Co to jest produktywność? To jeden z najistotniejszych wskaźników, dzięki któremu jesteśmy w stanie ocenić, w jaki sposób wykorzystywane są zasoby w pracy (czas, wiedza i środki finansowe). Jednym zdaniem, czy praca skutecznie postępuje, czy nie zaistniała na jej drodze jakaś przeszkoda. W artykule skupimy się na tym, jak obliczyć wskaźnik produktywności, a następnie jak go podnieść. Podpowiemy także, które metody na zwiększenie wydajności są faktycznie skuteczne.
Na czym polega produktywność w pracy?
Choć produktywność może interesować nas w różnych dziedzinach, zdecydowanie najczęściej jest przywoływana, gdy mowa o życiu zawodowym. Czym jest więc produktywność? Definicja mówi, że jest to „wielkość produkcji uzyskanej z jednostki czynnika nakładu produkcji” [1], czyli stosunek tego, jaka ilość np. energii, wiedzy, pieniędzy została wykorzystana do wytworzenia i sprzedaży produktów w określonym czasie.
Istnieją różne sposoby na mierzenie produktywności, np. efektywność, czyli zdolność do wykonywania zadań w jak najkrótszym czasie bez utraty jakości, czy wydajność, która określa ilość pracy wykonanej w danym czasie.
Na produktywność pracy ma wpływ wiele czynników, które mogą być zależne od konkretnej branży (np. zastosowane technologie) lub wynikać z kompetencji miękkich poszczególnych osób. Wśród tych drugich istotny wpływ ma m.in. planowanie, zarządzanie, komunikacja i motywacja. Wiele z nich zależy od samych pracowników, jednak niezwykle istotny jest również sposób działania organizacji (tzw. kultura organizacyjna). Właśnie dlatego metody na podnoszenie produktywności cieszą się sporym zainteresowaniem wśród kadry zarządzającej.
Sprawdź też: Kultura organizacyjna w firmie – dlaczego jest tak ważna?
Wskaźnik produktywności w pracy – jak go obliczyć i jak mierzyć?
Jeśli zależy nam na podniesieniu produktywności, warto najpierw ją zmierzyć. Istnieje kilka różnych wskaźników produktywności, m.in. wydajność. Aby ją obliczyć, skorzystaj z poniższego wzoru:
wydajność = stan wyjściowy (output) / stan wejściowy (input)
Ten podstawowy wzór makroekonomiczny mierzy ilość wyprodukowanych jednostek na jednostkę wkładu, czyli np. nakład produkcji na godzinę pracy lub wielkość sprzedaży na miesiąc.
Innym przydatnym wskaźnikiem jest koszt pracy na jednostkę produkcji (cost per unit). Aby go obliczyć, należy podzielić całkowite koszty pracy przez liczbę wyprodukowanych jednostek:
koszt pracy na jednostkę = całkowite koszty pracy / liczba wyprodukowanych jednostek
Równie przydatny może okazać się wskaźnik efektywności, który określa, jak efektywnie pracownik lub zespół wykorzystuje czas pracy w porównaniu do zaplanowanego timingu.
wskaźnik efektywności = rzeczywisty czas pracy / planowany czas pracy x 100%
Sposób mierzenia efektywności będzie w dużej mierze zależał od tego, czym zajmuje się przedsiębiorstwo lub jego poszczególne działy. Każdy obszar będzie miał bowiem swoje czynniki efektywności – produkcja będzie mierzyła ilość wyprodukowanych dóbr (najlepiej przy jednoczesnym badaniu jakości), sprzedaż – przychody lub realizację założonych planów, a już np. dział reklamacji – czas poświęcony na rozwiązanie sprawy lub koszty finansowe poniesione na zgłoszenie.
Dlatego też mierzenie może odbywać się na różnych poziomach i przy pomocy rozmaitych narzędzi. Najczęściej monitoruje się postępy w projektach, mierzy się zyski, określa ocenę jakości pracy, a w szczególnych przypadkach stosuje się bardziej specjalistyczne wskaźniki – np. poziom wadliwości produktów, wydajność maszyn lub opinie klientów.
Sposoby na to być bardziej produktywnym w pracy
Patrząc szeroko na pojęcie produktywności, widać wielką różnorodność w ramach tego pojęcia. W praktyce jednak sprowadza się ona do tego, aby zrobić więcej, lepiej i skuteczniej w tym samym czasie. Dla wielu osób będzie wiązało się to z brakiem rozpraszania się.
Jak być produktywnym? Może tu pomóc np. prosta metoda zarządzania czasem o wdzięcznej nazwie pomodoro. Stworzona została przez Francesco Cirillo w latach 80. XX wieku. Polega ona na podzieleniu pracy na krótkie bloki czasowe, zajmujące do 25 minut. Czas odliczamy za pomocą budzika i w trakcie trwania bloku koncentrujemy się maksymalnie na zadaniu, po czym robimy sobie 5-minutową przerwę. Metoda ta swoją wdzięczną nazwę otrzymała od kuchennego minutnika w kształcie pomidora, którego autor wykorzystywał do odmierzania czasu w trakcie trwania eksperymentu.
Okazuje się jednak, że w zwiększeniu produktywności pracowników są w stanie pomóc także regularne posiłki. Wg danych WHO – osoby, które zdrowo się odżywiają, mogą być wydajniejsze nawet o 20%. Wyniki badań przeprowadzonych przez organizację Health Enhancement Research Organization (HERO) pokazują, że odpowiednie posiłki mają jeszcze większe znaczenie – zgodnie z nimi pracownicy, którzy regularnie jedzą zdrowe posiłki, osiągają o 25% większą wydajność w pracy [2].
System benefitów pozapłacowych jako przykład zwiększania produktywności pracowników
Informacje dotyczące tego, jak istotne są posiłki, warto zestawić z faktem, że wynagrodzenie to coś więcej niż sama pensja. Zgodnie z koncepcją Total Rewards, opracowaną przez Amerykańskie Stowarzyszenie Specjalistów ds. wynagradzania, jednym z ważniejszych obszarów są benefity pozapłacowe [3]. Obecnie oferta dodatków motywacyjnych jest bardzo bogata, a od decyzji o tym, jak wydamy środki firmowe, zależy to, czy będzie to tylko obowiązkowy punkt w ogłoszeniu o pracę, czy realny zysk dla organizacji.
Sprawdź też: Benefity jako część wynagrodzenia w systemie Total Rewards
Wykorzystując aktualną wiedzę, można przy pomocy benefitów stworzyć w firmie lepsze warunki do rozwijania produktywności. Wprowadzając np. karty lunchowe, pracownicy mogą zadbać o regularność posiłków, a to pośrednio przekłada się na lepsze wyniki w pracy. Warto do tego dodać nieco bardziej elastyczne podejście do wykorzystywania przerw w pracy, ponieważ jest to także jeden z niematerialnych czynników mający ogromny wpływ na motywację. Wartościowy posiłek i szczypta zaufania są w stanie zrobić dużo więcej dla produktywności niż niejeden system kontroli pracowników.
Źródła:
[1] Robert E. Hall, John B. Taylor: Makroekonomia. Warszawa: Wydawnictwo Naukowe PWN, 2002, s. 45
[2] https://ncez.pzh.gov.pl/abc-zywienia/czy-zywienie-ma-wplyw-na-efektywnosc-w-pracy/
[3] https://wynagrodzenia.pl/artykul/total-rewards-przyszlosc-systemow-wynagradzania
