Zaczynasz pracę w dziale kadr i zastanawiasz się, kiedy trzeba wystawić świadectwo pracy? A może ktoś z dawnych pracowników zgubił dokument i pyta, co teraz? To wcale nie jest takie trudne, jak się wydaje. W tym artykule znajdziesz odpowiedzi na pytania o świadectwo pracy: kiedy trzeba je wystawić, co powinno zawierać, jak wygląda i co zrobić, gdy pracownik prosi o duplikat albo sprostowanie.
Świadectwo pracy: czym jest, kto i kiedy je wydaje?
Świadectwo pracy to dokument, który pracodawca ma obowiązek wydać pracownikowi po zakończeniu stosunku pracy. Potwierdza w nim m.in. okres zatrudnienia, zajmowane stanowiska, podstawę rozwiązania umowy i wykorzystane urlopy. Podstawa prawna to art. 97 § 1 Kodeksu pracy.
Powinno trafić do pracownika niezwłocznie po ustaniu stosunku pracy, czyli:
- w dniu rozwiązania lub wygaśnięcia umowy o pracę,
- bez konieczności składania wniosku przez pracownika.
Jest jednak jeden wyjątek.
Jeśli pracodawca ma zamiar w ciągu 7 dni zawrzeć z tą samą osobą kolejną umowę o pracę – wtedy nie musi wydawać świadectwa pracy od razu. Wydaje je dopiero po zakończeniu ostatniej z umów (art. 97 §1¹ KP).
Co zawiera świadectwo pracy?
Świadectwo pracy musi zawierać dokładnie określone informacje, wskazane w rozporządzeniu Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z 11 maja 2023 r. (Dz.U. 2023 poz. 912). Nie ma tu miejsca na indywidualną interpretację.
Najważniejsze elementy świadectwa pracy:
- Okres zatrudnienia – od kiedy do kiedy pracownik był zatrudniony.
- Rodzaj wykonywanej pracy i zajmowane stanowiska – np. „specjalista ds. logistyki”.
- Tryb rozwiązania lub wygaśnięcia umowy o pracę – np. porozumienie stron, wypowiedzenie przez pracownika itp.
- Wykorzystane urlopy:
- wypoczynkowy,
- bezpłatny,
- rodzicielski, ojcowski, macierzyński,
- urlop wychowawczy,
- dodatkowy (np. dla osób z niepełnosprawnościami).
- Należności i świadczenia:
- informacja o wypłaconym lub niewypłaconym ekwiwalencie za niewykorzystany urlop – bardzo ważna przy kolejnych zatrudnieniach.
- Okresy nieskładkowe – czyli takie, które nie są wliczane do emerytury, ale muszą być ujęte w świadectwie (np. urlop bezpłatny, świadczenie rehabilitacyjne).
- Informacja o zajęciach komorniczych, jeśli były prowadzone.
Informacje dodatkowe, o które może wystąpić pracownik – np. wysokość wynagrodzenia czy rodzaj wykonywanej pracy.
Błędne świadectwo pracy – czy można je sprostować?
Jeśli pracownik otrzymał świadectwo, ale znalazł w nim nieprawidłowości (np. błędna data zatrudnienia, brak informacji o urlopie), może złożyć wniosek o sprostowanie świadectwa pracy. Musi to zrobić w terminie 14 dni od jego otrzymania. Jeśli pracodawca odmówi – pracownik może wystąpić do sądu pracy (art. 97 §2¹ Kodeksu pracy).
Do czego jest potrzebne świadectwo pracy?
Świadectwo pracy to dokument, który wpływa na prawa pracownika w nowym miejscu pracy, w ZUS-ie, a nawet przy wyliczaniu urlopu czy emerytury. Jego najczęstsze zastosowanie to potwierdzenie stażu pracy. Pracownik jest poproszony o okazanie świadectwa, aby wykazać:
- łączny staż zatrudnienia – potrzebny m.in. do ustalenia długości urlopu wypoczynkowego (zgodnie z art. 154 §1 Kodeksu pracy),
- staż emerytalny – ZUS zalicza tylko udokumentowane okresy pracy,
- prawo do dodatku stażowego – np. w urzędach czy jednostkach budżetowych.
Podstawa prawna to art. 154, 155¹ Kodeksu pracy, § 1 rozporządzenia z 11.05.2023 r. ws. świadectwa pracy.
Kolejna kwestia to ustalanie uprawnień w nowej pracy. Świadectwo pracy pomaga nowemu pracodawcy m.in. w:
- weryfikacji, czy pracownik wykorzystał już urlop wypoczynkowy w danym roku kalendarzowym,
- rozliczeniu ewentualnego ekwiwalentu za urlop.
Do tego dochodzi dokumentowanie przerw w zatrudnieniu, ponieważ niektóre okresy uwzględnione w świadectwie (np. urlop bezpłatny, rodzicielski, choroba) mogą wpływać na prawo do świadczeń lub konieczność udowodnienia braku ciągłości w zatrudnieniu.
Jest jeszcze kwestia instytucji państwowych. ZUS wymaga świadectw pracy m.in. przy:
- ustalaniu prawa do emerytury lub renty,
- zliczaniu okresów składkowych i nieskładkowych,
- potwierdzaniu zatrudnienia w szczególnych warunkach.
Krótko mówiąc: kwestii świadectwa pracy warto dopilnować.
Duplikat świadectwa pracy – kiedy się po niego zgłosić?
Zdarza się, że pracownik zgubi świadectwo pracy, czasem dokumenty po prostu mechanicznie się niszczą. W takiej sytuacji może poprosić pracodawcę o wystawienie duplikatu. Ten, zgodnie z § 6 ust. 1 rozporządzenia Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z 11 maja 2023 r. w sprawie świadectwa pracy (Dz.U. 2023 poz. 912), ma obowiązek taki wystawić na wniosek byłego zatrudnionego, ale ma obowiązku robienia tego sam z siebie.
Co powinien zawierać duplikat?
- Treść powinna być identyczna jak oryginalne świadectwo pracy – z uwzględnieniem ewentualnych sprostowań,
- musi zawierać dopisek: „duplikat”,
- data wystawienia musi być aktualna,
- musi zawierać podpis osoby upoważnionej do reprezentowania pracodawcy.
Ważne: nie wolno samodzielnie zmieniać treści dokumentu – nawet jeśli od zakończenia umowy minęło kilka lat. Jeśli świadectwo było błędne, najpierw należy przeprowadzić procedurę sprostowania.
Warto wiedzieć, że w kwestii duplikatów nie ma limitów. Pracodawca może wystawić go wielokrotnie, ale za każdym razem na wniosek pracownika. Dobrze jest każdorazowo udokumentować ten fakt – np. dołączyć wniosek do akt osobowych.
Jak odzyskać świadectwo pracy?
Sprawa komplikuje się, jeśli pracodawca już nie istnieje. Pracownik musi ustalić, czy dokumentacja została przekazana do archiwum państwowego lub innej jednostki (np. ZUS, urząd miasta) lub gdzie znajduje się następca prawny byłego pracodawcy (jeśli firma została przejęta). Z tego wyniknie informacja, do kogo zgłosić się po takie świadectwo.
Ważne informacje:
- W KRS lub CEIDG można sprawdzić, czy firma została wykreślona, przejęta czy zlikwidowana.
- W przypadku likwidacji – dokumentacja powinna zostać przekazana do archiwum.
- Jeśli firma została zlikwidowana, pracownik może odnaleźć dokumentację w:
- archiwum państwowym,
- ZUS-ie (gdy chodzi o potwierdzenie zatrudnienia do celów emerytalnych),
przechowawcy dokumentacji kadrowo-płacowej (np. Archiwa Pracownicze, prywatne firmy zajmujące się przechowywaniem akt).
A kiedy świadectwa nie da się odzyskać…
Jeśli wszystkie drogi zostały wyczerpane, a dokumentacja jest nadal niekompletna, pracownik może przedłożyć inne dokumenty potwierdzające zatrudnienie, np. umowy o pracę, paski płacowe, PIT-y.
Można także poprosić ZUS o ustalenie stażu pracy na podstawie zgłoszeń do ubezpieczeń, lub w ostateczności, powołać świadków w sądzie.
Prawidłowo wystawione świadectwo pracy ułatwia dalszą karierę zawodową, potwierdza staż pracy i zabezpiecza prawa pracownicze – dlatego zawsze warto dopilnować, by było zgodne z przepisami
