Pakiet medyczny opłacony przez firmę, karta sportowa za symboliczną złotówkę, doładowanie karty lunchowej albo prezent na święta. Wszystko to są benefity pracownicze, ale nie wszystkie rozlicza się tak samo. Kiedy doliczyć ich wartość do przychodu? Od których naliczyć składki ZUS? I czy finansowanie z ZFŚS zawsze oznacza zwolnienie? Wyjaśniamy.
Jakie świadczenia nazywamy benefitami?
Benefity pracownicze to dodatkowe świadczenia oferowane poza wynagrodzeniem zasadniczym. Należą do nich m.in.:
- prywatna opieka medyczna,
- karty sportowe,
- dofinansowanie posiłków,
- bony i karty podarunkowe,
- dopłaty do wypoczynku,
- ubezpieczenia grupowe.
Benefit może być finansowany przez firmę, współfinansowany przez pracownika oraz pokrywany ze środków obrotowych lub ZFŚS. Od tych elementów często zależy sposób rozliczenia.
Które benefity podlegają opodatkowaniu?
Punktem wyjścia jest art. 12 ust. 1 ustawy o PIT. Do przychodów ze stosunku pracy zalicza się pieniądze oraz wartość świadczeń nieodpłatnych i częściowo odpłatnych. Jeżeli firma kupuje usługę od zewnętrznego dostawcy, jej wartość ustala się co do zasady według ceny zakupu. Gdy pracownik dopłaca, przychodem jest różnica między wartością świadczenia a ponoszoną odpłatnością.
Nie istnieje jeden podatek od benefitów. Wartość świadczenia dolicza się do pozostałych przychodów pracownika i rozlicza razem z wynagrodzeniem.
Przed rozliczeniem ustal:
- czy benefit zostaje sfinansowany ze środków obrotowych, czy ZFŚS,
- czy pracownik współfinansuje świadczenie,
- czy istnieje zwolnienie z PIT lub wyłączenie z podstawy składek.
Dopiero wtedy wiadomo, jaką wysokość będzie miał podatek od benefitów pobrać i pozostałe składki.
Jak opodatkowane są najpopularniejsze benefity?
Rozpatrzmy to na przykładzie karty lunchowej, sportowej, ubezpieczenia medycznego, bonów i kart podarunkowych.
Jakim podatkom podlega karta lunchowa?
Wartość doładowania karty lunchowej co do zasady stanowi przychód pracownika i podlega PIT. ALE, o ile jest finansowana z ZFŚS, to podlega zwolnieniu z podatku dochodowego do rocznego limitu zwolnienia.
A co z ZUS? Wartość posiłków oraz bonów, kuponów i kart przedpłaconych uprawniających wyłącznie do ich zakupu może być wyłączona z podstawy składek do 450 zł miesięcznie. Ważne: karta musi służyć do nabywania wyłącznie posiłków w placówkach gastronomicznych lub handlowych, bez prawa do ekwiwalentu pieniężnego.
Odrębne zasady obejmują posiłki profilaktyczne przysługujące na podstawie przepisów BHP.
Jak przekłada się to na koszty? Karta lunchowa może być dla pracodawcy tańszą alternatywą dla podwyżki. Z naszych wyliczeń, uwzględniających m.in. 12-procentowy PIT, PPK i składkę wypadkową 1,67%, wynika, że zapewnienie pracownikowi 400 zł netto w wynagrodzeniu kosztuje firmę około 720 zł miesięcznie.
Przekazanie 400 zł do wydania na karcie lunchowej to koszt około 457 zł. Różnica wynosi około 263 zł miesięcznie, czyli 3155 zł rocznie na jednej osobie.
Jak opodatkowana jest prywatna opieka medyczna?
Jeżeli pracodawca przypisuje pakiet medyczny konkretnej osobie, finansowana przez firmę część ceny jest co do zasady przychodem pracownika. Dostęp do usług jest korzyścią, nawet jeśli zatrudniony nie skorzystał w danym miesiącu z wizyty.
Pakiet finansowany ze środków obrotowych podlega składkom ZUS, chyba że spełnia warunki do wyłączenia, np. gdy pracownik ponosi część kosztu, a prawo do zakupu usługi po cenie niższej niż detaliczna wynika z układu zbiorowego, regulaminu wynagradzania lub innych przepisów o wynagradzaniu.
Dopłata może być niewielka, jednak sama odpłatność bez odpowiednich zapisów płacowych nie wystarczy.
Jakie podatki płaci się od karty sportowej?
Część ceny karty sportowej pokrywana przez pracodawcę jest przychodem pracownika i podlega podatkowi PIT. Karta w całości finansowana ze środków obrotowych co do zasady podlega również oskładkowaniu ZUS.
Wyłączenie z ZUS może mieć zastosowanie przy rzeczywistej częściowej odpłatności pracownika oraz odpowiednim zapisie w przepisach płacowych. Karta finansowana z ZFŚS powinna zostać przyznana z uwzględnieniem sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej. Dopłata z funduszu może korzystać ze zwolnienia z PIT w ramach łącznego limitu 1000 zł rocznie oraz z wyłączenia z podstawy składek ZUS.
Jak rozlicza się bony dla pracowników?
Bon sfinansowany ze środków obrotowych firmy jest przychodem pracownika. Jego wartość należy doliczyć do wynagrodzenia, pobrać zaliczkę na PIT i co do zasady naliczyć składki ZUS.
Bon finansowany z ZFŚS może być wyłączony z podstawy składek, jeżeli został przyznany zgodnie z zasadami działalności socjalnej. Nie korzysta jednak ze zwolnienia z PIT do 1000 zł. Ustawa wskazuje, że bony, talony i inne znaki wymienne na towary lub usługi nie są świadczeniami rzeczowymi objętymi tym zwolnieniem.
Czy od karty podarunkowej płaci się podatki?
To zależy od konstrukcji karty i źródła finansowania. Karta kupiona ze środków obrotowych stanowi przychód pracownika, który podlega PIT i co do zasady składkom ZUS.
Przy finansowaniu z ZFŚS trzeba ustalić, czy karta jest świadczeniem pieniężnym, czy bonem albo innym znakiem wymiennym. Przedpłacona karta płatnicza może korzystać ze zwolnienia z PIT do 1000 zł rocznie, jeżeli stanowi instrument dostępu do środków pieniężnych, została w całości sfinansowana z ZFŚS, przyznana zgodnie z kryterium socjalnym i mieści się w łącznym limicie.
Karta działająca jak voucher do konkretnego sklepu jest natomiast co do zasady znakiem wymiennym na towary lub usługi i nie korzysta z tego zwolnienia. Sama nazwa „karta podarunkowa” nie przesądza więc o sposobie rozliczenia.
Jakie benefity są zwolnione z podatków?
Ze zwolnienia z PIT mogą korzystać m.in.:
- świadczenia rzeczowe i pieniężne związane z działalnością socjalną, sfinansowane w całości z ZFŚS lub funduszy związków zawodowych – do 1000 zł rocznie (łącznie za wszystkie świadczenia),
- świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty przysługujące na podstawie przepisów BHP,
- świadczenia na podnoszenie kwalifikacji przyznane zgodnie z odrębnymi przepisami, z wyjątkiem wynagrodzenia za urlop szkoleniowy i zwolnienie z pracy,
- transport pracowników autobusem zorganizowany przez pracodawcę.
Świadczenia finansowane z ZFŚS powinny być przyznawane z uwzględnieniem sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osób uprawnionych. Przekazanie wszystkim identycznej kwoty, bez zastosowania kryterium socjalnego, może podważyć prawidłowość rozliczenia.
Czy benefity pozapłacowe podlegają składkom ZUS?
Podstawą wymiaru składek jest (na ogół) przychód pracownika pochodzący ze stosunku pracy. Przepisy przewidują jednak wyjątki m.in. dla:
- świadczeń finansowanych z ZFŚS,
- posiłków oraz kart służących wyłącznie do ich zakupu (do 450 zł miesięcznie),
- obowiązkowych świadczeń BHP,
- określonych świadczeń szkoleniowych,
- korzyści polegających na zakupie usług po cenie niższej niż detaliczna, jeżeli prawo do nich wynika z przepisów płacowych.
W przypadku ZFŚS nie obowiązuje składkowy limit 1000 zł, ale świadczenie musi zachować socjalny charakter. Benefit może więc podlegać PIT, lecz nie składkom, jak karta lunchowa spełniająca warunki limitu.
Jakie są najczęstsze błędy i mity dotyczące podatków i benefitów?
„Benefit jest z ZFŚS, więc nie ma podatku ani ZUS” – to nieprawda! Zwolnienie podatkowe i wyłączenie składkowe mają odrębne podstawy.
Do częstych błędów należą również:
- traktowanie limitu 450 zł na posiłki jako zwolnienia z PIT,
- przyznawanie wszystkim identycznych świadczeń z ZFŚS bez analizy socjalnej,
- niedoliczanie do przychodu części finansowanej przez pracodawcę,
- stosowanie wyłączenia składkowego bez wymaganych zapisów płacowych,
- nierozróżnianie bonu od przedpłaconej karty płatniczej,
- niemonitorowanie łącznego limitu 1000 zł.
Czy błędne rozliczenie benefitów podlega karom?
Tak. Jeżeli pracodawca jako płatnik nie pobierze należnej zaliczki na PIT, może odpowiadać za niepobrany podatek. Błąd składkowy oznacza konieczność skorygowania dokumentów, dopłaty zaległych składek i odsetek. W zależności od okoliczności możliwa jest również odpowiedzialność karna skarbowa albo grzywna za naruszenie obowiązków płatnika składek.
W przypadku benefitów szczegóły naprawdę mają znaczenie. Ta sama karta może być rozliczana inaczej w zależności od sposobu działania, źródła finansowania i zapisów w regulaminie. Dlatego przed podjęcie decyzji o wdrożeniu nowego świadczenia warto sprawdzić jego atrakcyjność dla pracowników oraz wynikające z niego obowiązki podatkowo-składkowe.
