Jedna z interpretacji przepisów przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) sugeruje konieczność gromadzenia paragonów jako dowodów celowego wykorzystania środków z kart lunchowych przeznaczonych na posiłki. Dla pracodawców i pracowników oznacza to jedno – więcej biurokracji i dodatkowych obowiązków. Czy w cyfrowym świecie zbieranie paragonów ma w ogóle rację bytu? Federacja Przedsiębiorców Polskich już apeluje o zmiany.
Digitalizacja i cyfryzacja poprawiają jakość naszą jakość życia i przyczyniają się do dynamicznego rozwoju gospodarki i biznesów. Usprawniają też pracę administracji rządowej i innych podmiotów państwowych, ułatwiając dostęp do usług. Ich celem jest uproszczenie procesu składania wniosków, skrócenie czasu oczekiwania na decyzje urzędowe, maksymalizacja efektywności operacyjnej, umożliwienie dokładniejszego śledzenia procesów czy zwiększenie bezpieczeństwa i jakości świadczeń.
Jednym z kluczowych zadań jest debiurokratyzacja usług, która pozwoli wyeliminować zbędne formalności i wprowadzić elektroniczne formy rozliczeń, co przyczyni się do oszczędności czasu, kosztów i zasobów, np. papieru. Biorąc pod uwagę te tendencje, trudna do zrozumienia wydaje się interpretacja przepisów przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) sugerująca konieczność gromadzenia paragonów jako dowodów celowego wykorzystania środków z kart lunchowych przeznaczonych na posiłki. Dla pracodawców i pracowników oznacza to jedno – więcej biurokracji i dodatkowych obowiązków.
Jako firma dostarczająca przedsiębiorstwom karty lunchowe i przedpłacone, dostrzegamy, że takie podejście nie tylko komplikuje procesy administracyjne, ale także stoi w sprzeczności z ideą cyfryzacji, automatyzacji i budowania nowoczesnego państwa. Można uznać to za krok wstecz w rozwoju świadczeń społecznych w Polsce.
Nowy obowiązek: zbieranie i rozliczanie paragonów
W poprzednich latach rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 roku w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe za wystarczające zapewnienie o celowości wydanych środków i uzasadnienie nierozliczania ich w ZUS wskazywało wewnętrzne zasady obowiązujące w danym zakładzie pracy oraz deklarację pracownika o ich przestrzeganiu.
Wszystko zmieniło się 1 września 2023 roku po nowelizacji tego rozporządzenia, w ramach której Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej ogłosiło stanowisko wprowadzające obowiązek dostarczania dowodów wydatkowania środków zawartych na bonach, kartach lunchowych czy przedpłaconych. W praktyce oznacza to, że pracownicy muszą zbierać paragony z wykonanych za ich pomocą transakcji i przekazywać je pracodawcy, który z kolei musi je archiwizować. W efekcie jedna zatrudniona osoba może zebrać do 250 paragonów rocznie, a czas ich przechowywania określono na 10, a niekiedy nawet 50 lat. Stanowi to więc ogromne obciążenie dla firmy pod kątem logistycznym i finansowym.
Paragony papierowe często po krótkim czasie ulegają zniszczeniu lub blaknięciu, co utrudnia ich archiwizację i ewentualną późniejszą kontrolę. W tym kontekście pytanie o konieczność dokumentowania transakcji za ich pomocą wydaje się zasadne. Skoro paragony po pewnym czasie będą niezdatne do weryfikacji, to bezcelowe wydaje się zbieranie ich przez pracowników. Co więcej, eksperci uznali, że „zgodnie z ogólnymi zasadami postępowania administracyjnego organ administracji publicznej nie może określać, jakimi dowodami mają zostać wykazane fakty, ani też preferować konkretnych środków dowodowych”.
Taki wymóg stoi w sprzeczności z ideą kart lunchowych, które miały stanowić wygodne, praktyczne i zarazem nowoczesne rozwiązanie dla pracodawców chcących wspierać zdrowe odżywianie swoich pracowników. Znajdujące się na kartach środki mogą być przeznaczone na zakupy w autoryzowanych punktach gastronomicznych – sklepach spożywczych, restauracjach czy barach. To realne wsparcie w czasach stale rosnącej inflacji i kosztów życia.
Federacja Przedsiębiorców Polskich stanowczo domaga się położenia kresu tej irracjonalnej sytuacji poprzez nowelizację rozporządzenia w sprawie zasad ustalania podstawy wymiaru składek. Postulujemy, by wprost uznać w treści przepisów funkcjonujący system bonów, talonów i kart przedpłaconych, działający w ramach sieci zakontraktowanych placówek, za w pełni wystarczającą formę kontroli nad wydatkowaniem środków. W XXI wieku zmuszanie pracowników do zbierania papierowych paragonów, a ich pracodawców do późniejszego ich odbioru i archiwizowania, jest nie tylko uciążliwe, ale po prostu niepoważne. *
Podwójne standardy w systemie świadczeń
Co ciekawe, w przypadku innych programów rządowego finansowania, takich jak Rodzina 800+, „wczasy pod gruszą” czy Aktywny Rodzic, państwo nie wymaga przedstawiania dowodów na to, w jaki sposób środki zostały wydane. Dlaczego więc w przypadku benefitów żywieniowych stosuje się bardziej restrykcyjne zasady?
Istotnym jest również fakt, iż ustalona wysokość świadczenia, czyli 450 zł, jest mniej atrakcyjna w Polsce niż w innych krajach europejskich. Przy aktualnie obowiązującej płacy minimalnej wynosi ona mniej niż 10% najniższej pensji, podczas gdy na Słowacji to 17%, we Francji 18%, a w Bułgarii aż 30%. Biorąc pod uwagę sytuację gospodarczą w kraju i na świecie, zasadna byłaby również waloryzacja kwoty dofinansowania zwolnionej z ZUS, tak jak stało się to w przypadku programu Rodzina 800+ (wcześniej 500+), zwłaszcza że w 2024 roku żywność podrożała o 5% rok do roku. Tym samym zakupy spożywcze Polaków stanowią już nawet 40% wszystkich wydatków z budżetu domowego.
W innych obszarach świadczeń społecznych, takich jak program Rodzina 800+, państwo opiera się na zaufaniu do obywateli i nie wymaga dokumentowania wydatków. Tym bardziej niezrozumiałe jest, dlaczego w przypadku benefitów żywieniowych stosuje się tak restrykcyjne metody kontroli. Rozsądne byłoby traktowanie świadczeń społecznych w ujednolicony sposób, na równi traktując wszystkie grupy społeczne.
Niekonsekwencję i absurdalność tych zmian doskonale odzwierciedlają dane liczbowe: min. 75 mld złotych wydane na programy społeczne 800+, 300+, Aktywny Rodzic i bon energetyczny nie są kontrolowane, podczas gdy sprawdzane ma być ok. 0,7 mld złotych zwolnienia ze składek od dofinansowania posiłków.
Z perspektywy firmy zajmującej się dostarczaniem kart lunchowych nowa interpretacja przepisów oznacza dodatkowe trudności. Dla wielu pracodawców, którzy dotychczas chętnie korzystali z kart lunchowych jako formy benefitu pracowniczego, nowe wymagania mogą stać się zbyt uciążliwe, może sprawić, że firmy zaczną rezygnować z tego rodzaju wsparcia dla pracowników, wybierając mniej obciążające administracyjnie rozwiązania.
Jakie rozwiązania mogłyby usprawnić system dofinansowania posiłków pracowniczych?
Zamiast utrudniać korzystanie z kart lunchowych, warto zastanowić się nad rozwiązaniami zgodnymi z duchem cyfryzacji. Niezbędne byłoby wdrożenie zmian, które uczyniłyby system dofinansowania posiłków pracowniczych bardziej efektywnym oraz komfortowym dla użytkowników i pracodawców. Możliwość uznania cyfrowych potwierdzeń płatności, automatyczne raportowanie wydatków czy uproszczenie procedur rozliczeniowych to tylko niektóre z propozycji, które mogłyby znacząco ograniczyć biurokrację i jednocześnie zapewnić przejrzystość systemu.
Wszelkie reformy w tym zakresie powinny zmierzać w kierunku dostosowania przepisów do rzeczywistości cyfrowej, w której zbieranie i przechowywanie papierowych dokumentów staje się przestarzałą praktyką. Dla przedsiębiorców i pracowników oznaczałoby to nie tylko mniej biurokracji, ale i większą efektywność w zarządzaniu benefitami pracowniczymi. Byłoby to też korzystne rozwiązanie dla samych pracowników, którzy mogliby korzystać z dostępu do wygodnej i atrakcyjnej formy dofinansowania posiłków.
*Stanowisko Federacji Przedsiębiorców Polskich:
https://federacjaprzedsiebiorcow.pl/2024/12/17/paragonowa-biurokracja-kontra-cyfrowa-rzeczywistosc/