Wyjechać na rok w daleki świat i wrócić do pracy, bez ponownego przechodzenia rekrutacji – to marzenie wielu osób. To jeden z powodów, dla których w działach HR czasem pojawiają się pytania dotyczące urlopu bezpłatnego. Kiedy można go udzielić i co trzeba o nim wiedzieć? Choć przepisy kodeksu pracy są w tej kwestii dość ogólne, orzecznictwo i praktyka dostarczają wielu cennych wskazówek. Poniżej przedstawiamy kompleksowe omówienie tematu.
Czym jest urlop bezpłatny i kiedy można z niego skorzystać?
Urlop bezpłatny to czasowe zawieszenie obowiązku świadczenia pracy, które odbywa się za zgodą pracodawcy na wniosek pracownika. Jest wykorzystywany głównie w sytuacjach takich jak:
- wyjazd zagraniczny – np. do pracy tymczasowej lub w celu załatwienia spraw rodzinnych,
- opieka nad bliską osobą – szczególnie gdy nie przysługuje już urlop opiekuńczy,
- konieczność załatwienia spraw osobistych – długie leczenie, studia, sytuacje kryzysowe,
- praca u innego pracodawcy – w przypadku porozumienia firm, o czym więcej w dalszej części tekstu.
W czasie urlopu bezpłatnego pracownik nie świadczy pracy, a pracodawca nie wypłaca wynagrodzenia. Nie nalicza się także stażu pracy. Stosunek pracy formalnie trwa, ale obowiązki obu stron są zawieszone.
Jak napisać wniosek o urlop bezpłatny?
Pracodawca powinien otrzymać pisemne i jednoznaczne oświadczenie woli pracownika. To ono stanowi podstawę do udzielenia urlopu i zabezpiecza obie strony w razie kontroli lub sporu.
Wniosek powinien zawierać podstawowe elementy formalne, czyli:
- dane pracownika (imię, nazwisko, stanowisko),
- dane pracodawcy lub działu kadr,
- prośbę o udzielenie urlopu bezpłatnego,
- wskazanie konkretnego okresu urlopu (data „od–do”),
- podpis pracownika i data złożenia wniosku.
Nie ma znaczenia, czy pracownik nazwie dokument „podaniem” czy „wnioskiem”. Liczy się treść: czy zawiera prośbę o urlop oraz jasno określa jego daty.
Jak archiwizować dokumenty?
Wniosek należy przechowywać w części B akt osobowych (dotyczącej przebiegu zatrudnienia). Z kolei w systemach elektronicznych powinien być powiązany z kartą ewidencji czasu pracy. Jeśli firma korzysta z elektronicznych obiegów dokumentów, warto przygotować zautomatyzowany szablon wniosku z miejscem na elektroniczną zgodę przełożonego i działu HR.
Czy pracodawca musi udzielić urlopu bezpłatnego?
Nie, nie musi. Zgodnie z art. 174 § 1 Kodeksu pracy, udzielenie urlopu bezpłatnego wymaga zgody pracodawcy. Nawet jeśli pracownik złoży formalnie poprawny wniosek, pracodawca może odmówić – i nie musi uzasadniać tej decyzji.
Zgoda pracodawcy powinna być:
- wyraźna – najlepiej w formie pisemnej, jako akceptacja wniosku lub osobne oświadczenie,
- konkretna – zawierać dokładny okres urlopu,
- świadoma – szczególnie jeśli urlop ma trwać dłużej niż 1 miesiąc.
Urlop bezpłatny: przepisy
Choć urlop bezpłatny nie budzi większych kontrowersji, to warto znać jego precyzyjne podstawy prawne – zwłaszcza w razie kontroli PIP, sporów z pracownikiem lub konieczności ewidencyjnej zgodności z ZUS. Urlop bezpłatny został uregulowany w art. 174–175 Kodeksu pracy:
- Art. 174 § 1 KP – pracodawca może, ale nie musi udzielić urlopu bezpłatnego.
- Art. 174 § 2 KP – okres urlopu bezpłatnego nie wlicza się do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze (np. urlop wypoczynkowy, nagrody jubileuszowe).
- Art. 174¹ KP – wyjątek: jeśli pracownik otrzyma urlop bezpłatny w celu wykonywania pracy u innego pracodawcy, z którym zawarto porozumienie między firmami, ten okres wlicza się do stażu pracy.
Ważne są również kwestie:
- ubezpieczenia społecznego – ponieważ pracownik na urlopie bezpłatnym nie podlega ubezpieczeniom ZUS,
- ewidencji czasu pracy – zgodnie z rozporządzeniem MPiPS z 28 maja 1996 r., urlopy bezpłatne muszą być jednoznacznie oznaczone w karcie ewidencyjnej,
- raportów do ZUS – urlop bezpłatny należy wykazać w dokumencie ZUS RSA z kodem przerwy 111 (przerwa w opłacaniu składek z tytułu urlopu bezpłatnego).
Warto wiedzieć, co w tej kwestii mówi orzecznictwo Sądu Najwyższego, np.:
- Wyrok SN z 12.08.2004 r., III PK 42/04 – jeśli pracownik mimo formalnego urlopu bezpłatnego wykonuje obowiązki służbowe, nie można mówić o „prawdziwym” urlopie – stosunek pracy nadal trwa.
- Wyrok SN z 22.05.2024 r., III USKP 53/23 – okres urlopu bezpłatnego nie może być uznany za pracę w warunkach szczególnych, chyba że przepisy wyraźnie to przewidują.
Urlop wypoczynkowy a urlop bezpłatny – jakie są różnice i na co uważać?
Udzielenie urlopu wypoczynkowego jest obowiązkiem pracodawcy – musi zostać udzielony w roku, w którym pracownik nabył do niego prawo (art. 161 KP). Ten rodzaj wypoczynku podlega ochronie, co oznacza, że pracownik nie może się go zrzec. Jest płatny i wliczany do stażu pracy, a w czasie jego trwania pracownik podlega ubezpieczeniom i nabywa kolejne prawa pracownicze.
Z kolei urlopu bezpłatnego udziela się tylko na wniosek pracownika i za zgodą pracodawcy. Jest niepłatny i nie wlicza się do stażu pracy (z wyjątkiem urlopu na pracę u innego pracodawcy – art. 174¹ KP). Pracownik nie podlega wtedy ubezpieczeniom ZUS – chyba że ma inne źródło tytułu ubezpieczeniowego.
Czy pracownik może wziąć urlop bezpłatny, mając jeszcze wypoczynkowy?
Kodeks pracy nie zabrania takiej sytuacji, jednak wielu pracodawców przyjmuje zasadę, że najpierw należy wykorzystać zaległy wypoczynkowy – szczególnie jeśli zbliża się termin jego przedawnienia.
Dobrze zaplanowane, wkomponowane w życie firmy urlopy bezpłatne to najlepszy dowód na to, że pracodawca potrafi być elastyczny i wspiera swoich ludzi – ale jednocześnie działa świadomie, zgodnie z przepisami i z troską o ciągłość operacyjną. To element kultury organizacyjnej, którego wdrożenie warto przemyśleć.
