Śmierć bliskiej osoby, narodziny dziecka, a może ślub dziecka? W każdej z tych sytuacji przysługuje nam dodatkowy, płatny dzień wolny od pracy, czyli urlop okolicznościowy. Jednak nie zawsze i nie każdemu. Sprawdź, kiedy możesz skorzystać z urlopu okolicznościowego i jak go prawidłowo zgłosić.
Kiedy można skorzystać z urlopu okolicznościowego?
Urlop okolicznościowy to szczególny rodzaj wolnego przysługującego pracownikowi w związku z ważnymi wydarzeniami w jego życiu prywatnym. Dzięki temu może załatwić formalności lub po prostu przeżyć te chwile bez konieczności martwienia się o obowiązki zawodowe.
Choć urlop okolicznościowy nie jest wprost uregulowany w kodeksie pracy, to jego podstawę stanowi § 15 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy. To właśnie tam znajdziesz zamknięty katalog sytuacji, które uprawniają pracownika do dodatkowych dni wolnych.
Kto może skorzystać z urlopu okolicznościowego?
Uprawnienie przysługuje osobom zatrudnionym na podstawie umowy o pracę – niezależnie od wymiaru etatu (oznacza go, że pracownik świadczący obowiązki na pół, ćwierć lub w innym wymiarze etatu nabywa prawo do takiej samej liczby dni wolnych). Urlop okolicznościowy przysługuje także pracownikom na okresie próbnym.
W jakich sytuacjach przysługuje urlop okolicznościowy?
Rozporządzenie wymienia konkretne zdarzenia, które dają prawo do wolnego. Najczęściej są to:
- urodzenie dziecka pracownika – 2 dni,
- ślub pracownika – 2 dni,
- ślub dziecka pracownika – 1 dzień,
- zgon i pogrzeb:
- małżonka, dziecka, ojca, matki, ojczyma, macochy – 2 dni,
- siostry, brata, teściowej, teścia, babci, dziadka, osoby pozostającej na utrzymaniu pracownika lub pod jego bezpośrednią opieką – 1 dzień.
Nie ma tutaj miejsca na dowolność czy indywidualne interpretacje. Powyższy wykaz jest zamknięty. Oczywiście, jeśli pracownik i pracodawca dojdą do porozumienia, można wykorzystać urlop z innej puli (np. urlopu wypoczynkowego) lub odnotować usprawiedliwioną nieobecność.
Urlop okolicznościowy – śmierć bliskich
Śmierć bliskiej osoby to trudny moment, w którym każdy potrzebuje czasu na załatwienie formalności, udział w pogrzebie i chwili, by przeżyć żałobę i oswoić stratę. Przepisy przewidują urlop okolicznościowy pod warunkiem, że zmarły należał do grona bliskich osób wymienionych w rozporządzeniu.
Zgodnie z §15 rozporządzenia MPiPS z 15 maja 1996 r., za bliskich, w przypadku których przysługuje urlop okolicznościowy z tytułu śmierci lub pogrzebu, uznaje się:
- małżonka,
- dziecko (także przysposobione),
- rodziców (w tym ojczyma i macochę),
- teściów,
- rodzeństwo,
- dziadków,
- wnuki,
- osoby pozostające na utrzymaniu pracownika lub pod jego bezpośrednią opieką.
W zależności od stopnia pokrewieństwa i relacji z osobą zmarłą pracownikowi przysługują:
- 2 dni wolnego – w przypadku śmierci:
- małżonka,
- dziecka,
- ojca lub matki (także ojczyma i macochy),
- 1 dzień wolnego – w przypadku śmierci:
- teściowej lub teścia,
- dziadka lub babci,
- siostry lub brata,
- osoby będącej na utrzymaniu pracownika lub pod jego opieką.
Urlop okolicznościowy – urodzenie dziecka
Narodziny dziecka to wyjątkowy moment. I choć większość osób kojarzy go głównie z urlopem ojcowskim czy macierzyńskim, to nowo upieczeni rodzice mogą skorzystać z 2 dni płatnego urlopu okolicznościowego. I nie ma obowiązku wykorzystania ich jednorazowo. Można podzielić te dni, np. jeden w dniu porodu, a drugi po wyjściu partnerki z dzieckiem ze szpitala.
Z tego urlopu najczęściej korzystają ojcowie, ale przepisy nie ograniczają prawa wyłącznie do mężczyzn. Liczy się to, czy pracownik jest stroną zdarzenia, a więc ojcem lub matką dziecka.
Urlop okolicznościowy nie wymaga posiadania aktu małżeństwa, dni wolne przysługują również, jeśli związek jest niesformalizowany. Pracodawca ma prawo żądać aktu urodzenia dziecka (może to być kopia lub skan), ale nie może domagać się dodatkowych dokumentów – np. zaświadczeń ze szpitala czy szczegółów dotyczących stanu zdrowia.
Urlop okolicznościowy – ślub
Śluby oznaczają często konieczność wspinania się na wyżyny logistycznego kunsztu. Kiedy zasoby czasowe się kurczą, na ratunek przychodzi urlop okolicznościowy. Dzięki niemu można przygotować się do uroczystości albo po prostu nacieszyć się chwilą. Ale uwaga – katalog uprawnionych do skorzystania z niego i liczba samych dni wolnych zależy od tego, czyj to ślub.
Urlop okolicznościowy z okazji ślubu przysługuje w dwóch wariantach:
- 2 dni – z tytułu ślubu samego pracownika,
- 1 dzień – z tytułu ślubu dziecka pracownika.
Przepisy nie precyzują, w który konkretnie dzień należy wziąć wolne. Oznacza to, że pracownik może wykorzystać dzień wolny:
- przed ślubem,
- w dniu ślubu,
- po uroczystości – np. w ramach wyjazdu lub odpoczynku.
Ważne, by urlop miał związek czasowy z wydarzeniem – trudno byłoby uzasadnić jego wykorzystanie np. miesiąc później. Dobrze jest więc zawczasu uzgodnić termin z przełożonym.
Jeśli pracownik bierze udział w ceremonii nieformalnej (np. ślub humanistyczny, celebracja związku partnerskiego), formalnie urlop okolicznościowy nie przysługuje. Nawet jeśli wydarzenie ma dla pracownika duże znaczenie osobiste, nie wynika z niego obowiązek pracodawcy do udzielenia dni wolnych. W takiej sytuacji można rozważyć:
- wniosek o urlop wypoczynkowy,
- dzień wolny bezpłatny za zgodą pracodawcy,
- lub – przy dobrej woli obu stron – inne elastyczne rozwiązanie.
Czy urlop okolicznościowy wlicza się do wypoczynkowego?
Nie, urlop okolicznościowy nie wlicza się do urlopu wypoczynkowego – to całkowicie odrębne uprawnienie pracownicze. Przysługuje niezależnie od liczby dni urlopu, jakimi dysponuje pracownik w danym roku kalendarzowym. Co to oznacza w praktyce? Nawet jeśli zatrudniony wykorzystał już całą pulę urlopu wypoczynkowego, nadal może wnioskować o urlop okolicznościowy – o ile spełnia warunki jego przyznania.
Co więcej, czas urlopu okolicznościowego wlicza się do okresu zatrudnienia i jest w pełni płatny, tak jak normalny dzień pracy. Pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia i nie ponosi żadnych strat z tytułu nieobecności.
Dla działów kadr to ważna informacja: nie należy pomniejszać puli urlopu wypoczynkowego ani wykazywać dni urlopu okolicznościowego w tej samej rubryce co wypoczynkowy – warto odnotować je osobno w ewidencji czasu pracy.
Jak złożyć wniosek o urlop okolicznościowy?
Choć przepisy nie określają szczegółowego trybu wnioskowania o urlop okolicznościowy, pracownik powinien poinformować pracodawcę z odpowiednim wyprzedzeniem – najlepiej od razu po uzyskaniu informacji o nadchodzącym zdarzeniu (np. terminie ślubu, planowanym porodzie) albo niezwłocznie po jego wystąpieniu (jak w przypadku nagłej śmierci bliskiej osoby).
Co powinien zawierać wniosek? Wprawdzie nie ma jednego formalnego wzoru, ale każdorazowo powinny się w nim znaleźć:
- imię i nazwisko pracownika,
- stanowisko lub dział,
- wskazanie podstawy wniosku (np. „wniosek o urlop okolicznościowy z tytułu śmierci ojca”),
- proponowany termin lub terminy nieobecności,
- data złożenia wniosku i podpis.
Jeśli firma korzysta z elektronicznego systemu kadrowego (np. SAP, Enova, Teta), pracownik może złożyć wniosek online – o ile regulamin pracy na to pozwala.
Pracodawca może zażądać potwierdzenia okoliczności, na przykład w postaci:
- odpisu aktu urodzenia dziecka,
- kopii aktu zgonu,
- odpisu aktu małżeństwa,
- innego dokumentu potwierdzającego dane zdarzenie.
Dokumentacja nie musi być przedstawiona od razu – ale warto poinformować pracodawcę, że zostanie złożona w najbliższym możliwym terminie.
Urlop okolicznościowy – z perspektywy HR
Dobrze, by pracodawca zawczasu ustalił wewnętrzne procedury wnioskowania o urlopy okolicznościowe. Warto zastanowić się, czy chce wymagać konkretnego fizycznego formularza, podpisu przełożonego, a może ustalić cyfrową ścieżkę akceptacji? Jasne zasady pomagają uniknąć nieporozumień i nie generują dodatkowego stresu, tym bardziej że urlop okolicznościowy towarzyszy niezwykłym okazjom w życiu.
Dzięki przemyśleniu tych kwestii zawczasu nieprzewidziana sytuacja nie zdezorganizuje (lub zrobi to w minimalnym stopniu) pracy zespołu.