data przyznania i ewentualna informacja o źródle finansowania (ZFŚS / środki obrotowe).
Co z kartami finansowanymi z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych?
Zgodnie z art. 8 ust. 1 ustawy o ZFŚS, świadczenia z funduszu muszą być przyznawane na podstawie kryteriów socjalnych – np. dochodu na osobę w rodzinie. To oznacza konieczność:
- zebrania oświadczenia pracownika o sytuacji materialnej (najczęściej w formie uproszczonego formularza),
- stosowania zróżnicowanych kwot świadczeń, jeśli firma chce zachować zwolnienie z PIT.
Uwaga: Przyznanie jednakowych kart wszystkim pracownikom – bez oceny ich sytuacji – może skutkować koniecznością opodatkowania całości jako zwykłego przychodu pracownika.
