Podwyżka 450 zł brutto nie oznacza, że pracownik dostanie 450 zł do ręki. Ale Ty to wiesz, prawda? Po uwzględnieniu składek i podatku wzrost wynagrodzenia to zwykle około 320-330 zł netto. Jednocześnie koszt po stronie pracodawcy to mniej więcej 540 zł miesięcznie. To dlatego coraz częściej przedsiębiorcy szukają rozwiązań alternatywnych, tak aby wynagrodzić zespół, ale nie złapać kosztowej zadyszki. Na szczęście jest na to sposób.
Ile naprawdę kosztuje podwyżka pensji?
Na pierwszy rzut oka to prosta sprawa: pracodawca zwiększa wynagrodzenie, a pracownik dostaje więcej pieniędzy. Jeśli tu zaglądasz, prawdopodobnie wiesz, że brutto pracodawcy to co innego niż brutto pracownika, a brutto pracownika znacząco różni się od tego, co dostanie w przelewie z wynagrodzeniem.
A to nie koniec, bo od wartości brutto pracownika naliczane są składki społeczne (m.in. emerytalna, rentowa, chorobowa) oraz składka zdrowotna, a następnie odlicza się jeszcze podatek PIT. A to tylko jedna strona równania.
Koszt pracodawcy jest wyższy niż kwota brutto
Pracodawca, oprócz wynagrodzenia brutto, finansuje również składki po swojej stronie. Należą do nich m.in.:
- składka emerytalna (9,76%),
- składka rentowa (6,5%),
- składka wypadkowa (najczęściej ok. 1,67% dla małych firm),
- Fundusz Pracy (2,45%),
Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (0,10%).
W efekcie każda podwyżka generuje tzw. koszt pracodawcy (często określany jako „brutto-brutto”), który jest wyższy niż sama kwota brutto zapisania w umowie.
Jest tu przestrzeń na alternatywne rozwiązania, które pozwolą zwiększyć odczuwalną wartość wynagrodzenia bez drastycznego wzrostu kosztów.
Karta lunchowa vs. podwyżka gotówkowa – wyliczenia
Co bardziej opłaca się małej firmie: zwiększyć wynagrodzenie gotówkowe czy przekazać pracownikowi świadczenie w formie karty lunchowej? Policzmy!
Załóżmy, że firma może przeznaczyć dodatkowe 450 zł miesięcznie na pracownika.
Wariant 1: podwyżka gotówkowa
Jeśli całość kwoty 450 zł (brutto-brutto) ma zostać przeznaczona na podwyżkę, trzeba uwzględnić składki po stronie pracodawcy. Czyli:
- kwota brutto podwyżki wyniesie ok. 370-380 zł,
pracownik otrzyma ok. 260-280 zł netto.
Wariant 2: karta lunchowa
Jeśli te same 450 zł zostaną przekazane w formie karty lunchowej, to przy spełnieniu warunków określonych w § 2 ust. 1 pkt 11 rozporządzenia składkowego wartość świadczenia do 450 zł miesięcznie nie stanowi podstawy wymiaru składek ZUS, pracodawca nie nalicza od tej kwoty składek na ubezpieczenia społeczne ani FP i FGŚP, a pracownik otrzyma 450 zł wartości do wykorzystania na posiłki. Kosztem pracodawcy będzie również 450 zł.
A co z podatkiem PIT?
To zależy od źródła finansowania. Jeśli są nim:
- środki obrotowe (najczęściej w MŚP) – świadczenie stanowi przychód pracownika i podlega opodatkowaniu PIT,
ZFŚS (przy spełnieniu kryterium socjalnego) – możliwe jest zwolnienie z PIT do limitu 1000 zł rocznie (art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o PIT).
Przy finansowaniu ze środków obrotowych pracownik może odczuć niewielkie obciążenie podatkowe, ale nadal otrzyma wyższą kwotę niż w przypadku podwyżki gotówkowej przy tym samym koszcie pracodawcy. Z kolei przy finansowaniu z ZFŚS (z zachowaniem limitu) świadczenie może być całkowicie neutralne podatkowo i składkowo.
Jednak choć liczby wyraźnie pokazują przewagę karty lunchowej w kontekście kosztów, warto spojrzeć na temat szerzej.
Podwyżka gotówkowa:
- zwiększa wynagrodzenie zasadnicze,
- wpływa na podstawę świadczeń (np. urlopowych i chorobowych),
daje pracownikowi pełną swobodę wydatkowania.
Karta lunchowa:
- jest celowym świadczeniem (można wykorzystać ją tylko na posiłki lub zakupy spożywcze),
- zwiększa siłę nabywczą w konkretnym obszarze życia,
pozwala zoptymalizować koszty.
Być może dobrym rozwiązaniem będzie potraktowanie kart i podwyżek nie jako konkurencyjnych rozwiązań, a komplementarnych elementów wynagrodzenia. Szczególnie wtedy, gdy budżet na podwyżki jest ograniczony, a oczekiwania pracowników rosną.
Karta lunchowa a ZUS i podatki
Zgodnie z § 2 ust. 1 pkt 11 rozporządzenia w sprawie podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, wartość finansowanych przez pracodawcę posiłków dla pracowników może być wyłączona z podstawy wymiaru składek ZUS do wysokości 450 zł miesięcznie na osobę.
Limit ten obowiązuje od 1 września 2023 r. i dotyczy świadczeń, które:
- mają charakter żywieniowy (czyli są przeznaczone na posiłki),
- nie mogą być zamienione na gotówkę,
są udostępniane pracownikom w formie umożliwiającej kontrolę celu wydatków (np. karta lunchowa, kupony, system zamknięty).
Uwaga: jeśli świadczenie ma charakter ogólny (np. karta przedpłacona do dowolnych zakupów), może zostać uznane przez ZUS za element wynagrodzenia i objęte składkami.
A co z podatkiem dochodowym?
Karta lunchowa może być korzystna również podatkowo, ale tutaj sytuacja jest bardziej złożona niż w przypadku składek ZUS.
Co do zasady wartość świadczenia stanowi przychód pracownika, ale w określonych przypadkach może korzystać ze zwolnień podatkowych (np. gdy jest finansowana z ZFŚS i spełnia kryteria socjalne, do limitu 1000 zł rocznie).
Jak optymalizować budżet płacowy w małej firmie?
Każda decyzja płacowa ma bezpośredni wpływ na wynik finansowy, dlatego optymalizacja budżetu to nie tyle cięcia kosztów, a projektowanie wynagrodzeń maksymalizujące wartość dla pracownika przy racjonalnym koszcie dla firmy. Jak to zrobić?
Łącz podwyżki z benefitami, zamiast je zastępować
Najlepsze efekty daje nie wybór „albo-albo”, ale świadome łączenie rozwiązań, np. mniejsza podwyżka gotówkowa (która wzmacnia wynagrodzenie zasadnicze) uzupełniona benefitem o wysokiej wartości netto (np. karta lunchowa).
Pracownik odczuje ulgę w budżecie, a firma nie poniesie pełnych kosztów klasycznej podwyżki.
Stawiaj na świadczenia o wysokiej wartości netto
Nie wszystkie benefity działają tak samo. Zwróć uwagę na te, których dotyczą ulgi składkowo-podatkowe i odpowiedzą na codzienne potrzeby zespołu, bo to dzięki temu będą wykorzystywane.
Uporządkuj system benefitów
W wielu małych firmach benefity są dorzucane do oferty przy okazji i nie bardzo można mówić o jakiejkolwiek strategii, a tym bardziej o mierzeniu ROI. Dlatego warto:
- przeanalizować poziom wykorzystania z poszczególnych świadczeń,
- wyeliminować/reonbordować te, po które pracownicy sięgają najrzadziej,
- skoncentrować budżet na 2-3 benefitach o wysokiej wartości.
Często okazuje się, że najlepiej działa jedno, dobrze zaprojektowane świadczenie.
Optymalizacja budżetu płacowego nie polega na tym, żeby dawać mniej, tylko by ta sama kwota pracowała lepiej. Dobrze zaprojektowany system wynagrodzeń i benefitów może być równie skuteczny, jak podwyżka.
A czasem nawet bardziej.
FAQ – karta lunchowa a podwyżka
Czy karta lunchowa opłaca się bardziej niż podwyżka?
Nie zawsze. Karta lunchowa jest korzystna kosztowo dzięki zwolnieniu ze składek ZUS (do 450 zł miesięcznie), ale nie zastępuje podwyżki wynagrodzenia zasadniczego. Najlepsze efekty daje połączenie obu rozwiązań, szczególnie w małych firmach.
Czy karta lunchowa jest opodatkowana?
W większości przypadków tak. Jeśli finansowana jest ze środków obrotowych firmy, stanowi przychód pracownika i podlega opodatkowaniu PIT. Jednocześnie, przy spełnieniu odpowiednich warunków, jest zwolniona ze składek ZUS.
Czy każda karta dla pracownika daje zwolnienie z ZUS?
Nie. Zwolnienie dotyczy wyłącznie świadczeń przeznaczonych na posiłki (np. karta lunchowa). Karty przedpłacone do dowolnych zakupów mogą zostać uznane za element wynagrodzenia, przez co będą objęte składkami.