Pracownik od dwóch lat nie ma kiedy odebrać urlopu? Zła wiadomość: to nie jego problem, lecz Twój. Kodeks pracy nie uwzględnia wyjątków. Sprawdź, do kiedy musisz rozliczyć zaległe wolne i kiedy możesz wysłać pracownika na przymusowy odpoczynek.
Zaległy urlop – definicja
Zaległy urlop to nic innego jak urlop wypoczynkowy niewykorzystany w danym roku kalendarzowym. Nie przepada, ale przechodzi na kolejny rok.
Podstawę prawną znajdziesz w art. 168 Kodeksu pracy: pracodawca ma obowiązek udzielić pracownikowi niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego. Chodzi tu o faktyczne wykorzystanie, czyli rozpoczęcie i zakończenie okresu wolnego od pracy, a nie tylko wpisanie go w firmowy terminarz planów urlopowych.
Pracownik nie może się zrzec urlopu (art. 152 §2 KP). Nawet jeśli sam deklaruje, że nie potrzebuje wolnego, firma ma obowiązek dopilnować, by faktycznie je odebrał. To jego pracownicze prawo. W przeciwnym razie firma narusza prawo pracy i naraża się na interwencję Państwowej Inspekcji Pracy. Brak inicjatywy pracownika nie zwalnia HR ani przełożonego z odpowiedzialności.
To ważne, bo zaległy urlop to szereg problemów – w tym:
- ryzyko kumulacji wielu dni wolnych w jednym czasie, co dezorganizuje pracę,
- potencjalny koszt finansowy, jeśli dojdzie do rozwiązania umowy (ekwiwalent za niewykorzystany urlop),
- ryzyko sankcji ze strony PIP w razie kontroli.
Zaległy urlop to jak kredyt, który firma zaciąga u pracownika. Kiedyś będzie trzeba go spłacić – w naturze albo w gotówce. Dosłownie.
Kiedy najczęściej zbiera się zaległy urlop?
Teoretycznie urlop powinien być wykorzystywany na bieżąco – w roku, w którym pracownik nabył do niego prawo. W praktyce sytuacje życiowe czy organizacyjne często powodują przesunięcia. Zaległy urlop najczęściej pojawia się w trzech przypadkach.
Długotrwała nieobecność pracownika
Ta może być spowodowana:
- Chorobą – zgodnie z art. 165 Kodeksu pracy urlop ulega przesunięciu, jeśli pracownik stał się niezdolny do pracy z powodu choroby.
- Urlopem macierzyńskim, rodzicielskim lub wychowawczym – art. 163 §3 KP przewiduje, że urlop wypoczynkowy udziela się bezpośrednio po zakończeniu urlopu macierzyńskiego czy rodzicielskiego, nawet jeśli oznacza to korzystanie z zaległego wolnego.
Nadmiar obowiązków w firmie
Powodem powstawania zaległych urlopów bywa sama organizacja pracy. Gdy kadra zarządzająca nie planuje urlopów z wyprzedzeniem, a priorytetem stają się projekty i terminy, urlop schodzi na dalszy plan.
Jednak uwaga: takie podejście to błąd, który pcha organizację w stronę naruszenia prawa.
Zaniedbania w planowaniu urlopów
Zdarza się, że dział HR nie prowadzi rzetelnej ewidencji lub nie monitoruje systematycznie urlopów. Wtedy niewykorzystane dni kumulują się, a problem ujawnia się dopiero w momencie kontroli lub przy rozwiązaniu umowy. To duże ryzyko, także finansowe.
Najlepszym sposobem na uniknięcie zaległych urlopów jest bieżące planowanie i regularne przypominanie pracownikom o konieczności ich odbierania. Dobrym rozwiązaniem jest też wprowadzenie systemu HR-owego, który generuje automatyczne raporty o stanie urlopów. Dzięki temu unikniesz sytuacji, w której ktoś nagle zgłasza kilkadziesiąt dni zaległego wolnego.
Do kiedy trzeba wykorzystać zaległy urlop?
Zgodnie z art. 168 niewykorzystany w danym roku urlop wypoczynkowy trzeba udzielić pracownikowi najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego. Jeżeli pracownik ma np. 10 dni zaległego urlopu za 2024 rok, to do 30 września 2025 r. musi go wykorzystać.
Czy urlop przepada po 30 września?
Nie. Niewykorzystany urlop nie przepada, a pracownik zachowuje do niego prawo, lecz po 30 września to pracodawca ma pełne prawo jednostronnie wyznaczyć termin wolnego.
Jak długo można się ubiegać o zaległy urlop?
Zgodnie z art. 291 §1 KP, roszczenie o urlop wypoczynkowy przedawnia się dopiero po upływie 3 lat od dnia, w którym urlop stał się wymagalny. Jeśli pracownik nie odebrał urlopu, np. za 2023 rok, to może dochodzić swoich praw jeszcze w 2026 roku.
Czy pracodawca może wysłać na zaległy urlop?
Odpowiedź brzmi: tak, pracodawca może wysłać pracownika na zaległy urlop. W przypadku urlopu bieżącego obowiązuje art. 163 KP – terminy uzgadnia się w planie lub bezpośrednio z zainteresowanym.
Inaczej wygląda to przy urlopie zaległym.
Jak już wiesz, zgodnie z art. 168 KP, pracodawca ma obowiązek udzielić urlopu najpóźniej do 30 września kolejnego roku – po tej dacie nie musi czekać na zgodę pracownika – może wyznaczyć termin samodzielnie.
Takie stanowisko potwierdziły wyroki Sądu Najwyższego _ z 2 września 2003 r., I PK 403/02 i z 24 stycznia 2006 r., I PK 124/05, podkreślając, że w przypadku urlopu zaległego to pracodawca decyduje o terminie. Nawet jeśli pracownik nie wyraża zgody.
Ekwiwalent za zaległy urlop – kiedy można go dostać?
Zgodnie z art. 171 §1 Kodeksu pracy, ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop wypoczynkowy przysługuje tylko w jednym przypadku: gdy stosunek pracy ulega rozwiązaniu lub wygaśnięciu i nie ma już czasowej możliwości na udzielenie wolnego.
Jeżeli stosunek pracy trwa, urlopu należy udzielić w naturze, a pracodawca nie może porozumieć się z pracownikiem i wypłacić mu ekwiwalentu zamiast wolnego, nawet jeśli obie strony tego chcą.
Podsumowanie – co każdy w HR powinien zapamiętać?
- Urlop to prawo niezbywalne – pracownik nie może się go zrzec, a pracodawca ma obowiązek go udzielić (art. 152 §2 KP).
- Zaległy urlop trzeba wykorzystać do 30 września następnego roku (art. 168 KP). Po tej dacie to pracodawca ma prawo wyznaczyć termin jednostronnie.
- Ekwiwalent nie zastępuje urlopu – przysługuje wyłącznie przy rozwiązaniu lub wygaśnięciu umowy o pracę (art. 171 §1 KP).