Urlop okolicznościowy czasem pojawia się w planach (np. z okazji ślubu), ale niektórych wydarzeń (narodzin, pogrzebów) nie da się precyzyjnie przewidzieć. To sytuacje, w których pracownik może potrzebować czasu na załatwienie ważnych spraw rodzinnych. Jeśli zastanawiasz się, kiedy przysługuje urlop okolicznościowy, w jakim wymiarze i komu, znajdziesz tu jasne odpowiedzi.
Czym jest urlop okolicznościowy?
Urlop okolicznościowy to płatne zwolnienie od pracy, które przysługuje pracownikowi w związku z ważnym wydarzeniem rodzinnym lub osobistym. Najczęściej chodzi o ślub, narodziny dziecka, śmierć bliskiej osoby albo pogrzeb. Określenie „urlop okolicznościowy” jest potoczne, w przepisach znajdziemy pojęcie „zwolnienia od pracy”. Takie zwolnienie nie pomniejsza puli dni urlopu wypoczynkowego.
Podstawą prawną jest § 15 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy. Przepis wskazuje, że pracodawca jest obowiązany zwolnić pracownika od pracy w określonych okolicznościach.
Kiedy można skorzystać z urlopu okolicznościowego?
Z urlopu okolicznościowego można skorzystać wtedy, gdy wystąpi konkretne wydarzenie wskazane w przepisach:
- ślub (własny lub dziecka),
- narodziny dziecka,
- śmierć i pogrzeb bliskiej osoby, tj.:
- małżonka,
- dziecka,
- rodzica,
- ojczyma,
- macochy,
- rodzeństwa,
- babci,
- dziadka,
- osoby pozostającej na utrzymaniu lub pod bezpośrednią opieką pracownika.
Przepisy nie wymagają, aby urlop okolicznościowy zawsze przypadał dokładnie w dniu wydarzenia, jednak między dniem wolnym a wydarzeniem powinien istnieć związek czasowy i przyczynowy. Państwowa Inspekcja Pracy wskazywała (1), że jeśli pracownik poda informacje pozwalające uznać taki związek, pracodawca powinien udzielić zwolnienia od pracy z zachowaniem prawa do wynagrodzenia.
Nie powinno się natomiast traktować urlopu okolicznościowego jak wolnego, które i tak się należy i można je odebrać kiedykolwiek. Jeśli np. ślub odbył się kilka miesięcy temu, a pracownik chce wykorzystać dzień wolny bez związku z tym wydarzeniem, pracodawca może odmówić.
Ile dni urlopu okolicznościowego przysługuje w razie śmierci, ślubu i narodzin dziecka?
Wymiar urlopu okolicznościowego zależy od rodzaju wydarzenia. Przepisy przewidują 1 albo 2 dni zwolnienia od pracy.
Kiedy przysługują 2 dni urlopu okolicznościowego?
Okoliczność Wymiar
własnego ślubu 2 dni
urodzenie się dziecka pracownika 2 dni
śmierć i pogrzeb małżonka 2 dni
śmierć i pogrzeb dziecka 2 dni
śmierć i pogrzeb ojca 2 dni
śmierć i pogrzeb matki 2 dni
śmierć i pogrzeb ojczyma 2 dni
śmierć i pogrzeb macochy 2 dni
Te 2 dni nie muszą być wykorzystane dzień po dniu, o ile oba pozostają w związku z wydarzeniem. Jeden dzień może przypadać np. na pogrzeb, a drugi na formalności związane z organizacją pochówku albo sprawami urzędowymi.
Kiedy przysługuje 1 dzień urlopu okolicznościowego?
Okoliczność Wymiar
ślub dziecka pracownika 1 dzień
śmierć i pogrzeb siostry 1 dzień
śmierć i pogrzeb brata 1 dzień
śmierć i pogrzeb teściowej 1 dzień
śmierć i pogrzeb teścia 1 dzień
śmierć i pogrzeb babci 1 dzień
śmierć i pogrzeb dziadka 1 dzień
śmierć i pogrzeb innej osoby pozostającej na utrzymaniu pracownika 1 dzień
śmierć i pogrzeb innej osoby pozostającej pod bezpośrednią opieką pracownika 1 dzień
I tutaj urlop okolicznościowy związany ze śmiercią i pogrzebem może obejmować nie tylko sam udział w ceremonii, ale też i czynności bezpośrednio związane z pogrzebem. Jeśli pracownik organizuje pochówek babci albo załatwia formalności po śmierci teścia, dzień wolny nadal może pozostawać w związku z okolicznością. Jednak nadal jest to 1 dzień.
Czy katalog osób bliskich można rozszerzyć?
Co do zasady pracodawca stosuje katalog z § 15 rozporządzenia. Przepis nie wymienia np. cioci, wujka, kuzyna czy partnera życiowego, z którym pracownik nie pozostaje w związku małżeńskim.
Czy pracodawca może przyznać więcej dni?
Przepisy określają minimum, jednak firma może wprowadzić korzystniejsze zasady, np. w regulaminie pracy, układzie zbiorowym, polityce benefitowej albo wewnętrznej procedurze HR.
Jak zgłosić urlop okolicznościowy, jakie dokumenty są potrzebne?
Urlop okolicznościowy najlepiej zgłosić w formie przyjętej u danego pracodawcy:
- przez system kadrowy,
- mailowo,
- na papierowym formularzu.
Pracownik powinien wskazać, z jakiej przyczyny i w jakim terminie chce skorzystać ze zwolnienia od pracy.
Jeśli sytuacja jest nagła, np. śmierć bliskiej osoby, należy poinformować pracodawcę tak szybko, jak to możliwe. A jeśli wydarzenie (np. ślub) da się zaplanować, dobrą praktyką jest uprzedzić wcześniej.
Wniosek o urlop okolicznościowy powinien zawierać:
- imię i nazwisko pracownika,
- datę lub daty zwolnienia od pracy,
- wskazanie okoliczności, np. ślub, urodzenie dziecka, pogrzeb ojca, śmierć babci,
- informację, z kim związane jest zdarzenie, jeśli ma to znaczenie dla wymiaru zwolnienia,
- podpis pracownika, jeśli firma stosuje papierowy obieg dokumentów.
Pracodawca może też poprosić o dokument potwierdzający zdarzenie. Najczęściej będzie to akt małżeństwa, akt urodzenia dziecka albo akt zgonu.
Warto pamiętać o zasadzie minimalizacji danych (art. 5 ust. 1 lit. c RODO). Jeśli pracownik wnioskuje o urlop okolicznościowy np. z powodu śmierci teścia, pracodawca powinien potwierdzić prawo do zwolnienia, ale nie powinien żądać dodatkowych szczegółów dotyczących sytuacji rodzinnej, jeśli nie są konieczne.
Wynagrodzenie za urlop okolicznościowy
Urlop okolicznościowy jest płatny. Pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia za czas zwolnienia od pracy, jeśli korzysta z niego w sytuacjach wskazanych w przepisach. Podstawą jest § 16 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy.
Czy na umowie zleceniu mam prawo do urlopu okolicznościowego?
Co do zasady, niestety nie. Urlop okolicznościowy jest uprawnieniem pracowniczym, a więc przysługuje osobom zatrudnionym na podstawie stosunku pracy.
Choć zlecenia nie ma obowiązku udzielenia takiej przerwy od pracy, strony mogą uregulować taką sytuację w umowie. Mogą np. przewidzieć płatną przerwę w wykonywaniu zlecenia, możliwość nieświadczenia usług z ważnych przyczyn rodzinnych albo dodatkowe dni wolne na zasadach ustalonych indywidualnie.
Urlop okolicznościowy a praca zdalna
Praca zdalna nie odbiera prawa do urlopu okolicznościowego. Jeśli pracownik wykonuje obowiązki z domu albo w modelu hybrydowym, nadal pozostaje pracownikiem i korzysta z tych samych uprawnień, które przysługują osobom pracującym stacjonarnie.
FAQ: Najczęściej zadawane pytania o urlop okolicznościowy
Czy muszę okazać akt urodzenia, zgonu lub małżeństwa?
Tak, pracodawca może poprosić o dokument potwierdzający zdarzenie, ponieważ musi mieć podstawę do udzielenia płatnego zwolnienia od pracy.
Czy można łączyć urlop okolicznościowy z wypoczynkowym?
Tak. Urlop okolicznościowy i urlop wypoczynkowy to dwa różne uprawnienia. Za zgodą pracodawcy pracownik może wykorzystać np. 2 dni urlopu okolicznościowego z powodu własnego ślubu, a następnie rozpocząć urlop wypoczynkowy.
Czy mogę wziąć dzień wolny po wydarzeniu?
Tak, ale pod warunkiem, że dzień wolny nadal ma związek z wydarzeniem.
Czy przysługuje urlop okolicznościowy na pogrzeb teściowej lub teścia?
Tak. § 15 pkt 2 rozporządzenia z 15 maja 1996 r. wskazuje, że w razie śmierci i pogrzebu teściowej albo teścia pracownikowi przysługuje 1 dzień zwolnienia od pracy.
Czy przysługuje urlop okolicznościowy na śmierć babci albo dziadka?
Tak. W razie śmierci i pogrzebu babci albo dziadka pracownikowi przysługuje 1 dzień urlopu okolicznościowego.
Czy urlop okolicznościowy przepada?
Urlop okolicznościowy nie przechodzi „na później”, ponieważ nie jest urlopem wypoczynkowym, a przerwą od pracy. Jeśli pracownik nie wykorzysta go w związku z konkretnym wydarzeniem, nie tworzy się żadna pula dni do odbioru w przyszłości.
Czy pracodawca może odmówić urlopu okolicznościowego?
Może odmówić, jeśli nie są spełnione warunki ujęte w przepisach. Przykład: pracownik chce wziąć urlop okolicznościowy z powodu wydarzenia, którego nie obejmuje § 15 rozporządzenia, albo chce wykorzystać dzień wolny długo po wydarzeniu, bez żadnego związku z tą okolicznością.
Bibliografia:
- Serwis Samorządowy PAP, Czy pracownik może skorzystać z urlopu okolicznościowego w innym dniu?, 2022, https://samorzad.pap.pl/kategoria/praca/czy-pracownik-moze-skorzystac-z-urlopu-okolicznosciowego-w-innym-dniu