Zdarzają się sytuacje, gdy pracownik planuje wolne, a pracodawca mówi „nie”. Albo sam nakazuje wykorzystanie urlopu, co pracownik odbiera jako przymuszanie. Czy takie działania są zgodne z prawem? Sprawdzamy, kiedy można odmówić urlopu, kiedy wezwać pracownika z wypoczynku i czy tzw. przymusowy urlop w ogóle istnieje.
Odmowa urlopu, kiedy jest możliwa?
Według art. 163 § 1 i 1¹ Kodeksu pracy terminy urlopów powinny być ustalane z góry w planie urlopów albo indywidualnie, z uwzględnieniem wniosków pracowników i konieczności zapewnienia normalnego toku pracy. To daje pracodawcy pewną elastyczność.
Omówimy szerzej dwa przypadki – odmowę urlopu na żądanie i urlopu wypoczynkowego.
Odmowa urlopu na żądanie
Czy pracodawca może odmówić urlopu na żądanie? Choć nazwa wskazuje na to, że pracownik ma dowolność jego wykorzystania, praktyka pokazuje, że niekoniecznie. Urlop na żądanie reguluje art. 167² Kodeksu pracy. Pracownik ma prawo do maksymalnie 4 dni w roku kalendarzowym, które może wykorzystać bez wcześniejszego uzgadniania terminu z pracodawcą.
Mimo że nie trzeba go wcześniej planować, pracodawca nie ma obowiązku udzielenia go w każdej sytuacji. Może odmówić, jeśli obecność pracownika jest w danym momencie niezbędna dla funkcjonowania firmy.
Przykładowe sytuacje, w których odmowa będzie uzasadniona:
- nagła absencja innych pracowników – np. chorobowe dwóch osób z tego samego zespołu,
- zagrożenie ciągłości działania firmy – np. jedyny technik serwisowy chce wolne w dniu dużego zlecenia,
- zdarzenia losowe lub kryzysowe – np. awaria systemu IT, pilny audyt, kontrola z urzędu.
Pracodawca musi jednak mieć prawdziwe i (najlepiej) udokumentowane powody, nie może odmówić kolokwialnym „bo tak”.
Pracownik powinien powiadomić pracodawcę najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu, przed rozpoczęciem pracy – ustnie, telefonicznie, mailowo, SMS-em. Jednak utrudnieniem jest fakt, że brak reakcji pracodawcy nie oznacza automatycznej zgody.
Odmowa urlopu wypoczynkowego
Prawo do urlopu wypoczynkowego jest niezbywalne i chronione przez kodeks pracy – to oznacza, że co do zasady pracodawca jest zobligowany do udzielenia urlopu, ale nie zawsze w terminie wskazanym przez pracownika.
Zgodnie z art. 161 Kodeksu pracy, pracodawca ma obowiązek udzielić pracownikowi urlopu w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik nabył do niego prawo. Ale istnieje lista przypadków, w których firma może odmówić pracownikowi urlopu. Dzieje się tak, jeśli wystąpi:
- zagrożenie ciągłości pracy – np. gdy jednoczesna nieobecność kilku kluczowych pracowników mogłaby sparaliżować dział,
- brak terminu w planie urlopów – jeśli firma posiada plan urlopów, pracodawca nie musi się zgadzać na zmiany, które zakłócają jego realizację,
- kolizja z ważnymi obowiązkami służbowymi – np. konieczność udziału w audycie, przetargu, wdrożeniu nowego systemu,
- pracownik nie nabył jeszcze prawa do urlopu – dotyczy to głównie nowych pracowników (art. 153 KP).
Przykład: jeśli zespół liczy 3 osoby, a dwie są już na urlopie, pracodawca może odmówić trzeciemu pracownikowi wolnego, by zapewnić ciągłość pracy działu.
Czy odmowa urlopu wypoczynkowego musi być pisemna?
Przepisy nie wymagają formy pisemnej, ale dla celów dowodowych zdecydowanie warto ją zachować. W piśmie warto wskazać:
- datę złożenia wniosku przez pracownika,
proponowany termin, - przyczynę odmowy (np. kolizja z zadaniami służbowymi, brak zgody z planem urlopów),
- ewentualnie – propozycję innego terminu.
Dobrą praktyką HR jest prowadzenie ewidencji odmów urlopów – to może być pomocne przy ewentualnych kontrolach lub sporach.
Ważne: pracodawca nie może nadużywać prawa do odmowy – urlop wypoczynkowy to konstytucyjne prawo pracownika (art. 66 ust. 2 Konstytucji RP). Jeśli odmowy są notoryczne i nieuzasadnione, pracownik może zgłosić sprawę do Państwowej Inspekcji Pracy.
Odwołanie z urlopu: kiedy pracodawca może wezwać pracownika z urlopu?
Odwołanie z urlopu to ostateczność i zgodnie z prawem może nastąpić tylko w wyjątkowych przypadkach. Zasady odwołania pracownika z urlopu reguluje art. 167 § 1 Kodeksu pracy:
„Pracodawca może odwołać pracownika z urlopu tylko wtedy, gdy jego obecność w zakładzie pracy jest konieczna z powodu okoliczności nieprzewidzianych w chwili rozpoczynania urlopu”.
W jakich sytuacjach można odwołać pracownika z urlopu, nie naruszając przy tym prawa?
- Nagła awaria, wymagająca wiedzy konkretnego pracownika (np. serwisu IT, inżyniera produkcji).
- Kontrola urzędowa lub audyt, w którym tylko ten pracownik może uczestniczyć.
- Poważny błąd w dokumentacji lub systemie, do którego dostęp ma tylko odwoływany pracownik.
- Pilny projekt lub klient strategiczny, który nie może być obsłużony przez nikogo innego.
Lecz uwaga: odwołanie z urlopu to poważna ingerencja w prawo pracownika do wypoczynku. Dlatego pracodawca ma obowiązek:
- Poinformować pracownika o odwołaniu – najlepiej w sposób możliwy do udokumentowania (telefon, e-mail, SMS).
- Pokryć wszystkie koszty, jakie pracownik poniósł w związku z urlopem – np.:
- bilety lotnicze,
- niewykorzystane noclegi,
- transport powrotny,
- inne udokumentowane wydatki.
Brak zwrotu kosztów może zostać potraktowany jako naruszenie obowiązków pracodawcy i prowadzić do roszczeń pracownika.
Przymusowy urlop: w jakich przypadkach jest możliwy?
Zgodnie z art. 168 Kodeksu pracy, jeśli pracownik nie wykorzystał urlopu wypoczynkowego w danym roku kalendarzowym, pracodawca ma obowiązek udzielić mu urlopu najpóźniej do 30 września następnego roku. W takim przypadku zgoda zatrudnionego nie jest potrzebna.
Drugi przypadek to sytuacja, gdy pracownik znajduje się w okresie wypowiedzenia. Zgodnie z art. 167¹ Kodeksu pracy, pracodawca może w tym czasie jednostronnie udzielić urlopu wypoczynkowego – zarówno bieżącego, jak i zaległego. To rozwiązanie pozwala uniknąć konieczności wypłaty ekwiwalentu.
Ważne: To firma decyduje, czy chce udzielić urlopu, czy wypłacić ekwiwalent.
Zarządzanie urlopami to ważny element budowania zaufania i dobrej kultury organizacyjnej. Przejrzyste zasady, szacunek do prawa i elastyczność w trudnych sytuacjach świadczą o skuteczności działu HR. Choćby dlatego warto odświeżyć znajomość przepisów nie tylko w sezonie urlopowym.
